Facturación en la nube: Qué es y en qué se diferencia de la facturación electrónica. Beneficios de llevar tu facturación en la nube. Cómo llevar tu facturación en la nube con Contasimple.
Facturación en la nube
La facturación en la nube es la tecnología más moderna que existe para llevar la facturación de tu negocio. Va más allá del concepto de la facturación electrónica. Puesto que, si bien comparte con esta el hecho de pertenecer al ámbito de la digitalización de la empresa; presenta más ventajas.
Qué es la facturación electrónica
La facturación electrónica es un sistema de creación de facturas sin utilizar papel ni ningún otro medio material. La factura electrónica tiene las siguientes ventajas:
- Reduce los errores humanos, al presentar distintos niveles de automatización que reducen la entrada manual de datos.
- Elimina costes de impresión y envío postal. Por lo que, además de resultar más económica, también es más respetuosa con el medio ambiente.
- Acceso rápido y cómodo a todas tus facturas y reducción del espacio dedicado a almacenaje. Puesto que las facturas quedan almacenadas en un medio digital.
- Mejora del servicio al cliente. Porque permite el envío casi simultáneo de la factura desde el momento en que ha sido creada.
Qué es la facturación en la nube
La facturación en la nube presenta las mismas ventajas que la facturación electrónica, y estas adicionales:
- Las facturas no dependen de ningún dispositivo físico para ser almacenadas. Es decir, no necesitas almacenarlas en el disco duro de tu ordenador ni de ningún otro dispositivo para acceder a ellas. ¿Cuál es la ventaja? Que puedes consultar tus facturas y demás documentos estés donde estés, desde cualquier dispositivo. Solo necesitas la contraseña para acceder a la nube donde se almacena tu información.
- En contra de lo que muchos aún piensan, el almacenamiento en la nube es más seguro y fiable que el almacenamiento en disco duro físico. ¿Por qué? Porque no dependes del buen funcionamiento de tu ordenador para acceder a tus datos. Tus datos en la nube disfrutan de las tecnologías más avanzadas para su seguridad. Solo tienes que asegurarte de tener cuidado al guardar tu contraseña.
De modo que, podemos definir la facturación en la nube como el método de facturación electrónica o digital que nos permite no depender de ningún soporte hardware (físico) para almacenar nuestras facturas electrónicas. Ello comporta como beneficio que podemos acceder a todos nuestros documentos desde donde queramos. Es más, podemos tener nuestros documentos en más de una nube para mayor seguridad.
Facturación en la nube y automatización de procesos
El mayor beneficio que presenta la facturación en la nube es la posibilidad de automatizar tus procesos. Al no depender del almacenamiento en ningún equipo físico, desde cualquier lugar y dispositivo puedes facturar muy rápidamente gracias a la conexión entre las distintas bases de datos de tu negocio. Todo negocio, además de tener que almacenar sus facturas, albaranes o presupuestos; necesita almacenar datos de productos, servicios, precios, clientes y proveedores.
Conexión entre bases de datos: el beneficio clave de la digitalización
Cuando todos estos datos se organizan internamente en tablas interconectadas, existe la posibilidad de automatizar tus procesos:
- Selección automática de los datos del cliente sin tener que introducirlos a mano al crear tu factura (CRM).
- Selección automática de tus productos, servicios, precios y descuentos al introducir los conceptos de tu factura.
- Llevanza automática de tu contabilidad (libros registros) y exportación inmediata cuando lo necesites.
- Rellenar tus impuestos automáticamente a través de los datos que has registrado al llevar toda tu facturación y demás gastos e ingresos en el mismo programa.
- Control del stock y actualización de las existencias de tu almacén cuando lo conectas con tu facturación o creación de albaranes.
Cómo funciona la facturación en la nube de Contasimple
Desde tu página de inicio tendrás una visión global del estado de tu negocio actualizada en todo momento. Tanto para tus gastos e ingresos en general, como un control de tus facturas pagadas, pendientes y vencidas.
A continuación, encontrarás tu previsión de pagos y cobros y los gráficos de facturación por clientes y proveedores:
Si entras a analizar los datos de cada uno de tus clientes o proveedores, obtendrás una información más personalizada de cada uno de ellos. Lo facturado sobre lo que les habías presupuestado en un inicio en forma de oferta comercial, lo que ya has cobrado frente a lo que le has facturado. Finalmente, verás un resumen del total de documentos emitidos a nombre de tu cliente, así como el importe del total de las facturas que le has emitido y el total de los demás documentos, como por ejemplo, presupuestos:
Más abajo, podrás personalizar el período a analizar para poder analizar las fechas en las cuales le has facturado:
Cómo crear una factura electrónica con Contasimple
Para poder crear tus facturas en tan solo 10 segundos con Contasimple, lo primero será crear tus bases de datos: registrar tus clientes y proveedores, y productos y servicios.
Una vez ya estás preparado, ve a «Nueva factura» y empieza:
Número: Haz clic en «obtener número» para obtener la numeración de tus facturas de forma automática, consecutiva y correlativa.
Fecha: Por defecto, aparecerá el día de hoy. Puedes cambiarlo manualmente.
Fecha de Vencimiento: Tienes 4 fechas automáticas: a 30 días, a 60 días, a 90 días y «sin fecha». Si el vencimiento no coincide con ninguna de estas, puedes cambiarla automáticamente.
Tipo de ingreso: Selecciona si se trata de entrega de mercancías, prestación de servicios u otra operación.
Cliente: Selecciona automáticamente tu cliente de la lista desplegable que te aparecerá al hacer clic en la flecha que hemos marcado dentro de un círculo rojo.
Notas privadas: Si lo deseas, puedes registrar anotaciones privadas.
Retención: Si tu factura lleva retención de IRPF, escoge el porcentaje a retener.
Notas en la factura: Selecciona alguna de las notas que habrás creado a través de la lista deplegable para que aparezca en el pie de la factura. Por ejemplo, puedes crear una nota para que conste el número de cuenta bancaria donde realizar la transferencia.
Marcar la factura como cobrada: Si ya has cobrado la factura que estás creando, haz clic en esta opción para que la factura conste como cobrada.
Opciones avanzadas
En el caso de que se trate de una factura con una tributación especial, haz clic en «opciones avanzadas» y selecciona el supuesto de que se trate (intracomunitaria, extracomunitaria, exenta de IVA…)
Introduce el concepto o conceptos de la factura
Haz clic en la flecha que aparece a la izquierda de la línea destinada a la introducción del concepto y se abrirá tu catálogo de productos y servicios. Escoge el producto o servicio de que se trate y, además de escribirse el concepto, también se importará automáticamente el precio, porcentaje de descuento si lo hay, y el tipo de IVA a aplicar.
Stock actual
Como puedes ver, al abrir nuestro catálogo uno de nuestros productos aparece con la cantidad en rojo. El programa nos está alertando de que no nos quedan unidades disponibles porque ya hemos facturado todas las unidades de las que tenemos existencias.
Descuento personalizado por cliente o por producto
Como puedes apreciar en la parte oscura de la imagen, se nos ha colocado automáticamente un porcentaje del 5% de descuento pese a que el servicio que vamos a seleccionar no lleva ninguno. Esto es porque el cliente que hemos escogido lo tenemos registrado con un porcentaje automático del 5%:
De manera que, independientemente del producto o servicio que seleccionemos, el programa va a aplicar el 5% de descuento, a no ser que lo borremos a mano. En el caso de que un porcentaje de cliente se sume a un porcentaje propio de un producto o servicio, el programa nos va a preguntar qué descuento queremos aplicar, o si queremos sumar los dos:
Cálculo automático de los totales de la factura
Una vez escogidos los productos o servicios de tu catálogo, los totales de la factura se calcularán automáticamente: base imponible, IVA, retención de IRPF si corresponde, y total.
Solo tendrás que hacer clic en «insertar factura».
Facturación en la nube: Disco virtual de Contasimple
Además de almacenar toda tu documentación en la nube, Contasimple también te permite subir todos los demás documentos que quieras en su disco virtual, en el formato que sea. Además de las carpetas que Contasimple ya te crea por defecto dentro de «Ficheros Adjuntos», puedes crear todas las demás carpetas que quieras y darles el nombre que te convenga para organizarte como te vaya mejor. Puedes subir por ejemplo todos tus tiques de compra, justificantes de gastos, facturas recibidas de proveedores o cualquier otro documento que te convenga. Se aceptan todos los formatos (pdf, word, excel, jpg, png, ppt, etc).
Asocia tus archivos subidos con los registros que vayas creando
Sube tus facturas recibidas, justificantes de gastos… y asócialos con los registros que vayas creando en “facturas recibidas”, “gastos” y “bienes de inversión”.
Importación a la nube automática sin necesidad de crear registros
Puedes importar facturas recibidas en formato FacturaE automáticamente.
También puedes importar automáticamente tus facturas recibidas cuando provengan de otro usuario de Contasimple.
Consulta este enlace para saber más sobre importación automática de facturas recibidas.
Facturación en la nube: Sincronización con Google Drive y Dropbox
Si además de que tus facturas se suban automáticamente a la nube de Contasimple, también quieres que se suban automáticamente a tu cuenta de Google Drive o Dropbox, sigue estas instrucciones.
Primero, haz clic en «Sube tu factura a tu cuenta de Dropbox o Google Drive». Si, por ejemplo, quieres sincronizar con tu cuenta de Google Drive, haz clic dentro del enlace «aquí»:
Selecciona tu cuenta de Google Drive. Si no te aparece, haz clic en «usar otra cuenta» e introduce tu mail y contraseña.
Una vez hecho esto, te aparecerá esta imagen informándote que la conexión se ha realizado correctamente. Haz clic en «cerrar».
Verás que ahora la cajita de Google Drive aparece en verde y debajo tu dirección de correo electrónico. Deja la casilla marcada si quieres que tu nueva factura quede almacenada también en la cuenta de Google.
App para hacer facturas
Gracias al sistema de facturación en la nube, también puedes crear tus facturas desde tu móvil o tablet. Más información sobre la app:
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