Configura tus facturas en Contasimple

En Contasimple puedes configurar tus opciones de facturación. Desde subir el logo de tu empresa hasta cambiar el idioma o el color de la factura, y muchas más opciones  que te explicamos en el post de esta semana.

Para acceder a la configuración de facturación, clicka en el icono Configuración accesible desde la parte superior derecha de la pantalla, y haz un click en la opción Facturas.

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Se te abrirá la configuración de facturación en una pantalla con las siguientes opciones:

Datos de facturación

En este apartado pones los datos fiscales de tu empresa. Los datos aparecerán en las facturas que emitas a tus clientes.

Sistema de auto-numeración

Aquí puedes definir un sistema de auto-numeración para tus facturas emitidas, esto te servirá para que cuando generes las facturas, Contasimple te asigne un número correlativo a tu serie de facturación, sin tener que preocuparte en poner el número manualmente.

Selecciona tu plantilla de Factura

Contasimple dispone de 11 plantillas diferentes de facturas cuya disponibilidad depende del plan que tenga contratado el usuario. Entre ellas y desde hace poco tiempo, hay 2 plantillas disponibles para poder hacer facturas exentas de IVA y que así no reflejen el concepto de impuestos.

Las mismas plantillas también están disponibles en la configuración de presupuestos y de albaranes.

En este apartado también puedes cambiar el tipo de letra, los colores, el idioma y el formato numérico (si resides fuera de España).

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Configuración del logotipo de facturas, presupuestos y albaranes

Podrás subir el logo de tu empresa para que salga impreso en todos los documentos de Contasimple, y así estarán personalizados para  que te identifiquen.

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Pie de factura fijo a mostrar en todas las facturas

También podrás fijar información en el lateral de tus facturas, para que siempre salga cuando imprimas tus facturas o las envíes por correo electrónico.

Importación de facturas

Puedes activar esta opción que sirve para que  a través de un enlace, la persona que reciba tu factura, pueda contabilizarla directamente en Contasimple. El enlace saldrá impreso al final de tu factura.

Firma de Facturas Electrónicas

En este apartado podrás activar y desactivar la opción de firmar facturas electrónicas.

La activación de la firma te permite generar facturas firmadas en formato FacturaE (formato requerido por las Administraciones Públicas), siempre que previamente hayas subido el certificado digital. En el  post de la semana pasada, hablábamos sobre la FacturaE.

http://blog.contasimple.com/2015/06/que-es-una-factura-electronica-en-formato-facturae/

Facturar albaranes

Por último, podrás decidir cómo quieres que salgan tus líneas de facturas, en el momento que factures albaranes.

Si activas la opción, se te copiarán las líneas de los albaranes en la nueva factura creada conservando su descripción. Por el contrario, si la desactivas, en las líneas de facturas aparecerán los números de albaranes facturados.

 

 

 

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¿Qué es una factura electrónica en formato FacturaE?

Esta semana os explicamos que es una FacturaE y quién tiene obligación de realizarla.

¿Quién está obligado a emitir facturas en formato FacturaE?

A partir del 15 de enero de 2015, todas las sociedades que facturen a las Administraciones 450_1000Públicas tienen esta obligación.

En el caso de los autónomos la obligación desaparece, al igual que si la factura no supera los 5.000 € y además la propia administración exime de la responsabilidad.

¿Qué es el formato FacturaE?

Una FacturaE es una factura electrónica con un formato específico que ha determinado la Administración Pública. El formato se llama FacturaE 3.2, y es considerado el formato estándar para enviar facturas en soporte electrónico a las Administraciones Públicas. El archivo que se genera  al hacer una factura en formato FacturaE tiene extensión XML si no está firmada, y XSIG si está firmada.

La Administración Pública requiere que todas las facturas que se le envían estén firmadas para su plena validez legal. Cuando una factura está firmada garantiza la autenticidad del origen (identidad del emisor) y la integridad del contenido (que no se haya modificado).

¿Cómo se firma una factura electrónica?

certificado-digitalLas facturas electrónicas se firman a través de un certificado digital, la forma más sencilla de solicitarlo es en la sede electrónica de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre:

www.sede.fnmt.gob.es/certificados

¿Cómo te ayuda Contasimple en la gestión de una FacturaE?

En Contasimple se pueden generar facturas en formato FacturaE, desde la pantalla de listado de facturas emitidas. Estas facturas ya estarán firmadas si previamente has subido el certificado digital en Contasimple y has activado la opción firmar facturas electrónicas.

En el siguiente tutorial que está disponible en www.contasimple.com os explica paso a paso cómo hacerlo:

www.contasimple.com/tutorial-como-crear-facturas-en-formato-FacturaE.aspx

 

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¿Cómo gestionar albaranes, presupuestos y facturas en Contasimple?

En el post de esta semana os enseñamos la forma sencilla y rápida de poder hacer el circuito completo de documentos de una compra venta en Contasimple.

Primero os defino cada documento:

El presupuesto es el documento mercantil que se emite para informar a un cliente del coste del servicio o producto que éste demanda.

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido o la prestación de un servicio del emisor al receptor.

La factura es el documento que acredita legalmente el final del proceso de la compra venta, es decir el justificante fiscal.

Desde Contasimple es posible realizar los tres documentos y además es posible copiar el contenido de uno en el otro sin necesidad de volver a introducir los datos en cada uno.

Todas las operaciones se deben hacer desde las pantallas de listado de cada uno de los documentos, y están disponibles en los iconos de la columna operaciones.

Cuando creas un presupuesto, puedes crear posteriormente el albarán asociado a dicho presupuesto clickando en el icono de Albaranar presupuesto. Verás que el estado del presupuesto cambia de No facturado a Albaranado, y también puedes facturarlo, clickando sobre el icono de Facturar presupuesto. En éste último caso el estado pasará a Facturado.

Si lo deseas también puedes cambiar a otro estado con el icono de cambio de estado.

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En el caso de que hayas creado un albarán, puedes facturarlo clickando en el icono Facturar albarán y el estado pasará a ser Facturado. También puedes facturar varios albaranes de vez, seleccionando la opción “Facturar albaranes seleccionados” que se encuentra en la parte superior del listado de albaranes.

De igual forma que con los presupuestos, con los albaranes también puedes cambiar el estado de forma manual clickando sobre el icono de cambio de estado.

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Por último, cuando tienes creada la factura, te permite generar un abono de la misma clickando en el icono Generar abono de factura, y también te permite registrar los cobros asociados a la factura clickando en el icono Gestionar cobros.

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Para los tres documentos, hay múltiples opciones que son compartidas en los tres listados, como crear el documento por copia, editarlo, eliminarlo, descargar el documento en formato PDF, adjuntar un archivo, enviar el documento por correo electrónico, etc.

En Contasimple, todas las facturas, albaranes y presupuestos que lleven documentos asociados, se mostrarán en la parte inferior de la pantalla de edición de cada uno de ellos.

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Novedades para usuarios de Contasimple en Latinoamérica.

mapaLa última versión de Contasimple trae mejoras específicas para los usuarios de México, Argentina, Colombia, Chile, Perú, Venezuela y en general, para del resto de Latinoamérica.

Concretamente, les ofrece mayor control a la hora de configurar el formato de fechas, números y monedas, para visualizarlas como generalmente lo hacen en su cultura.

Merece especial atención destacar que ahora se podrá configurar la posición del símbolo de la moneda para que se visualice delante del importe, como es habitual en los mencionados países, tanto en las facturas, presupuestos y albaranes, como en todas las pantallas de la aplicación.

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La configuración para cada tipo de documento se hace desde una pantalla distinta, así la del formato de las facturas debe realizarse desde Configuración→Facturas, la de presupuestos desde Configuración→Presupuestos, la de albaranes desde Configuración→Albaranes y la de las pantallas de la aplicación desde Configuración → Impuestos (sólo disponible si se ha seleccionado una región fiscal no española).

Otra actualización para los usuarios de Latinoamérica, es la posibilidad de configurar un tercer tipo impositivo que se aplica al total de la factura. Aunque el programa soportaba con anterioridad hasta dos tipos, ahora se ha ampliado para adaptarse mejor a la normativa fiscal de cada país.

Se pueden configurar hasta tres tipos de impuestos diferentes desde Configuración →Impuestos, que generalmente son el IVA (IGV en Perú), Retenciones y, si es de aplicación, un tercer tipo impositivo.

Los porcentajes del IVA (o IGV en Perú) ya viene preconfigurados por la aplicación en función del país que seleccione el usuario al darse de alta, pero se pueden modificar de ser necesario.

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Amortización de bienes de inversión

ID-10067754La Agencia Tributaria supone que ciertos bienes tienen una vida útil de varios años y por lo tanto no permite desgravarlos en el IRPF enteramente en un solo trimestre y define unas reglas de cómo desgravarlos poco a poco durante varios años, hasta llegar a que su valor sea 0.

Sin embargo, la compra de bienes si permite desgravar el IVA correspondiente en el momento de la compra.

Técnicamente, las amortizaciones son el importe de la  depreciación o pérdida de valor irreversible que experimenta el bien de inversión: vehículos, maquinaria, ordenadores… (inmovilizado material) o software… (inmovilizado intangible), que hemos adquirido para desarrollar una actividad.

La Agencia Tributaria tiene elaboradas unas tablas donde estipula cómo amortizar según la clasificación del bien. La amortización podrá ser contabilizada en base a dos criterios, por coeficiente (un porcentaje) o por años. Siempre es aconsejable amortizar al máximo porcentaje o menor número de años posible.

TABLA DE AMORTIZACIÓN:

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Fuente: Agencia Tributaria

Este bien de inversión lo contabilizamos en el libro de registro de bienes de inversión, y la amortización del bien será el importe deducible como gasto trimestre a trimestre en el  IRPF.

Contasimple te permite contabilizarlo desde el libro de registro de bienes de inversión, dónde seleccionando el tipo de bien te mostrará la tabla anterior. Podrás escoger amortizar entre coeficiente o años y el programa ya te genera los cálculos correspondientes para hacer la desgravación en cada uno de los trimestres, sin tener que contabilizarlo cada período.

A tener en cuenta, que cuando se realiza la compra de un bien de inversión, el desembolso que supone el bien no debe considerarse gasto sino inversión porque el valor del bien sigue siendo un activo para la empresa, pero en lugar de estar en la cuenta bancaria, está siendo usado para llevar a cabo una actividad.

Es importante remarcar que si el importe del bien es igual o inferior a 300 € (base imponible), no hace falta amortizarlo en períodos, sino que se puede registrar como un gasto, en este caso en el libro de facturas recibidas y así deducirlo de una sola vez. Si el importe de la compra es mayor a 300 € (base imponible), deberá amortizarse tal como estipula la Agencia Tributaria, como hemos explicado anteriormente. Este importe es de aplicación a partir del 2015, ya que anteriormente estaba fijado en 600 €. (base imponible).

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Cómo crear una factura en 15 segundos en Contasimple.

Untitled-1Desde la última actualización de Contasimple, nuestra aplicación se ha vuelto más ágil, intuitiva y fácil de usar. Todo esto gracias al rediseño de la interfaz gráfica que hace que los menús sean más visuales y sencillos de utilizar, ahora con desplegables.

Pues bien, a partir de ahora crear una factura sólo te va a suponer 15 segundos de tu tiempo.

Dirígete a la pestaña contabilidad del menú principal. Esta pestaña se encuentra en el menú de la  parte superior izquierda.

En el desplegable que se te abre, tienes que ir a facturas emitidas, y justo al lado en el signo +, clicka para que se abra la pantalla de nueva factura directamente.

Ahora crea tu factura en quince segundos:

  • Obtén el número de factura (si tienes predeterminado el sistema de auto numeración te da el número automático).
  • Indica las fechas de factura y vencimiento. Si la fecha es la del día de creación no debes hacer nada más.
  • Selecciona el tipo de ingreso en el desplegable.
  • Selecciona el cliente en el desplegable si el cliente ya está grabado en la base de datos de clientes, sino podrás darlo de alta desde esa misma pantalla.
  • Selecciona los conceptos, hazlo clickando en el símbolo de la caja, y se te abrirá una pantalla para seleccionar los productos/servicios que tienes introducidos en el apartado catálogo.
  • Por último, clicka el botón verde de insertar factura o el azul de insertar y enviar.

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Cómo montar una empresa en 10 pasos… y hacer que dure.

Por Javier Santos, socio fundador de  Logo Infoautonomos

Parece que en los últimos años “hacerse emprendedor” ha dejado de ser una tendencia o una moda para convertirse en toda una realidad dentro del mapa económico en España. En la actualidad, más del 95% de las empresas españolas son PYMES, micropymes y autónomos y éstos crean más del 75% de los puestos de trabajo.

flechasSin embargo, poner en marcha un negocio no es tarea fácil. De hecho, el reto ni siquiera está en “echarlo a rodar”, si no en conseguir consolidarlo a lo largo del tiempo. El volumen

de creación de empresas ha aumentado considerablemente en nuestro país desde hace ya tiempo, pero el ritmo de destrucción de empresas, esto es, aquellas obligadas a echar el cierre antes de dos años, también se ha incrementado considerablemente.

Por ello, y antes de iniciar un negocio, es necesario asentar los cimientos de nuestro proyecto de tal manera que pueda garantizar su crecimiento, su desarrollo y su consolidación. Por ello,  hoy recogemos esta pequeña Guía para hacerse autónomo y emprender en 10 pasos que refleja las etapas esenciales por las que debe atravesar nuestro proyecto antes de poder comenzar a llamarlo “negocio”.

1. La idea de negocio

Todo proyecto comienza con una idea de negocio. Sin embargo, no toda idea es viable, por lo que debemos aprender a valorar si esa idea puede convertirse en un negocio capaz de generar beneficios y si estamos en disposición de cristalizarla y desarrollarla en un proyecto concreto.

2. El estudio de mercado

Por muy buena que sea nuestra idea, el negocio no existe sin un mercado dispuesto a comprar. Por ello, deberemos analizar el mercado en el que nos pretendemos integrar, la existencia de demanda o no, el funcionamiento del mismo, las barreras de entrada… Y muy importante: investigar a nuestra competencia, tanto en lo positivo (como fuente de inspiración) como en lo negativo (tomando buena nota de lo que debemos evitar)

3. Plan de empresa

Plan de empresa

Una vez tenemos claro cuál es nuestra idea de negocio y el mercado en el que nos
moveremos, debemos desarrollar un plan de empresa o plan de negocio En éste deberemos plasmar todos los detalles del proyecto de forma concisa: la idea y su propuesta de valor, el mercado en el que nos moveremos, las necesidades económicas y de financiación del proyecto, las estrategias comercial y de marketing que seguiremos, etc.

Aunque el plan de negocio es un documento dificultoso de elaborar en ocasiones, si lo hacemos bien puede ayudarnos tanto a clarificar ideas y obtener una visión general de nuestro proyecto como a captar inversores y financiación.

4. Ser autónomo, no serlo o formar una sociedad

Llega el momento de decidir: ¿Sólo o acompañado? ¿Debo darme de alta en autónomos? ¿O será mejor formar una sociedad? En función de las características del negocio y sus necesidades presentes y futuras (tanto a corto como a medio plazo), deberás elegir la fórmula que mejor se adapte y, cómo no, llevar a cabo todos los trámites: Alta en Hacienda y Seguridad Social, inscripción en el Registro Mercantil, etc.. Los trámites dependerán de la fórmula escogida.

5. La formación continua

Montar nuestro propio negocio exige, al menos, conocer los aspectos básicos de materias muy diversas, tanto orientadas a nuestra especialidad como todas las referentes a la gestión empresarial e, incluso, las ramas comercial y de marketing, en especial en Internet, que en los últimos años se ha consolidado en una fuerza transformadora capaz de determinar el modelo de negocio de cualquier empresa.

6. Dónde está el dinero: Encontrar financiación

darsemanoComo no podía ser de otra forma, para poder poner en marcha un proyecto necesitaremos un capital mínimo. Si no contamos con fondos propios suficientes, en la actualidad podemos recurrir a un amplio abanico de posibilidades, desde las más tradicionales como la financiación bancaria o las subvenciones públicas, hasta alternativas en alza como el crowdfunding o micromecenazgo.

7. Cuando la ubicación puede ser la clave del éxito

La ubicación, en especial si nuestro negocio es de carácter comercial o tiene un establecimiento abierto al público, puede ser determinante para su éxito o su fracaso. Por ello, es necesario apoyarse en el estudio de mercado realizado previamente y escoger aquella localización capaz de dar respuesta a nuestras necesidades como empresa y de encontrarse en la misma zona que nuestro público objetivo… siempre dentro de nuestras posibilidades.

8. La selección de proveedores

En muchas ocasiones este es un aspecto al que no prestamos tanta atención como debiéramos, pero una correcta selección de proveedores, tanto de productos como de servicios, puede ahorrarnos muchos costes (y disgustos) a lo largo del tiempo, así como influir directamente en la calidad de los productos y servicios que nosotros ofrecemos como empresa.

9. Buscando talento: La contratación de personal

Este es otro de los puntos clave que pueden hacer que tu empresa suba como la espuma o descienda en picado. Tus empleados son “el alma de tu empresa”, los que la representan y los que colaboran en que tus productos y servicios salgan adelante. Por ello, tener claro los perfiles que necesitas y realizar una buena selección puede marcar una gran diferencia

10. La meta: vender y facturarLa meta es vender y facturar

Vender y facturar para generar beneficios es, obviamente, la meta de cualquier empresa. Para ello, deberás poner en marcha las estrategias comerciales y de marketing más adecuadas a tu producto y a tu contexto, pensando siempre a qué tipo de clientes quieres llegar.

 

¿Cómo contabilizar un préstamo?

Un  porcentaje elevado de pymes y autónomos  necesita financiación para iniciar su actividad, para dar un nuevo impulso a su empresa o por falta de liquidez.

Una vez  empezamosID-100178586 a pagar cuotas de los préstamos, nos surge la duda “ Cómo contabilizo el recibo mensual de mi cuota de préstamo?”.

En un préstamo, los gastos fiscalmente deducibles son los intereses que se  generan por el dinero que el banco nos ha prestado, también son deducibles todos los gastos relacionados con las comisiones de apertura del préstamo.

Los intereses se contabilizan en la cuenta 662-Intereses de deudas a corto plazo, y en la cuenta 663-Intereses de deudas a largo plazo.

Y muchas veces nos preguntamos  porque no podemos deducirnos todo el recibo, si es un pago para la empresa, pues muy sencillo:

Los intereses son  “la carga financiera” y se deducen  porque sí son un gasto para la empresa, y el resto de la cuota, que en el recibo suele poner ”capital amortizado”, no es un gasto. Es  un dinero que nos  han prestado y vamos a invertir en  nuestro negocio.

Hay que tener en cuenta que pedir financiación externa  no es necesariamente algo malo para un autónomo o una pyme. La financiación interna que puede provenir de los socios ,de los  beneficios de la empresa, etc…,  supone un esfuerzo para el empresario y puede limitar los objetivos que queremos conseguir.

Imaginaros que queremos pedir un préstamo para comprar un bien de inversión, pensad que el bien sirve para llevar a cabo la actividad diaria (vehículos, ordenadores, maquinaria…), por lo tanto mejorará  nuestro rendimiento. El pago de las cuotas supone  un esfuerzo mes a mes, pero nos reportará un beneficio en productividad.

Hay que tener muy claro de cuánto dinero queremos disponer para comprar el bien. Todos los bienes tienen una vida útil determinada, por lo que sería conveniente que el tiempo que tendremos para devolver el préstamo, sea igual o inferior a la vida útil del bien.

Contablemente, la compra de  un bien de inversión  también nos ayuda a poder deducirnos gastos, porque los bienes se han de amortizar y las cuotas de amortización también son deducibles para autónomos y pymes. El tema de amortizaciones lo trataremos en un artículo próximamente.

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¿Qué es un albarán?

Una de las nuevas funcionalidades que hemos incorporado a principios de año es la posibilidad de crear albaranes, funcionalidad muy demandada por nuestros usuarios.
Por ello, esta semana os vamos a explicar los conceptos básicos que debemos saber si vamos a emitir albaranes.

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¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido o la prestación de un servicio entre ambas partes.
Este documento es elaborado por el emisor o persona que envía la mercancía. Una vez recibida la mercancía o servicio, debe ser firmado y sellado por el receptor y sirve como  comprobante de haber entregado la mercadería de manera conforme.

Requisitos del albarán

– Fecha de albarán
– Número de albarán
– Datos identificativos del vendedor y comprador
– Descripción y cantidad del producto
– Firma y sello del receptor de la mercancía

Desde la herramienta Contasimple se pueden elaborar albaranes de forma rápida y sencilla. Además, una de las grandes ventajas que ofrece la herramienta es que con tan sólo un clic podrás adjuntar los albaranes y crear la factura.

1200 empresas se beneficiarán de las ayudas al comercio electrónico

programa mentoring

Como ya os explicamos hace algunas semanas el Ministro de Industria a través de la entidad pública Red.es puso en marcha un programa de ayudas financieras destinadas a desarrollar las capacidades de las Pymes y potenciar sus negocios a través de los nuevos canales de venta.

La entidad pública explicó que este programa, que ya es su tercera edición,  han tenido record de solicitudes con más de 3500 peticiones por parte de autónomos y Pymes.

Finalmente un total de 1200 empresas se beneficiarán del programa denominado “Mentoring en comercio electrónico”, con un presupuesto total de 18,06 millones de euros.

Red.es financiará el 80% del importe total de la actuación siendo la ayuda máxima para el asesoramiento especializado de 5.000 euros y para la implantación de soluciones y servicios tecnológicos de comercio electrónico de 10.000 euros. Por su parte, el beneficiario deberá financiar la cantidad no subvencionada, que asciende a un 20%, así como los impuestos indirectos aplicables.

Para César Miralles, director general de Red.es, el éxito de esta convocatoria ha sido “rotundo, lo que anima a seguir trabajando para potenciar nuevos canales de venta en el tejido empresarial del país”.

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