¿Cuánto tiempo han de conservar los autónomos y pymes las facturas y justificantes de su actividad económica?

A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento, muchos de los cuales podrían conservarse en formato electrónico, utilizando el módulo de Disco Virtual de Contasimple. Sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.

Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas deben conservarse durante toda la vida del negocio. Pero aquellos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.

Normativa mercantil

Según el Código de Comercio, es preciso conservar la documentación, justificantes, libros y documentación relacionada con el comercio “durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros“. Es preciso que se adapten a esta normativa tanto los autónomos como las entidades mercantiles que continúan en funcionamiento y las que se disuelvan.

Normativa fiscal

Además de lo que dice la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede tener efectos fiscales y no sólo mercantiles o laborales. Debe tenerse en cuenta, como hemos señalado anteriormente, que la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero existen otros plazos que no debe olvidar:

  • Interrupciones.- Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.
  • Activos.- No se podrán destruir cuando se estén amortizando (más cuatro años).
  • Pérdidas.- Si un ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
  • Activos e IVA.- Cuando una empresa adquiere bienes de inversión por encima de los 3.005,06 €, es preciso que guarde las facturas durante al menos nueve años en el caso de que sean bienes muebles. Este plazo se elevará hasta los catorce años cuando son bienes inmuebles. Es posible que esta compañía tenga que devolver parte del IVA deducido en la compra, por lo que en cualquier momento la Agencia Tributaria puede reclamar dicha factura.

IVA. Obligación de conservar las facturas

La Ley General Tributaria (LGT) establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo, al igual que los documentos que indicamos a continuación:

  • Facturas recibidas.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  • Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.

Para la conservación de facturas por medios electrónicos en países fuera de tu Región Fiscal, con los que no exista acuerdo legal de asistencia mutua, deberá comunicarse previamente a la Agencia Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Prevención de blanqueo de capitales

En el caso de que usted sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales (ver art.2) le recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.

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Declaración de la Renta 2016

Te indicamos las fechas claves del calendario de la Declaración de la Renta 2016, la que debemos presentar en 2017:

  • Desde el 5 de abril de 2017: se inicia el plazo de presentación, exclusivamente por Internet, de las declaraciones de Renta y Patrimonio 2016.
  • Desde el 11 de mayo y hasta el 30 de junio: Presentación en entidades colaboradoras, Comunidades Autónomas y oficinas de la AEAT de la declaración.
  • Hasta el 26 de junio: Presentación del Borrador y declaración anual 2016 con resultado a ingresar mediante domiciliación en cuenta.
  • Hasta el 30 de junio: Declaración anual 2016 con resultado a devolver, renuncia a la devolución, negativo y a ingresar sin domiciliación.

Si no se domicilia el pago… ¿qué otras formas de pagar existen?
Si no hay domiciliación bancaria, y la declaración sale a ingresar, se puede pagar mediante un cargo en la cuenta corriente, o en efectivo o mediante “formas especiales de pago”. Para ello debe obtener el Número de Referencia Completo (NRC), para realizar el abono y como justificante del mismo. El NRC se obtiene, bien en las entidades bancarias colaboradoras, bien vía electrónica con certificado digital o con el sistema Cl@ve PIN. El pago a la Agencia Tributaria debe realizarse el mismo día que se presenta la declaración.

Si me sale a devolver ¿cuándo me lo ingresará Hacienda?
Hacienda dispone hasta el 31 de diciembre para realizar la devolución de la renta dentro del plazo ‘normal’. Una vez superada esa fecha, la devolución deberá incluir los intereses de demora vigentes en 2016.

Hasta entonces, lo que puedes hacer como contribuyente es revisar el estado de tu declaración para saber si todo marcha bien o Hacienda requiere que entregues documentación adicional.

 

NOVEDADES

  • Desaparece definitivamente el Programa Padre de ayuda a la confección de la declaración de la renta, que ya se eliminó el año pasado para la mayoría de los contribuyentes y únicamente quedó relegado a los declarantes de actividades económicas, básicamente autónomos. Los contribuyentes dispondrán del sistema ‘Renta web’, que se generaliza ya para todos los declarantes, cualquiera que sea la naturaleza de sus rentas (del trabajo, capital o actividades económicas) y que ha venido a sustituir al Programa Padre y al borrador del IRPF, ya que se trata de una mezcla de ambos.
    Al sistema ‘Renta web’ se accederá desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria y, en la práctica, supondrá una propuesta de declaración, como venía siendo el borrador, pero más sencillo y ampliado a todos los contribuyentes. Su principal ventaja es que el contribuyente verá despejados obstáculos directamente relacionados con la descarga informática de la información del borrador –que hasta ahora sólo recogía unas determinadas rentas– o del programa Padre.
  • Deducciones para familias numerosas. Se aprueban los modelos 121 y modelo 122. El modelo 121 se utilizará por primera vez y será para deducciones por familia numerosa o por personas con discapacidad a cargo cuando se comunique la cesión del derecho a la deducción por contribuyentes no obligados a presentar declaración.
    En el caso del modelo 122 se presentará en el plazo establecido para la presentación de la declaración. Este modelo, de deducciones por familia numerosa, por personas con discapacidad a cargo o por ascendiente con dos hijos separado legalmente o sin vínculo matrimonial, en caso de regularización del derecho a la deducción por contribuyentes no obligados a presentar declaración.

 

¡¡¡En cuanto esté disponible el Renta Web 2016 en el portal de la Agencia Tributaria os avisaremos!!!

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¿Cómo obtener tu certificado digital?

 

fnmt

¿Qué es y para que se utiliza un certificado digital?

El Certificado digital FNMT de Persona Física es la certificación electrónica expedida por la FNMT-RCM que vincula al suscriptor con unos Datos de verificación de Firma y confirma su identidad.

Este certificado es un documento digital que contiene tus datos identificativos. Te permite identificarte en Internet e intercambiar información con la Administración Pública con la garantía de que se intercambia sólo entre las dos partes.

Este certificado te va a servir para múltiples trámites con Organismos Oficiales, y principalmente para poder presentar tus impuestos con la Agencia Tributaria con el soporte y ayuda de Contasimple.

Igualmente también es imprescindible tener un certificado digital si necesitas facturar en formato FacturaE para la Administración.

¿Cómo obtenerlo?

Puedes obtener tu certificado digital en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en el siguiente enlace:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados

En el siguiente post te enseñamos cómo solicitarlo si eres persona física:

Clica sobre el recuadro Persona Física tal como te muestra la imagen:

certificado1

Clica sobre Obtener Certificado Software (Ten en cuenta que se puede solicitar también con sistema Android y con DNI electrónico).

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Haz clic en Consideraciones Previas. Aquí te muestra toda la información de los navegadores soportados entre otras cosas.

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Ahora clica sobre Solicitar Certificado y se te abrirá una pantalla como la siguiente, dónde deberás rellenar con los datos que te solicita antes de enviar la petición.

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Clica en Acreditar Identidad. Aquí te explica el paso que has de seguir para que te habiliten tu certificado digital en la Administración Pública. Deberás personarte en una Delegación de Hacienda o de la Tesorería de la Seguridad Social para completar el trámite. También te explica la documentación necesaria para ello.

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Por último, clica sobre el recuadro Descargar certificado, para descargártelo en tu disco duro. Se te abrirá una pantalla como la siguiente dónde deberás completar tus datos, con el código que te hayan dado en la Administración en la que te has personado. Deberás instalarlo en el mismo ordenador desde el cual hiciste la solicitud.

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Además, si quieres hacer una copia de seguridad de tu certificado (muy recomendable), clicando sobre Copia de Seguridad te explico cómo hacerlo.

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El modelo 130 para el IRPF, ahorra tiempo en Contasimple

 

Captura

El modelo 130 es la liquidación trimestral del I.R.P.F.  de las personas físicas con actividad económica que estén tributando en el régimen de estimación directa, tanto normal como simplificada. Este modelo declara tanto los ingresos como los gastos y las retenciones. Es un modelo acumulativo, por tanto, lo que se declara es la suma de los ingresos, gastos y retenciones desde el inicio  del año hasta el fin del trimestre al que corresponda la declaración.Continuar leyendo

¿ Sabes cuáles son las mejoras en Contasimple?

Contasimple os presenta la nueva versión del programa!

Después de un duro trabajo y sin descanso, en esta nueva actualización hemos incorporado diversas mejoras al programa.

Ahora si empiezas a trabajar en Contasimple, podrás ver las siguientes modificaciones para esta versión:

 

  • Hemos realizado mejoras generales de rendimiento incorporando una nueva infraestructura más moderna y potente, para poder daros un mejor servicio.
  • También hemos añadido mejoras sustanciales en la exportación a A3 (que es un software muy extendido entre gestorías), ahora los asientos no llevan importes negativos sino que se invierte el Debe y el Haber. Si usas el programa conjuntamente con tu gestor infórmale de éste cambio.
  • Posibilidad de adjuntar documentos a gastos. Las fotos adjuntas a los gastos a través de nuestra antigua aplicación iPhone ahora aparecen tanto como adjuntos a los gastos como en el disco duro virtual.
  • En lo que respecta a los impuestos de la Agencia Tributaria, ahora también tienes la posibilidad de descargar los cálculos del modelo 349 en fichero, evitándose así tener que picar los datos a mano.
  • Otra novedad es que al facturar uno o varios albaranes en la modalidad que copias los conceptos uno a uno en la factura resultante, se muestra en esta versión el número de albarán entre paréntesis en cada concepto.
  • Se ha añadido la posibilidad de borrar todos los elementos del catálogo de productos y servicios con el click de un botón. Ésta funcionalidad es muy útil para aquellos usuarios que editan su catálogo desde Excel o de forma externa al programa y necesitan importar todos los elementos de nuevo.

 

Y muchas más funcionalidades,  que como siempre las hacemos para que nuestros miles de usuarios se sientan más a gusto utilizando Contasimple y su gestión del día a día sea mucho más fácil.

Prueba todas estas mejoras y muchas otras en www.contasimple.com.

Aprovechamos para agradecer el apoyo que nos brindáis con el uso del programa y  que nos anima a seguir trabajando día a día para mejorar.

 

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¿Qué puedes hacer en Contasimple si tienes un certificado digital?

En este post te explicamos que podrás gestionar en Contasimple si tienes un certificado digital.

Primero de todo, debes saber que si no dispones de un certificado digital, podrás solicitarlo en http://www.cert.fnmt.es/certificados.

Es un trámite muy rápido, ya que deberás identificarte con tu DNI, apellido y se te solicitará un mail. En este mail recibirás un código que luego te servirá para completar el trámite personándote en una oficina de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social.

imagesCuando finalmente hayas completado el trámite deberás instalar el certificado digital en tu ordenador (en el mismo desde el que lo solicitaste).

Una vez instalado, ya puedes utilizarlo en Contasimple.

El certificado te servirá para firmar tus facturas electrónicas en formato FacturaE. En este caso deberás subir el certificado desde la opción Certificados Digitales que encontrarás en Configuración de Contasimple y también deberás habilitar la opción de firma de facturas electrónicas desde Configuración de Facturas.

Desde Contasimple también puedes presentar la mayoría de los impuestos. Podrás presentar los modelos 303/390 de IVA, 130/100 de IRPF, 111/190 de Retención de facturas recibidas, 115/180 de Retención de alquileres, 347 de operaciones con terceras personas y 349 de operaciones intracomunitarias.

Para llevar a cabo la presentación telemática de todos estos Impuestos, una opción es mediante la firma con un certificado digital. Podrás presentarlos desde Contasimple clickando en el módulo de Impuestos.

Contasimple te generará un archivo para que puedas descargarte los impuestos con tus datos en la web de la Agencia Tributaria y presentarlos con tu certificado digital.

Y recuerda que Contasimple tiene mucho más, gestión fácil de tu facturación, contabilidad e impuestos.

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Criterio de caja para el IVA

Desde Enero del 2013 existe el régimen de Criterio de caja para el IVA que pueden acogerse autónomos y empresas. Este sistema se creó para ayudar a pequeños empresarios con problemas de liquidez a obtener un desahogo en su tesorería, ya que la forma de liquidar el IVA resulta más beneficioso.

Con el criterio de caja, la obligación de liquidar el impuesto de IVA se genera en el momento del cobro o pago de las facturas, en vez de en el momento de la emisión de las mismas como es habitual en el régimen general de IVA.descarga

Si te acoges al régimen de Criterio de caja, será de aplicación también en las facturas recibidas de tus proveedores, que te podrás deducir el IVA sólo en el momento que pagues la factura. Para las facturas emitidas ocurre lo mismo, deberás declarar el IVA repercutido en el momento que cobres las facturas por parte de tus clientes.

Si una factura se cobra o paga de forma parcial, también se puede aplicar el criterio de caja al importe de IVA que corresponda al pago o cobro de la factura.

¿Y si una factura no se llega a pagar nunca? Pues se debe declarar ese IVA el 31 de diciembre del año posterior a la emisión de la factura.

El acogerse a este régimen es opcional y en el caso que se desee tributar por el criterio de caja, debe notificarse a la Agencia Tributaria con el modelo 036/037. Será de aplicación hasta el momento que se renuncie, y si se renuncia, no se puede volver a este régimen en el plazo de 3 años.

imagesHay operaciones que están exentas del régimen de criterio de caja, como son las intracomunitarias y las importaciones/exportaciones, el autoconsumo y los casos en que el sujeto pasivo del Impuesto sea el empresario o profesional para quien se realiza la operación (Inversión el sujeto pasivo).

No podrán acogerse a este régimen los que tributen por módulos, los regímenes de agricultura, ganadería y pesca y aquellos que durante el año natural superen los 100.000 € de cobros en efectivo que provengan de un mismo cliente. Tampoco puedes acogerte si en el año anterior  el volumen de tu cifra de negocios es superior a 2 millones de euros.

Como si te acoges al régimen de Criterio de Caja, debes poner en tus facturas que estás en Criterio de Caja para que tus clientes lo sepan, puedes usar Contasimple para tu facturación y la aplicación te lo mostrará correctamente.

Deberás configurar este régimen en Contasimple desde Configuración →Impuestos.

También en Contasimple podrás generar tu modelo de IVA 303 del régimen de criterio de caja, si registras los cobros y pagos de tus facturas en la fecha correspondiente.

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Gastos deducibles si eres autónomo

En el post de esta semana hacemos un repaso de los principales gastos que puede deducirse un autónomo dado de alta en estimación directa.

GASTOS 1Primero de todo es importante recordar los requisitos para que un gasto sea fiscalmente deducible, en el post ¿Qué requisitos son necesarios para que un gasto sea deducible? os hablamos sobre ello hace ya un tiempo.

Los gastos que un autónomo debe considerar deducibles para su actividad son:

  • Compras de género: mercaderías, materias primas, envases, embalajes, material de oficina, etc.
  • Sueldos y salarios: pago de nóminas a los trabajadores, también se pueden deducir indemnizaciones y gastos de formación.
  • Seguridad social: tanto la que se paga por los trabajadores a cargo de la empresa como el recibo mensual de autónomos.
  • Alquileres de oficinas o locales para la actividad.
  • Cuotas de leasing o renting del inmovilizado de la empresa.
  • Gastos de reparación y conservación de las instalaciones y los bienes de la empresa.
  • Servicios de profesionales independientes: honorarios de abogados, asesores, notarios, etc.
  • Gastos de publicidad y relaciones públicas: incluye todo lo relacionado con la web de la empresa y gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad.
  • Suministros: luz, agua, gas, teléfono, Adsl.gastos-deducibles
  • Seguros: de responsabilidad civil, alarmas contra robos, etc.
  • Gastos financieros: intereses de préstamos, comisiones de todo tipo (préstamos, TPV, por cheques, etc).
  • Tributos: Sólo los fiscalmente deducibles como el IBI, IAE y otros tributos locales.
  • Amortización de bienes de inversión: cuotas de amortización del inmovilizado de la empresa.
  • Gastos de I+D: investigación y desarrollo.
  • Gastos de difícil justificación: con un máximo de 2.000 € anuales.
  • Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: se pueden deducir pérdidas por deterioro del inmovilizado intangible o pérdidas por un cliente considerado insolvente.
  • Otros gastos: gastos en documentación como libros, suscripciones a revistas profesionales, etc.

Recuerda que en Contasimple puedes llevar un registro de todas tus compras y gastos, y podrás ver el estado de tu negocio en todo momento.

También, desde Contasimple podrás presentar tus impuestos en un sólo click.

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Presenta el modelo 347 con Contasimple

El modelo 347 es un modelo informativo que se presenta del 1 al 29 de febrero. Declara las operaciones con terceros (clientes y proveedores) que se han realizado durante el año anterior.

Únicamente se declaran las operaciones que hayan superado los 3005,06 € (IVA incluido) descargapara cada uno de los clientes y proveedores. Se declaran tanto compras como ventas, y si por casualidad tienes una entidad que es a la vez cliente y proveedor debes declararlo por separado siempre que supere la cantidad establecida de 3005,06 € en cada caso.

Hay operaciones que no deben declararse, como las que llevan retención tanto en compras como ventas (puesto que se declaran en otros modelos), a excepción de las facturas emitidas por alquiler, que sí deben declararse.

El modelo 347 se presenta en la Agencia Tributaria con el programa Plataformas Informativas, y debe informarse de cada una de las operaciones por trimestres.

Puedes obtener información del modelo 347 aquí.

En Contasimple podrás gestionar todos tus impuestos desde el módulo Impuestos de Contasimple, dónde también encontrarás el modelo 347 anual.

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Cómo integrar el Calendario del Contribuyente de la Agencia Tributaria en formato iCalendar en tus aplicaciones de Gmail, Outlook o Apple iCal.

Los que tenéis una cuenta de Google, podéis disfrutar de la aplicación Google Calendar. Es un calendario personal dónde poder llevar control de fechas.

Pues bien, entre las fechas que podrás controlar están las de la presentación y pagos de tus impuestos, si te suscribas al iCalendar de la Agencia Tributaria.

Los ficheros de iCalendar también se pueden integrar en las aplicaciones de calendario de Outlook, Apple iCal, Yahoo, etc.

CapturaPara integrar el calendario en tu cuenta de Google, primero de todo haz click en la aplicación Calendario de tu cuenta de Gmail.

Una vez dentro, haz click en Otros Calendarios y selecciona la opción Añadir por URL

Tendrás que poner la URL del calendario que quieras incorporar. Esta información está disponible en la web de la Agencia Tributaria

Captura1

URL principales:

-Renta

-Renta y sociedades

-Sociedades

-IVA

-Declaraciones informativas

Una vez has añadido la URL que te interesa incorporar a tu calendario, haz click en Añadir Calendario. Puedes añadir más de una URL a la vez.

 

Captura2

El calendario o calendarios aparecerán en el apartado “Otros Calendarios”.

Captura3 

De esta manera tendrás accesible en tu móvil el calendario fiscal de la Agencia Tributaria, pero recuerda que en Contasimple también tenemos un calendario fiscal y acceso a la presentación de los principales impuestos, con toda la información de los mismos en el apartado Impuestos de Contasimple.

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