¿Cómo gestionar albaranes, presupuestos y facturas en Contasimple?

En el post de esta semana os enseñamos la forma sencilla y rápida de poder hacer el circuito completo de documentos de una compra venta en Contasimple.

Primero os defino cada documento:

El presupuesto es el documento mercantil que se emite para informar a un cliente del coste del servicio o producto que éste demanda.

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido o la prestación de un servicio del emisor al receptor.

La factura es el documento que acredita legalmente el final del proceso de la compra venta, es decir el justificante fiscal.

Desde Contasimple es posible realizar los tres documentos y además es posible copiar el contenido de uno en el otro sin necesidad de volver a introducir los datos en cada uno.

Todas las operaciones se deben hacer desde las pantallas de listado de cada uno de los documentos, y están disponibles en los iconos de la columna operaciones.

Cuando creas un presupuesto, puedes crear posteriormente el albarán asociado a dicho presupuesto clickando en el icono de Albaranar presupuesto. Verás que el estado del presupuesto cambia de No facturado a Albaranado, y también puedes facturarlo, clickando sobre el icono de Facturar presupuesto. En éste último caso el estado pasará a Facturado.

Si lo deseas también puedes cambiar a otro estado con el icono de cambio de estado.

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En el caso de que hayas creado un albarán, puedes facturarlo clickando en el icono Facturar albarán y el estado pasará a ser Facturado. También puedes facturar varios albaranes de vez, seleccionando la opción “Facturar albaranes seleccionados” que se encuentra en la parte superior del listado de albaranes.

De igual forma que con los presupuestos, con los albaranes también puedes cambiar el estado de forma manual clickando sobre el icono de cambio de estado.

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Por último, cuando tienes creada la factura, te permite generar un abono de la misma clickando en el icono Generar abono de factura, y también te permite registrar los cobros asociados a la factura clickando en el icono Gestionar cobros.

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Para los tres documentos, hay múltiples opciones que son compartidas en los tres listados, como crear el documento por copia, editarlo, eliminarlo, descargar el documento en formato PDF, adjuntar un archivo, enviar el documento por correo electrónico, etc.

En Contasimple, todas las facturas, albaranes y presupuestos que lleven documentos asociados, se mostrarán en la parte inferior de la pantalla de edición de cada uno de ellos.

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Novedades para usuarios de Contasimple en Latinoamérica.

mapaLa última versión de Contasimple trae mejoras específicas para los usuarios de México, Argentina, Colombia, Chile, Perú, Venezuela y en general, para del resto de Latinoamérica.

Concretamente, les ofrece mayor control a la hora de configurar el formato de fechas, números y monedas, para visualizarlas como generalmente lo hacen en su cultura.

Merece especial atención destacar que ahora se podrá configurar la posición del símbolo de la moneda para que se visualice delante del importe, como es habitual en los mencionados países, tanto en las facturas, presupuestos y albaranes, como en todas las pantallas de la aplicación.

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La configuración para cada tipo de documento se hace desde una pantalla distinta, así la del formato de las facturas debe realizarse desde Configuración→Facturas, la de presupuestos desde Configuración→Presupuestos, la de albaranes desde Configuración→Albaranes y la de las pantallas de la aplicación desde Configuración → Impuestos (sólo disponible si se ha seleccionado una región fiscal no española).

Otra actualización para los usuarios de Latinoamérica, es la posibilidad de configurar un tercer tipo impositivo que se aplica al total de la factura. Aunque el programa soportaba con anterioridad hasta dos tipos, ahora se ha ampliado para adaptarse mejor a la normativa fiscal de cada país.

Se pueden configurar hasta tres tipos de impuestos diferentes desde Configuración →Impuestos, que generalmente son el IVA (IGV en Perú), Retenciones y, si es de aplicación, un tercer tipo impositivo.

Los porcentajes del IVA (o IGV en Perú) ya viene preconfigurados por la aplicación en función del país que seleccione el usuario al darse de alta, pero se pueden modificar de ser necesario.

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Cómo crear una factura en 15 segundos en Contasimple.

Untitled-1Desde la última actualización de Contasimple, nuestra aplicación se ha vuelto más ágil, intuitiva y fácil de usar. Todo esto gracias al rediseño de la interfaz gráfica que hace que los menús sean más visuales y sencillos de utilizar, ahora con desplegables.

Pues bien, a partir de ahora crear una factura sólo te va a suponer 15 segundos de tu tiempo.

Dirígete a la pestaña contabilidad del menú principal. Esta pestaña se encuentra en el menú de la  parte superior izquierda.

En el desplegable que se te abre, tienes que ir a facturas emitidas, y justo al lado en el signo +, clicka para que se abra la pantalla de nueva factura directamente.

Ahora crea tu factura en quince segundos:

  • Obtén el número de factura (si tienes predeterminado el sistema de auto numeración te da el número automático).
  • Indica las fechas de factura y vencimiento. Si la fecha es la del día de creación no debes hacer nada más.
  • Selecciona el tipo de ingreso en el desplegable.
  • Selecciona el cliente en el desplegable si el cliente ya está grabado en la base de datos de clientes, sino podrás darlo de alta desde esa misma pantalla.
  • Selecciona los conceptos, hazlo clickando en el símbolo de la caja, y se te abrirá una pantalla para seleccionar los productos/servicios que tienes introducidos en el apartado catálogo.
  • Por último, clicka el botón verde de insertar factura o el azul de insertar y enviar.

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Cómo crear presupuestos

Esta semana vamos a seguir con un nuevo tutorial, cómo crear presupuestos en Contasimple. Con nuestra herramienta podrás crear de una forma rápida y sencilla tus presupuestos, además una vez sea aceptado tu presupuesto, con tan sólo un clic podrás convertirlo en una factura, sin la necesidad de crearla de nuevo.


Tutorial

  • Accede al módulo de Contabilidad haciendo click sobre la pestaña de “Contabilidad” en el menú de la parte superior de la pantalla.

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  • La pantalla inicial que se carga es un resumen de tu contabilidad. Selecciona el período en el que quieres trabajar. El período seleccionado se mantendrá entre las diferentes pantallas de la web. Todas las acciones que realices se hacen en referencia al período seleccionado.

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  • Accede a la opción de Presupuestos en el menú principal de contabilidad.

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  • Selecciona del área de acciones, el link para la creación de un nuevo presupuesto.

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  • Rellena los datos del formulario.

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    • El campo Número de presupuesto es obligatorio. También es obligatorio introducir al menos un concepto.
    • La información del cliente puede darse de alta en esta misma página o seleccionarse un cliente ya existente.
    • La información del Pie de presupuesto, es información que el usuario puede añadir al presupuesto. Si es información específica para el presupuesto en cuestión, se puede rellenar el cajetín de texto directamente. Si se prefiere, se puede seleccionar “Información de Pie” ya predefinida o crear nuevas entradas en la misma pantalla. (Ideal para indicar la cuenta corriente y el período de pago)
    • Además de dar de alta en el sistema un presupuesto también se puede enviar por correo electrónico al cliente directamente.
    • En la parte inferior de esta misma pantalla puedes ver las últimos cinco presupuestos introducidos, permitiéndote conocer el último número de presupuesto introducido y calcular el número del próximo presupuesto.
    • En servicios externos, se pueden configurar las cuentas de Google Drive o de Dropbox, para que cada presupuesto creado automáticamente se suba a tu cuenta correspondiente. De esta manera mantienes una copia de seguridad automatizada.
  • Una vez introducido correctamente el presupuesto, aparecerá un mensaje en pantalla así indicándolo. Presiona sobre “Listar todas los presupuestos” para ver el listado con el nuevo presupuesto introducido.

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  • Una vez el presupuesto ha sido introducido puedes realizar diversas operaciones sobre él:

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Nuevo tipo IRPF reducido para autónomos

El pasado 4 de julio se publicó un nuevo decreto-ley aprobado para la implantación de medidas urgentes para el crecimiento, la competitividad y la eficiencia.

Entre las diferentes medidas cabe destacar el nuevo tipo reducido en las retenciones de IRPF que ejercen los autónomos en sus facturas. Concretamente los profesionales independientes con menos de 15.000 euros al año sólo deberán efectuar retención del 15 %. Además, también deberá representar más del 75 % de la suma de los rendimientos íntegros de actividades económicas y del trabajo obtenido por el contribuyente en dicho ejercicio.

Con esta nueva medida aparecen tres tipos de retención: el tipo general del 21 %, el reducido del 15 % y el súper reducido del 9 % que se aplica a los profesionales durante los dos primeros años de actividad.

Según la normativa, los profesionales que vayan a incluir el nuevo tipo en sus facturas deberán comunicar a sus clientes este nuevo cambio. Esta comunicación deberá realizarse por escrito y los pagadores estarán obligados a conservar el documento debidamente firmado.

Con la presentación de la reforma también se anuncio que las retenciones efectuadas para autónomos que ganen más de 15.000 euros bajaran al 20 %  en 2015 y el 19 % en 2016.

En Contasimple ya hemos actualizado la herramienta adecuándola al nuevo tipo.

¡Así que no lo dudes, regístrate ya y empieza a facturar!

 

El BOE publica los detalles del nuevo régimen especial del criterio de caja

El BOE ha publicado el Real Decreto 828/2013, de 25 de octubre, por el que se modifican varios reglamentos que tienen que ver con los tributos y, especialmente con el  Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Se trata de acomodar las normas a las diversas modificaciones y, de manera especial,  al desarrollo reglamentario del nuevo régimen especial del criterio de caja, cuya regulación legal se ha aprobado recientemente en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores, en lo que respecta al ejercicio de la inclusión y la renuncia al régimen, ésta última con efectos para un período mínimo de tres años.Continuar leyendo

El avance imparable de la factura electrónica

La factura electrónica y sus diferentes aplicaciones ha sido protagonista de las noticias en los últimos días tras conocerse que el Gobierno quiere que este sistema sea obligatorio para algunos proveedores del sector público a partir de 2015.

Así se recoge en el informe de la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA) y que es una de las medidas que incluirá el Anteproyecto de Ley de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable, con el objetivo de “implantar las tecnologías de la información y las comunicaciones” para incrementar “la productividad y la competitividad de la economía española”.Continuar leyendo

Los pagos de las empresas españolas a sus proveedores: El 59% fuera de plazo

Los pagos de las facturas son uno de los ‘caballos de batalla’ de los empresarios en nuestro país. A veces conseguirlo resulta una odisea. Y es que el 59% de las empresas pagó a sus proveedores fuera del plazo pactado, durante los tres primeros meses de este año 2013.

Hace justo un mes entraba en vigor la directiva europea contra la morosidad.Continuar leyendo