Personalizar la numeración de las facturas

 

Cada factura debe ir identificada por un número único y correlativo. Este número debe ser correlativo con la fecha, es decir, facturas de fecha posterior deben tener también números de factura posteriores. Tampoco pueden existir saltos en la numeración.

A la hora de emitir una nueva factura, Contasimple calculará el siguiente número de factura siguiendo un patrón predeterminado que se puede modificar y personalizar.

Para realizar la configuración de la numeración de facturas tienes que dirigirte a Configuración>> facturas (también disponible para presupuestos y albaranes, en sus respectivas páginas). Dentro verás el apartado de sistema auto-numeración que permite configurar la numeración.

Puedes modificar la máscara de numeración, que será interpretada por Contasimple para sugerir el siguiente número de factura.

La máscara puede estar compuesta por cualquiera de los siguientes caracteres, que serán sustituidos por el correspondiente valor en el momento de crear una factura:

  • AAAA será sustituido por el año en formato de cuatro dígitos.
  • AA será sustituido por el año en formato de dos dígitos.
  • # será sustituido por un número incremental. El número incremental se mostrará con tantos dígitos como caracteres “#” seguidos introduzcas.
  • Cualquier otro carácter que introduzcas se mantendrá y aparecerá en la misma posición en el número de factura sugerido.

Ejemplo:

  • CS-AAAA-#### generaría números de factura del estilo CS-2017-0001, CS-2017-0002….
  • F-AA-### generaría números de factura del estilo F-17-001, F-17-002
  • AAAA-F#### generaría números de factura del estilo: 2017-F0001,  2017-F0002

Es recomendable que el número de factura contenga el año de dicha factura. Esto te permite tener un orden y control de todas tus facturas (localizando exactamente a qué año pertenece cada una, gracias a la numeración).

Por último, para aquellos usuarios que necesiten facturar con varias series de numeración, indicarles que deben usar el sistema de auto-numeración para la serie que vayan a usar con más frecuencia y gestionar el resto de series introduciendo los números manualmente.

El generador de facturas online gratis de Contasimple

Recientemente hemos incluido en nuestra web un generador de facturas online, que no requiere registrarse y es totalmente gratuito. Para que los usuarios y no usuarios de la aplicación puedan dar uso ilimitado de este servicio.

El proceso para generar la factura consta de 3 simples pasos:

1. Rellena tu factura

Introduce la información necesaria para generar tu factura.

2. Envíasela a tu cliente

Con un simple click le llegará por correo electrónico, con un mensaje personalizado por ti. Además tú también recibirás una copia en tu correo.

3. Tómate un café

¡Ya está! Disfruta de tu tiempo.

Enlace del generador de facturas:  https://www.contasimple.com/crear-facturas-gratis-online

 

Si aún estas realizando tus facturas a través de programas como Word o Excel, ahora es el momento de cambiar. Más sencillo, mejores acabados y sin complicaciones.

Además si te registras en Contasimple, podrás guardar las facturas que vayas generando en tu cuenta, tendrás un mayor nivel de personalización de la factura (diferentes plantillas, colores, tipos de letras, etc.), y si además dedicas 5 minutos a la semana a contabilizar tus gastos, el sistema podrá calcularte tus impuestos con un solo click.

Registrarse en Contasimple es totalmente gratuito. Si dudas si el programa te puede servir, te animamos a que lo pruebes de forma totalmente gratuita y sin compromiso. Basta con que te dirijas a http://www.contasimple.com y te registres. Además, ahora estamos de promoción y solamente por registrarte te regalamos un mes de nuestro plan más completo, el Plan Ultimate.

 

 

 

Tipos de ingresos y gastos en Contasimple. Parte II

Después del artículo anterior sobre los tipos de ingresos en Contasimple, hoy es el turno de los gastos. Como comentamos la semana pasada los gastos tienen asociado un código numérico que empieza por “6”.

  • Tipos de gastos desglosados:

600 Compra de mercaderías: Aprovisionamiento de bienes y mercancía que posteriormente serán vendidos como parte de la actividad de la empresa. Ejemplo: los vehículos que compra una empresa de compra/venta de vehículos.

60099 Otros aprovisionamientos: Este tipo de ingreso es análogo a la 600, pero se incluye para que los usuarios puedan categorizar los gastos de compra de mercancía en dos tipos.

607 trabajos realizados por otras empresas: Servicio que es realizado por una empresa. Un ejemplo será contratar una empresa de pintura para que pinten las oficinas/local.

621 Arrendamientos y cánones: causados por el alquiler o los derechos de uso de bienes muebles o inmuebles. Los gastos causados por el alquiler de un local (bien inmueble) o la cuota a pagar por el alquiler de una impresora 3D (bien muebles).

622 Reparaciones y conservación: gastos generados por reparaciones de un bien o para mantener su conservación. Como serían los causados por la reparación de un vehículo, de una maquina o para su conservación.

623 Servicios profesionales independientes: Prestación de un servicio realizado por abogados, auditores, economistas, etc.

624 Transportes: Todos aquellos gastos generados por el desplazamiento (siempre que tenga relación directa con la actividad que se está desarrollando). Un ejemplo será el gasto generado por el desplazamiento de una mercancía a un cliente.

625 Primas de seguros: Cuotas de seguros que estén relacionados con la actividad empresarial. El seguro de baja de un autónomo, el seguro antirrobos de la oficina, etc.

626 Servicios bancarios: Son las comisiones,  y distintos gastos que se generen en referencia a los servicios prestados por entidades bancarias.

627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas: se recoge tanto los gastos generados en publicidad (anuncios, revistas, etc) hasta los gastos ocasionados en cenas de empresas.

628 Suministros: gastos generados por agua, luz y electricidad.

629 Otros gastos: en este tipo de gasto se engloban todos aquellos que no son recogidos en los detallados anteriormente. Por lo tanto, suele englobar un gran volumen de distintos tipos de gastos. En contasimple la hemos subdividido para que el usuario pueda detallar con más exactitud el tipo de gasto al que pertenece.

  • 6291 Comunicaciones: gastos causados por los servicios de ADSL, telefonía, televisión, etc.
  • 6292 Viajes, estancias y desplazamientos: Todos aquellos gastos ocasionados por un viaje de empresa (gastos de Hotel, servicios de taxi, etc).
  • 6293 Material de Oficina: aquellas compras en material de oficinas (bolígrafos, hojas de papel, grapadoras, etc).
  • 6294 Material informático: teclado de ordenador, claves HDMI, micrófonos, teléfonos, etc.
  • 6297 Afiliaciones: gastos generados por la suscripción en alguna revista, para ser miembro colegios profesionales, etc.

631 Otros tributos: generados por el gasto en tributos como el IBI, tasas de basuras, etc.

640 Suelos y salarios: Aquí se contabiliza el sueldo bruto del trabajador. Que incluyen el IRPF y la cuota de la seguridad social a cargo del trabajador.

642 Seguridad social a cargo de la empresa: La cuota del autónomo y la seguridad social que está a cargo de la empresa.

649 Otros gastos sociales: Gastos no recogidos en los tipos de gastos 640 y 642.

660 Gastos financieros: comisiones e intereses de préstamos.

662 Intereses de deuda a largo plazo: intereses de deudas superiores a 1 año.

663 Intereses de deuda a corto plazo: intereses de deudas inferiores a 1 año.

680 Amortización del inmovilizado intangible: Amortización que afecta aquellos bienes los cuales son intangibles (que no se pueden tocar). Como patentes, programas informáticos, Softwares, etc.

681 Amortización del inmovilizado material: Amortización que afecta aquellos bienes que no son intangibles. Maquinaria, vehículos, mobiliario, etc.

682 Amortización de las inversiones inmobiliarias: depreciación de los inmuebles que están enfocados como inversiones inmobiliarias. Todas aquellas viviendas, locales o edificios, que no se destinan para el uso de la actividad empresarial y que su función es obtener rentabilidad.

Si aún no has leído el primer artículo referente a los ingresos, puedes acceder a través del enlace:

Tipos de ingresos y gastos en Contasimple. Parte I

Tipos de ingresos y gastos en Contasimple. Parte I

En muchas ocasiones nos surgen dudas sobre como contabilizar una factura o un gasto. En este artículo daremos un repaso por aquellos tipos de gastos e ingresos que nos ofrece Contasimple, explicando sus funciones y usos.

El primer concepto que se tiene que tener claro es la clasificación de los tipos de gastos e ingresos, todos los tipos de ingreso y gasto tienen asociado un código numérico que empieza por 6 o 7, dicho dígito identifica si se trata de un gasto (6) o ingreso (7).

  • Empezaremos a desglosar los diferentes tipos de ingresos del grupo 7:

700 Venta de mercaderías: se refiere a la venta de bienes, por ejemplo, en el caso de una zapatería, se referiría a la venta de los diferentes tipos de calzado.

705 Prestación de servicios: se refiere a la venta de servicios que presta la empresa, por ejemplo, en el caso de un pintor se referiría a los ingresos por el servicio de pintura (que no por la venta de potes de pintura, en cuyo caso sería un ingreso del grupo 700).

7098 Otras prestaciones de servicio: Este tipo de ingreso es análogo al 705, pero se incluye para que los usuarios puedan categorizar los ingresos por prestación de servicios en dos tipos.

7099 Otras ventas de mercaderías: Este tipo de ingreso es análogo al 700, pero se incluye para que los usuarios puedan categorizar los ingresos por venta de mercaderías en dos tipos.

740 Subvenciones a la explotación: Este tipo se usaría para las subvenciones recibidas para mejorar la situación económica de estas, por ejemplo, incentivar un proyecto, ayudas a empresas de nueva creación, etc.

746 Subvenciones al capital: Este tipo se usaría para las subvenciones recibidas para adquirir un elemento de inmovilizado, que es un bien material (un ejemplo para comprar una maquinaria) o intangible (para comprar un aplicación informática).

747 Otras subvenciones: aquellas que no se contemplen en los tipos de ingreso 740 ni 746.

752 Ingresos por arrendamientos: Obtenidos por el arrendamiento de bienes muebles o inmuebles. Un ejemplo serán los beneficios obtenidos por el alquiler de una vivienda (bien inmueble) o de maquinaria (bien mueble).

769 Ingresos financieros: Generados a través de los sistemas financieros o entidades bancarias. Como pueden ser los intereses o beneficios generados por letras del tesoros, carteras de negocio, bonos, plazos fijos, etc.

Para la siguiente semana publicaremos un artículo desglosando todos los tipos de gastos que encontramos en Contasimple.

¿Desconoces tus obligaciones tributarias cómo autónomo? Parte II

El IVA para Autónomos

Este recae sobre el consumidor final, ya que cada miembro de la cadena carga su IVA al siguiente hasta llegar al consumidor final. A la hora de pagar el IVA tendremos en cuenta el IVA soportado (facturas recibidas) y el IVA repercutido (facturas emitidas).

Están sujetas a IVA las entregas de bienes, las prestaciones de servicios, las importaciones de bienes y las adquisiciones intracomunitarias. También existen actividades que están exentas de IVA.

Dependiendo de los productos o servicios que entregue o preste el trabajador autónomo, deberá aplicar un tipo de IVA u otro. Existen tres tipos de IVA diferenciados: el IVA general 21%, el IVA reducido 10% y el IVA superreducido 4%.

El autónomo tan sólo actúa como intermediario entre la Agencia Tributaria y el consumidor final, ya que deberá pagar la diferencia entre el IVA que haya repercutido y cobrado a sus clientes y el que haya soportado por sus compras a proveedores.

Todos los autónomos que realicen actividades empresariales o profesionales así como las sociedades mercantiles, los arrendadores de inmuebles o bienes y los promotores inmobiliarios están obligados a presentar la declaración de IVA.

Regímenes de IVA para Autónomos.- En función del régimen de IVA que el trabajador autónomo haya elegido para pagar en IVA a Hacienda, de forma periódica deberá presentar unos modelos de IVA u otros.

RÉGIMEN GENERAL.- Entre los diferentes regímenes de IVA el Régimen general de IVA se aplica a los sujetos pasivos de IVA en los siguientes supuestos:

  • Cuando no sea de aplicación ninguno de los regímenes especiales de IVA.
  • Si se renuncia.
  • Si quedas excluido del régimen simplificado o del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Los modelos de IVA que se han de presentar son:

Modelo 303: Se utiliza para el período de liquidación mensual y para el periodo de liquidación trimestral.
Modelo 390: Es la declaración resumen anual.
Modelo 370: Si se desarrollan actividades que tributan simultáneamente en el régimen general y en el régimen simplificado, se deberá presentar el modelo 370.

Las obligaciones formales de este régimen son:

Expedir y entregar factura completa a los clientes y conservar copia.
Exigir factura de los proveedores y conservarla.
Llevar los libros de registro de facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.

RÉGIMEN SIMPLIFICADO.- El régimen simplificado sólo es compatible con el régimen de agricultura, ganadería y pesca y con el recargo de equivalencia. Por tanto, quien realice una actividad sujeta al régimen general del IVA o a un régimen especial distinto de los señalados, no podrá tributar en el régimen simplificado del IVA por ninguna actividad.

El Régimen especial simplificado de IVA se aplica a las personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas que cumplan los siguientes requisitos:

  • Sus actividades están incluidas en la Orden que desarrolla el régimen simplificado.
  • Que no rebasen los límites establecidos en dicha Orden y en la Ley del IVA.
  • Que no hayan renunciado a su aplicación.
  • Que no hayan renunciado, ni estén excluidos de la estimación objetiva del IRPF ni del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca en el IVA.
  • Que ninguna actividad ejercida ese en estimación directa del IRPF o en alguno de los regímenes del IVA incompatibles con el régimen simplificado.

La renuncia  se realizará presentando los modelos 036 o 037 de declaración censal de alta o modificación, en diciembre anterior del inicio del año natural en que debe surtir efecto.

La renuncia tendrá efectos por un período mínimo de tres años. Transcurrido este plazo, se entenderá prorrogada tácitamente para cada uno de los años siguientes en que pueda resultar aplicable, salvo que se revoque en el mes de diciembre anterior al año en que deba surtir efecto.

Si se realiza una actividad en régimen simplificado del IVA y se inicia durante el año otra actividad incompatible incluso como consecuencia del ejercicio del derecho de renuncia, la exclusión por aquella surtirá efecto al año natural siguiente.

Los modelos de IVA que se han de presentar son:

Modelo 303: Se utiliza para los tres primeros trimestres del año natural y para el resultado final que se obtendrá en la liquidación final correspondiente al cuarto trimestre
Modelo 390: Es la declaración resumen anual.

Las obligaciones formales de este régimen son:

Llevar un libro registro de las facturas recibidas en el que se anotarán de forma separada las adquisiciones o importaciones de activos fijos y los datos necesarios para efectuar las regularizaciones precisas. Además deberán conservar de forma ordenada los justificantes de los módulos declarados y las facturas emitidas y recibidas.

REDEME: RÉGIMEN DE DEVOLUCIÓN MENSUAL DEL IVA.- Es un régimen voluntario que deberá solicitar el sujeto pasivo mediante la inscripción en el REGISTRO de devolución mensual del IVA, a través de una Declaración Censal específica en el modelo 036. Para solicitar la inscripción en el Registro, es necesario:

  • Liquidar el IVA con periodicidad mensual y presentar las autoliquidaciones exclusivamente por vía telemática a través de INTERNET en el Modelo 303 de autoliquidación del IVA.
  • No realizar actividades que tributen en el régimen simplificado.
  • También deberá presentarse el Modelo 340 de declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro IVA por cada período de liquidación a que se refiera por vía telemática.
  • Las solicitudes de inscripción se presentarán en el mes de noviembre del año anterior a aquél en que deban surtir efectos.

RÉGIMEN ESPECIAL DE IVA CON CRITERIO DE CAJA.- El 1 de Enero de 2014 entró en vigor el Régimen fiscal de IVA con criterio de caja, recogido en la Ley de Emprendedores,que permitirá a las empresas y autónomos que se acojan a él, y siempre que facturen menos de 2 millones de euros al año, no tener que adelantar el pago del IVA a Hacienda hasta que se cobren las facturas.

El régimen podrá aplicarse por los sujetos pasivos que cumplan el requisito anterior y opten por su aplicación al tiempo de presentar la declaración de comienzo de actividad, o bien, en la declaración censal durante el mes de diciembre anterior al inicio del año natural en que deba surtir efecto.

Los autónomos y empresarios que opten por el régimen de IVA de caja deberán presentar el Modelo 340 en sus declaraciones trimestrales.

Por último, aquellos profesionales que se hayan acogido al Régimen de IVA de caja no estarán exentos de forma indefinida de ingresar la cantidad devengada, sino que tendrán un plazo límite para ingresarlo. Éste será el 31 de Diciembre del año de la emisión de la factura.

El nuevo régimen fiscal se podrá aplicar a todas las operaciones, salvo a las siguientes excepciones:

Las acogidas a los regímenes especiales simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión, aplicable a los servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades.
Las exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes.
Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
Supuestos de inversión del sujeto pasivo.
Las importaciones y las operaciones asimiladas a importaciones.
Autoconsumos de bienes y servicios.

EL RECARGO DE EQUIVALENCIA.- Es un régimen especial de IVA obligatorio para comerciantes minoristas que sean personas físicas, es decir, comerciantes autónomos que vendan al cliente final. Se incluyen las Comunidades de bienes. No se aplica en actividades industriales, de servicios o en el comercio mayorista. Existen algunas actividades exentas: joyerías, peleterías, concesionarios de coches, venta de embarcaciones y aviones, objetos de arte, gasolineras, maquinaria industrial o minerales.

Para el comerciante minorista supone pagar un IVA algo más alto del normal a cambio de no tener que presentar declaraciones de IVA a Hacienda. De esta manera paga el IVA directamente a su proveedor y se simplifica mucho su gestión del IVA ya que no debe llevar libros de IVA ni guardar las facturas.

Los tipos aplicables son el 0,5%, el 1,4% y el 5,2% a recargar respectivamente sobre los tipos de IVA del 4%, 10% y 21%.

Será el proveedor mayorista el que tenga que ingresar el IVA en Hacienda y el que deba incluir el recargo de equivalencia en sus facturas.

Por otra parte, si un cliente pide factura a un comerciante en recargo de equivalencia, será obligatorio que se la facilite incluyendo el IVA para que el cliente se la pueda deducir y aunque el comerciante no tenga que ingresar ese IVA en Hacienda.

Los acogidos al Régimen de Recargo de Equivalencia no deberán guardar ningún libro registro ni conservar las facturas a efectos de IVA.

Las empresas y profesionales que desarrollen su actividad en Canarias, tributarán a través del Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) y no del IVA y en el caso de Ceuta y Melilla a través del Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación (IPSI).

Enlace a: ¿Desconoces tus obligaciones tributarias cómo autónomo? Parte I
Enlace a: ¿Desconoces tus obligaciones tributarias cómo autónomo? Parte III
Enlace a: ¿Desconoces tus obligaciones tributarias cómo autónomo? Parte IV

 

 

Parte II de IV

contabilidad autónomos

Cómo registrar ingresos por caja en Contasimple

Cuando debido a la actividad que desarrollas no se está obligado a emitir facturas, y éstas se sustituyen por la emisión de tickets de caja (que ahora reciben el nombre de facturas simplificadas) su contabilización en nuestra aplicación debe realizarse de la siguiente manera: al final del día debe crease una factura emitida con la suma de todos los tickets (realmente se debe hacer tantos asientos como tipos de IVA se haya facturado), de esta manera se contabilizarían los ingresos.

Si tienes ingresos provenientes de clientes sin identificar, o de clientes para los que no tienes el NIF, deberás asociarlos a un cliente ficticio que agrupe todas estas ventas. Dicho cliente ficticio se conoce en Contasimple como el cliente “Clientes varios”.

Si ya has creado previamente un cliente Clientes varios” has de ir a Configuración → Preferencias → Impuestos y seleccionarlo en el desplegable que encontrarás en Facturas a clientes sin identificar – Selecciona el cliente Clientes varios y hacer clic en Guardar los cambios para que el programa sepa cuál es y lo trate correctamente.

Clientes varios

Si no lo has creado todavía, puedes hacerlo en Configuración → Preferencias → Impuestos clicando el botón de Crear cliente Clientes varios. Contasimple creará por defecto el cliente: Cliente varios00000000X con el cual deberás emitir las facturas de los tickets de caja.

Crear Cliente varios

Debes tener en cuenta que este cliente requiere un tratamiento especial en ciertos modelos de impuestos, como por ejemplo el modelo 347, para el que no deben declararse operaciones por tratarse de ingresos provenientes de varios clientes agrupados.

Para cualquier duda o aclaración puedes ponerte en contacto con nuestro departamento de Atención al Cliente en el número 932 933 806.

contabilidad autónomos

¿Cuánto tiempo han de conservar los autónomos y pymes las facturas y justificantes de su actividad económica?

A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento, muchos de los cuales podrían conservarse en formato electrónico, utilizando el módulo de Disco Virtual de Contasimple. Sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.

Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas deben conservarse durante toda la vida del negocio. Pero aquellos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.

Normativa mercantil

Según el Código de Comercio, es preciso conservar la documentación, justificantes, libros y documentación relacionada con el comercio “durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros“. Es preciso que se adapten a esta normativa tanto los autónomos como las entidades mercantiles que continúan en funcionamiento y las que se disuelvan.

Normativa fiscal

Además de lo que dice la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede tener efectos fiscales y no sólo mercantiles o laborales. Debe tenerse en cuenta, como hemos señalado anteriormente, que la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero existen otros plazos que no debe olvidar:

  • Interrupciones.- Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.
  • Activos.- No se podrán destruir cuando se estén amortizando (más cuatro años).
  • Pérdidas.- Si un ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
  • Activos e IVA.- Cuando una empresa adquiere bienes de inversión por encima de los 3.005,06 €, es preciso que guarde las facturas durante al menos nueve años en el caso de que sean bienes muebles. Este plazo se elevará hasta los catorce años cuando son bienes inmuebles. Es posible que esta compañía tenga que devolver parte del IVA deducido en la compra, por lo que en cualquier momento la Agencia Tributaria puede reclamar dicha factura.

IVA. Obligación de conservar las facturas

La Ley General Tributaria (LGT) establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo, al igual que los documentos que indicamos a continuación:

  • Facturas recibidas.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  • Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.

Para la conservación de facturas por medios electrónicos en países fuera de tu Región Fiscal, con los que no exista acuerdo legal de asistencia mutua, deberá comunicarse previamente a la Agencia Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Prevención de blanqueo de capitales

En el caso de que usted sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales (ver art.2) le recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.

contabilidad autónomos

Cómo configurar tu servidor de correo en Contasimple.

Esta funcionalidad te permite configurar tu servidor de correo personal con el que enviar las facturas, presupuestos o albaranes desde Contasimple.

Primero de todo, debes entender cómo funciona el envío de correos para poder solucionar cualquier problema que te surja con la configuración. El envío de un correo consta de dos partes:

  • el envío propiamente dicho → se realiza a través del protocolo SMTP.
  • el guardado del mensaje en la carpeta de enviados → se realiza a través del protocolo IMAP.

Al configurar la información de tu servidor de correo, Contasimple intenta enviar un correo de prueba utilizando la información facilitada para verificar que dicha información es correcta, y si el envío se produce con éxito guardará la configuración facilitada y la usará para los envíos de correos a partir de entonces, pero en caso de que falle, al no saber cuál de los datos facilitados es incorrecto sólo podemos indicarte es que la información no es válida.

Ten en cuenta que la configuración de tu servidor de correo (salvo el nombre a mostrar) viene dada por tu proveedor de correo y son ellos los que tienen que indicarte qué información poner en cada campo, pero por norma general, hay ciertas pruebas que tú puedes realizar para entender dónde pueden estar los problemas.

Para acceder a la Configuración del correo (menú de la izquierda) has de hacer clic en la sección de Configuración ➝ Preferencias.

A continuación te indicamos como configurar tu servidor de correo en función a la cuenta que quieras utilizar: Outlook, Hotmail o Live / Gmail / Yahoo/ Servidor Propio.

Outlook

1.- Selecciona la opción Outlook.

2.- Te pediremos que inicies sesión con tu cuenta de Outlook o, si ya tienes alguna sesión iniciada en este ordenador, que elijas cuál quieres usar.

cuenta

3.- Una vez iniciada la sesión, se te pedirá que aceptes unos permisos.

permisos

¿Para qué necesitamos estos permisos?
a – Enviar correo en tu nombre: Para permitir a la aplicación Contasimple enviar correos con tu cuenta, para que el usuario que los reciba vea que tú se los has enviado.
b – Obtener acceso a tu información en cualquier momento: Para permitir a Contasimple volver a iniciar sesión en tu cuenta de correo, para que no te tengamos que pedir tu contraseña cada envío de correo que se realice.
Nota: En ningún momento vemos ninguna contraseña. Se usa un servicio de Outlook que nos da directamente un código para acceder a la cuenta.

4.- Si se ha configurado correctamente, te aparecerá el mensaje de confirmación y recibirás un correo en tu cuenta como verificación.

¡Ya puedes enviar facturas con tu correo!

 

Gmail:

1.- Para poder usar tu cuenta de Gmail, antes deberás activar el acceso a aplicaciones menos seguras.
Para ello, primero debes iniciar sesión tu cuenta de google en: https://accounts.google.com/login y después activar la opción de aplicaciones menos seguras en  https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps.

perm

2.- Selecciona la opción de Servidor propio y rellena todos los campos.

gmail

3.- A continuación tienes los datos de configuración del servidor de Gmail.

Servidor de salida (SMPT): smtp.gmail.com
Puerto de salida (SMPT): 587
TLS: Activado

4.- En Gmail no es necesario configurar IMAP ya que por defecto guarda los correos enviados en la carpeta correspondiente.

5.- Si la información es correcta, verás la opción “Servidor propio” marcada.

6.- Si llegados a éste punto, has configurado todo correctamente, y sigues obteniendo un error de configuración, puede que el problema no sea la configuración sino que Google esté bloqueando el acceso a tu cuenta como medida de precaución. Este tipo de bloqueos puede ocurrir cuando Google detecta que nuestros servidores están intentando acceder a tu correo desde una localidad diferente a la tuya habitual, y por lo tanto, sospecha que puede deberse a que algún hacker se haya hecho con tu contraseña, y a pesar de haberse autenticado correctamente bloquean el acceso.

Puedes consultar si ése es tu caso desde la pantalla de Seguridad de tu cuenta de Google, revisando los últimos eventos de seguridad. Si ves que Google ha bloqueado recientemente un acceso a tu cuenta, más o menos a la misma hora en la que estabas haciendo pruebas, seguramente se trate de nuestro acceso (no te extrañes si el acceso se ha realizado desde París, que es donde se encuentran algunos de nuestros servidores).

Si ése es tu caso, debes revisar dicho evento y confirmar a Google que se trata de un acceso legítimo, para que deje de bloquear nuestros accesos, dicha confirmación puede realizarse desde esa misma pantalla.

 ¡Ya puedes enviar facturas con tu correo!

  

 Yahoo:

1.-Para poder usar tu cuenta de Yahoo, antes deberás activar el acceso a aplicaciones menos seguras.
Para ello, debes activar la opción “Permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos segura” en https://login.yahoo.com/account/security?lang=es-ES.

seg yahoo

2.- Selecciona la opción de Servidor propio y rellena todos los campos.

3.- A continuación tienes los datos de Yahoo.

Servidor de salida (SMPT): smtp.mail.yahoo.com
Puerto de salida (SMPT): 587
TLS: Activado

4.- En el caso de Yahoo, los correos enviados no se guardan en la carpeta de enviados del servidor. Si quieres que se guarden, debes configurar IMAP también. A continuación tienes la información necesaria.

Servidor de entrada (IMAP): imap.mail.yahoo.com
Puerto de entrada (IMAP): 993
TLS: Activado

5.- Si la información es correcta, verás la opción “Servidor propio” marcada.

 ¡Ya puedes enviar facturas con tu correo!

 

Servidor propio:

1.- Para configurar tu propio servidor de correo necesitarás saber los datos de tu servidor.
Selecciona la opción de Servidor propio y rellena todos los campos.

servidor propio

2.- Dependiendo de cómo tengas configurado tu servidor, necesitarás configurar IMAP para que se guarden los correos que envías en la carpeta enviados.

3.- Si la información es correcta, verás la opción “Servidor propio” marcada con la información de tu servidor.

 ¡Ya puedes enviar facturas con tu correo!

  

En caso de encontrarte que la configuración no se valida correctamente puedes seguir los siguientes pasos para tratar de determinar la solución:

  1. Céntrate inicialmente de la configuración del servidor SMTP, desmarcando la casilla Guardar copia del mensaje enviado en el servidor, de ésta manera, si la configuración SMTP te funciona correctamente sabrás que el problema se encuentra con la configuración IMAP.
  2. A la hora de configurar el servidor SMTP el mayor problema suele estar en configurar correctamente el puerto y si el servidor usa una conexión cifrada (mediante los protocolos SSL o TLS).
    Siempre que sea posible, y si tu proveedor de correo lo soporta,  deberías configurar la conexión cifrada, pero para descartar problemas realiza la configuración en el siguiente orden:

    1. Prueba primero sin cifrar la conexión, desmarcando la casilla SSL/TLS y usando el puerto 25, que es el puerto por defecto para conexiones no cifradas para el servidor SMTP, y haz clic sobre Guardar. Si la configuración se guarda correctamente ya puedes enviar los correos con tu propio servidor, pero antes de dar las pruebas por finalizadas, prueba a ver si logras configurar la conexión cifrada, ya que es mucho más segura y es la opción que te recomendamos usar.
    2. Prueba a cifrar la conexión marcando la casilla SSL/TLS, y usando el puerto 587, que es el puerto por defecto para conexiones cifradas para el servidor SMTP, y haz clic sobre Guardar. Si la configuración se guarda correctamente ya tienes correctamente configurado el servidor SMTP y puedes proceder con las pruebas del servidor IMAP.
    3. Si el punto 2 te falla, prueba marcando la casilla SSL/TLS, y usando el puerto 465, que es el antiguo puerto por defecto para el servidor SMTP. En teoría tu proveedor debería haberlo actualizado al 587 pero algunos proveedores todavía siguen utilizando el 465.
    4. Si ninguna de las opciones anteriores te funciona es posible que tu proveedor no use una configuración estándar y deberás contactar con ellos para que te faciliten la configuración a utilizar.
  1. Una vez hayas logrado configurar correctamente el servidor SMTP, y solamente si tu proveedor no guarda automáticamente los mensajes en la carpeta de enviados, deberías configurar entonces el servidor IMAP. En éste caso las pruebas son las mismas que hemos realizado para el servidor SMTP y consisten en lo siguiente:
    1. Prueba primero sin cifrar la conexión, desmarcando la casilla SSL/TLS y usando el puerto 143, que es el puerto por defecto para conexiones sin cifrar para el servidor IMAP. Si al Guardar el programa te indica que la configuración se ha guardado correctamente, ya tienes tu servidor configurado, pero la conexión al servidor IMAP se realizará sin cifrar que no los recomendable, así que antes de dar la configuración por buena intenta con el paso 3.2 a ver si te funciona la conexión cifrada.
    2. Prueba a cifrar la conexión marcando la casilla SSL/TLS, y usando el puerto 993, que es el puerto por defecto para conexiones cifradas para el servidor IMAP, y haz clic sobre Guardar. Si la configuración se guarda correctamente ya tienes correctamente configurado el servidor IMAP.
    3. De nuevo, si ninguna de las opciones anteriores te funciona es posible que tu proveedor no use una configuración estándar y deberás contactar con ellos para que te faciliten la configuración a utilizar.

 Si después de seguir estos pasos no logras configurar tu correo electrónico ponte en contacto con nuestro departamento de Atención al Cliente llamando al 932 933 806 para que podamos ayudarte.

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¿Cómo recuperar tu contraseña?

¿Has olvidado tu contraseña? ¿Has perdido el Post-it dónde la tenías apuntada? ¿Has formateado el equipo y no la recuerdas? 

Te explicamos cómo recuperar tu contraseña para acceder a tu cuenta Contasimple:

1.- Para recuperar tu contraseña, dirígete en tu navegador de Internet a la página de inicio de Contasimple y haz clic en Iniciar Sesión.

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2.- A continuación selecciona el enlace Recuperar mi contraseña.

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3.- Introduce el e-mail  con el que te identificas en Contasimple para recuperar tu contraseña. Ten en cuenta que necesitas tener acceso al e-mail ya que Contasimple te enviará un correo electrónico con las instrucciones para restablecerla.

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4.- Una vez has recibido el e-mail debes hacer clic en el icono Elige una contraseña nueva.

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5.- Introduce dos veces la nueva contraseña a utilizar en Contasimple y haz clic en Guardar los cambios.

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¡¡Por último, ya puedes acceder a tu cuenta Contasimple iniciando sesión!!

 

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Nueva actualización en Contasimple

Desde el 5 de diciembre podéis disfrutar de la nueva versión de Contasimple con diversas mejoras, entre las cuales os detallamos las más importantes:

  • Te ofrecemos la posibilidad de configurar tu propio servidor de correo electrónico desde la pantalla de Configuración correo para poder enviar las facturas, presupuestos o albaranes a tus clientes desde tu propia dirección de correo electrónico:
    Para ello has de hacer clic en Configuración ➝ Preferencias ➝ Configuración correo (menú de la izquierda).
    En la pantalla de Configuración de correo electrónico elige la opción que prefieras y sigue las instrucciones de la pantalla para configurar el servidor del correo elegido.

correo

  • Presentamos el nuevo módulo de Disco Virtual totalmente nuevo que destaca por: su nueva interfaz de usuario mucho más ágil y rápida, la posibilidad de crear carpetas, posibilidad de buscar un archivo por diversos criterios y  nuevas carpetas dinámicas que muestran los ficheros adjuntos organizados por trimestres. Puedes consultar su nueva funcionalidad en el Tutorial sobre el Disco Virtual.
  • Puedes adjuntar ficheros a clientes y proveedores, tales como el certificado de estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria, un mandato SEPA o cualquier otro archivo que quieras vincular mediante el icono azul con forma de clip situado en el campo de Operaciones de Clientes/Prov.
  • Puedes predefinir la plantilla que se muestra por defecto a la hora de enviar una factura, albarán o presupuesto por correo electrónico a un cliente.

plantilla

  • Se ha añadido la posibilidad de filtrar por importe en los listados de facturas, presupuestos y albaranes.
  • Se ha añadido la opción de elegir la forma de pago al exportar una factura en formato FacturaE.
  • Se ha incrementado el máximo de conceptos por factura, albarán o presupuesto a 200, y se ha mejorado la gestión y aviso al usuario cuando se alcanza el límite.
  • Hasta la fecha cada empresa dada de alta en el programa requería de la vinculación de un usuario de acceso a la misma y un nuevo correo electrónico, esta nueva versión desacopla los usuarios de las empresas, abriendo la puerta a que en un futuro cada empresa pueda tener diferentes usuarios que accedan a la misma o que un usuario pueda acceder a diferentes empresas.
  • Al crear una Factura Recibida, Gasto o Bien de inversión verificamos que no se haya registrado previamente un documento del mismo tipo con el mismo número en el mismo año, para evitar duplicar la contabilidad del mismo.
  • El proceso de subir ficheros adjuntos a documentos ahora se realiza mediante drag and drop del fichero en aquellos navegadores que lo soportan.
  • Hemos añadido la función para marcar todos los mensajes como leídos de una vez, función muy útil para aquellos usuarios que tengan muchos mensajes de sistema.
  • La exportación avanzada a Excel ahora muestra el número de factura y fecha en las filas de detalle y pagos.
  • En la pantalla de configuración de datos de facturación (Configuración ➝ Preferencias ➝ Datos de la empresa (menú de la izquierda)), si el tipo de empresa configurado es Autónomo, ahora se pide por separado el nombre, primer apellido y segundo apellido del autónomo, mientras que si es una sociedad se pide el nombre o razón social de la misma.

Desde Contasimple trabajamos para daros un mejor servicio en todo momento, es por ello que siempre tenemos en cuenta vuestras sugerencias a la hora de decidir las mejoras que incorporamos y os pedimos que nos la enviéis  mediante el formulario de Contacta con nosotros que aparece a la izquierda de la pantalla, una vez introducido el usuario y contraseña, o mediante nuestro teléfono de Atención al Cliente 932 933 806.

 

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