Muchos de los profesionales freelancers, emprendedores y empresarios son responsables de gestionar proyectos para su negocio, lo cual implica conocer en profundidad las metodologías y los requerimientos que exige una gestión de proyectos.
Estos profesionales habitualmente se encuentran con diversos retos asociados a la gestión de proyectos como la necesidad de mejorar la eficiencia de recursos, las demandas de mejora en la calidad de los productos o la gran competencia en un entorno de cambio y transformación constante.
En este post veremos las claves del éxito y fracaso de la gestión de proyectos para contribuir a dar respuesta algunos de estos retos.
¿Qué es un proyecto?
Cuando hablamos del término proyecto, nos referimos a “aquella actividad que se realiza para dar respuesta con un producto o servicio único y concreto a una idea, un problema o una oportunidad identificada”.
Si por ejemplo eres un freelancer que se dedica al desarrollo de aplicaciones móviles, un proyecto puede consistir en el diseño conceptual de la aplicación que quiere desarrollar el cliente, alineando sus necesidades y las soluciones para el cliente, requisitos y funcionalidades.
Normalmente un proyecto es de carácter temporal, y siempre se debe definir una fecha de inicio y una fecha de finalización.
Asimismo, el proyecto debe tener un objetivo único y estar orientado a un resultado concreto mediante el uso de recursos y de un presupuesto determinado.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el proceso que permite planificar, programar y controlar las actividades que se deben realizar mientras dure el proyecto para alcanzar los objetivos definidos.
Cuando se gestiona un proyecto, en primer lugar se recomienda identificar los requisitos, es decir, cuáles son las necesidades y las expectativas de nuestros clientes. Y en segundo lugar, definir los objetivos del proyecto siguiendo el criterio de objetivos SMART (claros, específicos, alcanzables y definidos en el tiempo).
La gestión de restricciones de un proyecto es una de las tareas más relevantes para un gestor de proyecto. Estas restricciones son el alcance, el coste y el tiempo del proyecto, las cuales deben mantener en equilibrio entre sí.
¿Qué elementos o áreas deben gestionarse en un proyecto?
Según el PMI (Project Management Institute) existen 10 “áreas de conocimiento” que coinciden con cada una de las actividades necesarias para la gestión de proyectos:
1. Integración
Este área implica la toma de decisiones sobre recursos, objetivos y la organización de las demás áreas.
Tiene que tener una visión global del proyecto y debe ocuparse de todas las fases del mismo: desarrollo del plan de gestión de proyecto, coordinación de las tareas necesarias para la realización del proyecto.
2. Alcance
En el área de alcance se trata de definir todos aquellos procesos requeridos para garantizar que el proyecto cuente con todo lo necesario para completarlo. Es decir, definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.
Para ello, resulta indispensable conocer lo que el cliente espera como resultado del proyecto. De esta forma, deberás asegurarte de que esas expectativas están planteadas en forma de requerimientos y que el resultado final cumple con los mismos.
3. Plazos
La gestión del tiempo significa la planificación de las actividades: definición de las actividades, establecer las secuencias y estimar los recursos de las actividades, programar la duración de las actividades, y desarrollar y controlar un cronograma.
4. Costes
Estimar, presupuestar y controlar los costes. Requiere un cálculo fiable del presupuesto y un conocimiento en todo momento del estado de los costes y las cuentas.
5. Calidad
Existen 3 tareas relacionadas con la calidad: planificación, aseguramiento y control.
En definitiva se trata de establecer unos procesos y actividades que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad para satisfacer los requerimiento del proyecto, así como conseguir la calidad deseada del producto y/o servicio resultante.
6. Recursos Humanos
El área de Recursos humanos en la gestión de proyectos se ocupa de la organización, formación y motivación de los trabajadores asociados al proyecto.
Es necesario planificar los recursos necesarios para realizar las diferentes tareas.
7. Comunicación
La gestión de comunicaciones del proyecto se debe tener en cuenta todos los stakeholders como la dirección de la empresa, el cliente, el equipo de proyecto…
La comunicación dentro de un proyecto se basa en conoce el interés de cada uno de estos actores en el proyecto y de que todas las personas se sientan involucradas e informadas, lo cual implica conocer tipos de comunicación, utilizar diferentes lenguajes, en definitiva una buena comunicación.
8. Riesgos
En el área de riesgos se tratan temas relacionados con la identificación, análisis y gestión de los riesgos que implica el proyecto en sí.
Una identificación de riesgos facilitará la planificación de acciones minimizando posibles consecuencias y cuantificar su repercusión. Una de las técnicas para identificar riesgos es realizar un brainstorming y a continuación cuantificarlos por un lado, por su impacto económico y por el otro la probabilidad de que éste ocurra.
9. Adquisiciones
Se trata de identificar y planificar los productos o servicios necesarios para el proyecto, desde la contratación de servicios externos a materiales.
El área de adquisiciones se ocupa de realizar un control de los pedidos en términos de calidad, costes y plazos, así como de los cierres de los pedidos, pagos, documentación, devolución de bonos, etc.
10. Stakeholders
El área de stakeholders se ocupa de identificar y gestionar todos los actores influyentes en el proyecto, así como de planificar y controlar las relaciones con los mismos.
Una buena gestión de los stakeholders implica una correcta planificación y comunicación hacia los mismos.
¿Qué herramientas son útiles para la gestión de proyectos?
La organización y planificación de todas las áreas del proyecto conlleva implementar un programa que permita realizar de una manera fácil y ágil todas las actividades necesarias.
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Claves de éxito y fracaso en los proyectos
Según indica la guía para el PMBOK, el éxito de un proyecto debe medirse en términos de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo, tal y como se hayan definido en el momento inicial del proyecto.
Para ello, es necesario realizar un análisis detallado de los objetivo y resultados de los mismos, siempre apoyados por lo criterios de evaluación definidos previamente.
Asimismo, se considera como el principal factor clave del éxito de un proyecto la definición del propio éxito del proyecto, es decir, en qué va a consistir, cómo se medirá y quién decidirá si el proyecto tiene éxito o no.
En definitiva, algunas de las claves del éxito de un proyecto son:
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- Llevar una correcta planificación y organización de las diferentes áreas que hemos comentado anteriormente.
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- Establecer una clara definición de los requerimientos y expectativas del cliente. También es importante implantar un control de las expectativas asociadas al proyecto: qué esperas del proyecto, qué requiere de la organización y qué esperan también los miembros del equipo.
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- Aplicar una metodología de trabajo adecuada al proyecto.
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- Definir todas las actividades y tareas correspondientes a cada área.
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- Implicar a todos los miembros del proyecto. Reunirse individualmente con los miembros del equipo de proyecto es una práctica recomendable.
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- Comunicar continuamente el estado y los avances del proyecto tanto a los miembros del proyecto como a los clientes.
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- Elaborar y hacer seguimiento de los problemas presentados semana a semana por las áreas asociadas al proyecto.
En cuanto a los fracasos, se pueden dar en los siguientes casos:
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- Falta de competencias del equipo de proyectos. Además de recursos técnico dentro del equipo de proyecto, también son esenciales la actitud, proactividad y habilidad para aplicarlos.
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- Falta de metodología de trabajo. Ésto implica el desarrollo de un proyecto desestructurado.
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- Carencia de recursos básicos necesarios que quiere el proyecto como por ejemplo salas de reuniones, un proyector, otras infraestructuras tecnológicas y en general, los recursos básicos.
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- Un escaso seguimiento de la administración del proyecto.