¿Cómo gestionar albaranes, presupuestos y facturas en Contasimple?

En el post de esta semana os enseñamos la forma sencilla y rápida de poder hacer el circuito completo de documentos de una compra venta en Contasimple.

Primero os defino cada documento:

El presupuesto es el documento mercantil que se emite para informar a un cliente del coste del servicio o producto que éste demanda.

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido o la prestación de un servicio del emisor al receptor.

La factura es el documento que acredita legalmente el final del proceso de la compra venta, es decir el justificante fiscal.

Desde Contasimple es posible realizar los tres documentos y además es posible copiar el contenido de uno en el otro sin necesidad de volver a introducir los datos en cada uno.

Todas las operaciones se deben hacer desde las pantallas de listado de cada uno de los documentos, y están disponibles en los iconos de la columna operaciones.

Cuando creas un presupuesto, puedes crear posteriormente el albarán asociado a dicho presupuesto clickando en el icono de Albaranar presupuesto. Verás que el estado del presupuesto cambia de No facturado a Albaranado, y también puedes facturarlo, clickando sobre el icono de Facturar presupuesto. En éste último caso el estado pasará a Facturado.

Si lo deseas también puedes cambiar a otro estado con el icono de cambio de estado.

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En el caso de que hayas creado un albarán, puedes facturarlo clickando en el icono Facturar albarán y el estado pasará a ser Facturado. También puedes facturar varios albaranes de vez, seleccionando la opción “Facturar albaranes seleccionados” que se encuentra en la parte superior del listado de albaranes.

De igual forma que con los presupuestos, con los albaranes también puedes cambiar el estado de forma manual clickando sobre el icono de cambio de estado.

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Por último, cuando tienes creada la factura, te permite generar un abono de la misma clickando en el icono Generar abono de factura, y también te permite registrar los cobros asociados a la factura clickando en el icono Gestionar cobros.

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Para los tres documentos, hay múltiples opciones que son compartidas en los tres listados, como crear el documento por copia, editarlo, eliminarlo, descargar el documento en formato PDF, adjuntar un archivo, enviar el documento por correo electrónico, etc.

En Contasimple, todas las facturas, albaranes y presupuestos que lleven documentos asociados, se mostrarán en la parte inferior de la pantalla de edición de cada uno de ellos.

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Si eres autónomo, ¿cómo deducir la compra de un coche?

Cuando un autónomo compra un coche, se plantea si puede registrar la adquisición del mismo en la contabilidad de su actividad para poder desgravárselo.

Si recordáis en un post anterior: http://blog.contasimple.com/2014/10/que-requisitos-son-necesarios-para-que-un-gasto-sea-deducible  se hablaba de los requisitos para que un gasto sea fiscalmente deducible. Los criterios que marca la Agencia Tributaria son:

  • Deben estar vinculados a la actividad económica que realiza el autónomo.
  • Deben estar justificados con documentos oficiales: facturas, en algunos casos facturas simplificadas o recibos.
  • Por último, deben estar registrados en la contabilidad del autónomo, en el correspondiente libro de facturas recibidas, gastos o bienes de inversión. Todos estos libros están disponibles en Contasimple.4

Pues bien, vamos a centrarnos en el primer criterio para conocer como se deduce la compra de un coche y los gastos posteriores que se generan del mismo.

La Agencia Tributaria estipula que sólo se puede deducir el 50% del IVA de la compra y en el IRPF el 0%.

Deducción IVA

En referencia al IVA,  consideran que se puede deducir el 50% de la cuota de IVA. Lo consideran así, justificando que un vehículo no se usará para la actividad en exclusiva, sino que también los fines de semana o para uso particular.

Sólo podrás deducirte el 50% si puedes demostrar que lo utilizas para la actividad económica, demostrable por ejemplo con listados de clientes que vivan en diferentes poblaciones, con control de las visitas de los clientes, en definitiva lo que sirva para determinar que necesitas un desplazamiento para realizar tu actividad.

En el caso de los profesionales del transporte de mercancías, taxistas, autoescuelas o servicios de vigilancia, está restricción no será aplicable, y podrán deducirse el 100% del IVA.

Deducción IRPF

Con este impuesto hay diferencias respecto al IVA. En el IRPF se ha de vincular el vehículo al 100% o al 0% a la actividad, es decir, o todo o nada.

Fotolia_45053343_XS-spectrumbluePuedes vincular el 100% si eres profesional del transporte o tu actividad es otra de las antes mencionadas. Pero si no es el caso, y es un vehículo que la Agencia Tributaria considera que puede utilizarse para uso particular esporádicamente, no podrás desgravarte nada como gasto en el IRPF.

Para los gastos que se vayan generando posteriormente derivados del vehículo (reparaciones, seguro, mantenimiento, gasolina, etc.), el tratamiento para deducción de gastos en IVA e IRPF será el mismo que cuando se registró la compra, en lo que se refiere a porcentajes. Y siempre hay que tener en cuenta que no sean excesivos, para no llamar la atención en caso de inspección delante de la Agencia Tributaria española.

En Contasimple, si no eres profesional del transporte, compras un coche y deseas desgravarlo tal como hemos explicado, debes registrarlo en el libro de registro de bienes de inversión, poniendo como imputación 0% (para que lo tenga en cuenta en el IRPF), y en Opciones Avanzadas haciendo constar la imputación a IVA el 50%.

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Alta de autónomos en Punto PAE

Una vez que tenemos claro que queremos iniciar una actividad económica en solitario y decidimos ser autónomo, uno de los primeros obstáculos que nos encontrarnos es la burocracia.

¿Qué trámites hay que seguir para conseguir el alta de autónomos?  A veces se nos puede hacer muy difícil, papeleo y más papeleo: agencia tributaria, seguridad social, ayuntamiento…

Pues bien, desde hace un tiempo existen los denominados Punto PAE (Punto de Atención al Emprendedor). Estos puntos dependen del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y se encuentran por todo el territorio español.

El punto PAE te ayudará a crear tu empresa de forma muy rápida, dándote toda la Red-PAE-2información necesaria para su puesta en marcha, gestionándote todos los trámites delante de los Organismos Oficiales y ofreciéndote toda la información de fuentes de financiación ,ayudas, incentivos, ventajas fiscales y normativas aplicables a tu actividad.

Puedes buscar tu punto PAE en el siguiente enlace:

http://portal.circe.es/es-ES/servicios/Paginas/BuscadorPAE.aspx

El punto PAE realizará los trámites de forma telemática a través de la red CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas), cumplimentando el DUE (Documento Único Electrónico), tu alta de declaración censal (es decir, el inicio de actividad en la Agencia Tributaria) y el alta de autónomos en la Tesorería General de la Seguridad Social.

trabajo-cuenta-ajena-y-autonomoPara ello sólo necesitas presentar tu DNI, el DNI de tu cónyuge (si estás casado/a) y la tarjeta de la Seguridad Social. En el caso de tener trabajadores también serán necesarios sus números de afiliación a la Seguridad Social. También tendrás que informarles del domicilio y metros cuadrados del local, si lo tienes, donde desarrollarás tu actividad.

Además, como necesitarás saber tu epígrafe de IAE y CNAE, ellos te lo facilitarán. Así como también te informarán de las bases de cotización en el momento de darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

Por último, debes saber que para darte de alta de autónomos necesitas tener una mutua de accidentes (recomendable buscar una cercana a tu lugar de trabajo). El punto PAE también te dará información sobre qué pasos seguir.

A parte de los trámites indispensables para darte de alta como autónomo, el punto PAE tramita otras gestiones: Inscripción de ficheros de carácter personal en la Agencia Española de protección de datos, Solicitud de reserva de Marca o Nombre Comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas, Solicitud de Licencias en el Ayuntamiento, Comunicación de los contratos de trabajo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), etc.

Así que si quieres darte de alta de autónomos, decídete a ir a un punto PAE y en 24 horas tendrás todo el papeleo listo para empezar a trabajar!

contabilidad autónomos

 

Novedades para usuarios de Contasimple en Latinoamérica.

mapaLa última versión de Contasimple trae mejoras específicas para los usuarios de México, Argentina, Colombia, Chile, Perú, Venezuela y en general, para del resto de Latinoamérica.

Concretamente, les ofrece mayor control a la hora de configurar el formato de fechas, números y monedas, para visualizarlas como generalmente lo hacen en su cultura.

Merece especial atención destacar que ahora se podrá configurar la posición del símbolo de la moneda para que se visualice delante del importe, como es habitual en los mencionados países, tanto en las facturas, presupuestos y albaranes, como en todas las pantallas de la aplicación.

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La configuración para cada tipo de documento se hace desde una pantalla distinta, así la del formato de las facturas debe realizarse desde Configuración→Facturas, la de presupuestos desde Configuración→Presupuestos, la de albaranes desde Configuración→Albaranes y la de las pantallas de la aplicación desde Configuración → Impuestos (sólo disponible si se ha seleccionado una región fiscal no española).

Otra actualización para los usuarios de Latinoamérica, es la posibilidad de configurar un tercer tipo impositivo que se aplica al total de la factura. Aunque el programa soportaba con anterioridad hasta dos tipos, ahora se ha ampliado para adaptarse mejor a la normativa fiscal de cada país.

Se pueden configurar hasta tres tipos de impuestos diferentes desde Configuración →Impuestos, que generalmente son el IVA (IGV en Perú), Retenciones y, si es de aplicación, un tercer tipo impositivo.

Los porcentajes del IVA (o IGV en Perú) ya viene preconfigurados por la aplicación en función del país que seleccione el usuario al darse de alta, pero se pueden modificar de ser necesario.

contabilidad autónomos

 

 

 

 

 

 

 

Amortización de bienes de inversión

ID-10067754La Agencia Tributaria supone que ciertos bienes tienen una vida útil de varios años y por lo tanto no permite desgravarlos en el IRPF enteramente en un solo trimestre y define unas reglas de cómo desgravarlos poco a poco durante varios años, hasta llegar a que su valor sea 0.

Sin embargo, la compra de bienes si permite desgravar el IVA correspondiente en el momento de la compra.

Técnicamente, las amortizaciones son el importe de la  depreciación o pérdida de valor irreversible que experimenta el bien de inversión: vehículos, maquinaria, ordenadores… (inmovilizado material) o software… (inmovilizado intangible), que hemos adquirido para desarrollar una actividad.

La Agencia Tributaria tiene elaboradas unas tablas donde estipula cómo amortizar según la clasificación del bien. La amortización podrá ser contabilizada en base a dos criterios, por coeficiente (un porcentaje) o por años. Siempre es aconsejable amortizar al máximo porcentaje o menor número de años posible.

TABLA DE AMORTIZACIÓN:

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Fuente: Agencia Tributaria

Este bien de inversión lo contabilizamos en el libro de registro de bienes de inversión, y la amortización del bien será el importe deducible como gasto trimestre a trimestre en el  IRPF.

Contasimple te permite contabilizarlo desde el libro de registro de bienes de inversión, dónde seleccionando el tipo de bien te mostrará la tabla anterior. Podrás escoger amortizar entre coeficiente o años y el programa ya te genera los cálculos correspondientes para hacer la desgravación en cada uno de los trimestres, sin tener que contabilizarlo cada período.

A tener en cuenta, que cuando se realiza la compra de un bien de inversión, el desembolso que supone el bien no debe considerarse gasto sino inversión porque el valor del bien sigue siendo un activo para la empresa, pero en lugar de estar en la cuenta bancaria, está siendo usado para llevar a cabo una actividad.

Es importante remarcar que si el importe del bien es igual o inferior a 300 € (base imponible), no hace falta amortizarlo en períodos, sino que se puede registrar como un gasto, en este caso en el libro de facturas recibidas y así deducirlo de una sola vez. Si el importe de la compra es mayor a 300 € (base imponible), deberá amortizarse tal como estipula la Agencia Tributaria, como hemos explicado anteriormente. Este importe es de aplicación a partir del 2015, ya que anteriormente estaba fijado en 600 €. (base imponible).

Foto: http://www.freedigitalphotos.net/

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Cómo crear una factura en 15 segundos en Contasimple.

Untitled-1Desde la última actualización de Contasimple, nuestra aplicación se ha vuelto más ágil, intuitiva y fácil de usar. Todo esto gracias al rediseño de la interfaz gráfica que hace que los menús sean más visuales y sencillos de utilizar, ahora con desplegables.

Pues bien, a partir de ahora crear una factura sólo te va a suponer 15 segundos de tu tiempo.

Dirígete a la pestaña contabilidad del menú principal. Esta pestaña se encuentra en el menú de la  parte superior izquierda.

En el desplegable que se te abre, tienes que ir a facturas emitidas, y justo al lado en el signo +, clicka para que se abra la pantalla de nueva factura directamente.

Ahora crea tu factura en quince segundos:

  • Obtén el número de factura (si tienes predeterminado el sistema de auto numeración te da el número automático).
  • Indica las fechas de factura y vencimiento. Si la fecha es la del día de creación no debes hacer nada más.
  • Selecciona el tipo de ingreso en el desplegable.
  • Selecciona el cliente en el desplegable si el cliente ya está grabado en la base de datos de clientes, sino podrás darlo de alta desde esa misma pantalla.
  • Selecciona los conceptos, hazlo clickando en el símbolo de la caja, y se te abrirá una pantalla para seleccionar los productos/servicios que tienes introducidos en el apartado catálogo.
  • Por último, clicka el botón verde de insertar factura o el azul de insertar y enviar.

contabilidad autónomos

 

Estrenamos nueva versión con nuevo aspecto.

Después de un largo tiempo trabajando duro, ya tenemos lista la nueva versión de Contasimple.

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Son múltiples las modificaciones que hemos llevado a cabo en este tiempo, entre ellas:

  • Nueva interfaz gráfica. Estrenamos un nuevo diseño mucho más ágil e intuitivo.
  • Hemos mejorado la exportación: Ahora permite exportar en más formatos (XLS, XLSX, PDF, HTML y CSV) y es totalmente compatible con las versiones de Excel de móviles y tabletas. Además, la exportación de libros de registro se ha separado para IVA e IRPF, mostrando así la información relevante para cada tipo de impuesto.
  • Importación automática de facturas de proveedores: si tus proveedores utilizan Contasimple, ésta nueva versión te permitirá contabilizar sus facturas automáticamente. Pídeles que activen la opción desde Configuración -> Importación de Facturas, y cada factura que te envíen contendrá un enlace para importarla automáticamente! Y si no utilizan Contasimple, anímales y te ahorrarás mucho tiempo.
  • Actualizados los modelos de impuestos a la nueva normativa: Hemos actualizado el modelo 115 de Retención de alquileres y el 130 de IRPF a la nueva normativa de aplicación a partir del 2015.
  • Soporte para el formato FacturaE 3.2: Desde el 15 Enero del 2015 los usuarios que facturan a la administración pública tienen que enviar las facturas en este formato. Desde Contasimple ya lo soportamos e incluso podrás importar tu certificado digital para firmarlas desde nuestra aplicación.
  • Mejorada la conversión de Albaranes a Facturas: ahora se puede facturar copiando los conceptos, línea a línea, directamente a la factura.
  • Para usuarios con actividades exentas de IVA: estrenamos dos nuevos tipos de plantilla que no muestran los impuestos en la tabla de conceptos, ni en la tabla resumen si su tipo es 0%.
  • Para usuarios de Latinoamérica: ya se puede configurar la aplicación para que el símbolo de la moneda aparezca antes de la cantidad, y también se pueden personalizar los tipos impositivos de la retención.
  • Nuevos tutoriales: hemos incorporado dos nuevos tutoriales que os explican cómo facturar con Recargo de Equivalencia o cómo utilizar el Catálogo de productos/servicios.

Prueba todas estas mejoras y muchas otras en www.contasimple.com.

Aprovechamos para agradecer el apoyo que nos brindáis con el uso del programa y  que nos anima a seguir trabajando día a día para mejorar.

 

 

 

Cómo montar una empresa en 10 pasos… y hacer que dure.

Por Javier Santos, socio fundador de  Logo Infoautonomos

Parece que en los últimos años “hacerse emprendedor” ha dejado de ser una tendencia o una moda para convertirse en toda una realidad dentro del mapa económico en España. En la actualidad, más del 95% de las empresas españolas son PYMES, micropymes y autónomos y éstos crean más del 75% de los puestos de trabajo.

flechasSin embargo, poner en marcha un negocio no es tarea fácil. De hecho, el reto ni siquiera está en “echarlo a rodar”, si no en conseguir consolidarlo a lo largo del tiempo. El volumen

de creación de empresas ha aumentado considerablemente en nuestro país desde hace ya tiempo, pero el ritmo de destrucción de empresas, esto es, aquellas obligadas a echar el cierre antes de dos años, también se ha incrementado considerablemente.

Por ello, y antes de iniciar un negocio, es necesario asentar los cimientos de nuestro proyecto de tal manera que pueda garantizar su crecimiento, su desarrollo y su consolidación. Por ello,  hoy recogemos esta pequeña Guía para hacerse autónomo y emprender en 10 pasos que refleja las etapas esenciales por las que debe atravesar nuestro proyecto antes de poder comenzar a llamarlo “negocio”.

1. La idea de negocio

Todo proyecto comienza con una idea de negocio. Sin embargo, no toda idea es viable, por lo que debemos aprender a valorar si esa idea puede convertirse en un negocio capaz de generar beneficios y si estamos en disposición de cristalizarla y desarrollarla en un proyecto concreto.

2. El estudio de mercado

Por muy buena que sea nuestra idea, el negocio no existe sin un mercado dispuesto a comprar. Por ello, deberemos analizar el mercado en el que nos pretendemos integrar, la existencia de demanda o no, el funcionamiento del mismo, las barreras de entrada… Y muy importante: investigar a nuestra competencia, tanto en lo positivo (como fuente de inspiración) como en lo negativo (tomando buena nota de lo que debemos evitar)

3. Plan de empresa

Plan de empresa

Una vez tenemos claro cuál es nuestra idea de negocio y el mercado en el que nos
moveremos, debemos desarrollar un plan de empresa o plan de negocio En éste deberemos plasmar todos los detalles del proyecto de forma concisa: la idea y su propuesta de valor, el mercado en el que nos moveremos, las necesidades económicas y de financiación del proyecto, las estrategias comercial y de marketing que seguiremos, etc.

Aunque el plan de negocio es un documento dificultoso de elaborar en ocasiones, si lo hacemos bien puede ayudarnos tanto a clarificar ideas y obtener una visión general de nuestro proyecto como a captar inversores y financiación.

4. Ser autónomo, no serlo o formar una sociedad

Llega el momento de decidir: ¿Sólo o acompañado? ¿Debo darme de alta en autónomos? ¿O será mejor formar una sociedad? En función de las características del negocio y sus necesidades presentes y futuras (tanto a corto como a medio plazo), deberás elegir la fórmula que mejor se adapte y, cómo no, llevar a cabo todos los trámites: Alta en Hacienda y Seguridad Social, inscripción en el Registro Mercantil, etc.. Los trámites dependerán de la fórmula escogida.

5. La formación continua

Montar nuestro propio negocio exige, al menos, conocer los aspectos básicos de materias muy diversas, tanto orientadas a nuestra especialidad como todas las referentes a la gestión empresarial e, incluso, las ramas comercial y de marketing, en especial en Internet, que en los últimos años se ha consolidado en una fuerza transformadora capaz de determinar el modelo de negocio de cualquier empresa.

6. Dónde está el dinero: Encontrar financiación

darsemanoComo no podía ser de otra forma, para poder poner en marcha un proyecto necesitaremos un capital mínimo. Si no contamos con fondos propios suficientes, en la actualidad podemos recurrir a un amplio abanico de posibilidades, desde las más tradicionales como la financiación bancaria o las subvenciones públicas, hasta alternativas en alza como el crowdfunding o micromecenazgo.

7. Cuando la ubicación puede ser la clave del éxito

La ubicación, en especial si nuestro negocio es de carácter comercial o tiene un establecimiento abierto al público, puede ser determinante para su éxito o su fracaso. Por ello, es necesario apoyarse en el estudio de mercado realizado previamente y escoger aquella localización capaz de dar respuesta a nuestras necesidades como empresa y de encontrarse en la misma zona que nuestro público objetivo… siempre dentro de nuestras posibilidades.

8. La selección de proveedores

En muchas ocasiones este es un aspecto al que no prestamos tanta atención como debiéramos, pero una correcta selección de proveedores, tanto de productos como de servicios, puede ahorrarnos muchos costes (y disgustos) a lo largo del tiempo, así como influir directamente en la calidad de los productos y servicios que nosotros ofrecemos como empresa.

9. Buscando talento: La contratación de personal

Este es otro de los puntos clave que pueden hacer que tu empresa suba como la espuma o descienda en picado. Tus empleados son “el alma de tu empresa”, los que la representan y los que colaboran en que tus productos y servicios salgan adelante. Por ello, tener claro los perfiles que necesitas y realizar una buena selección puede marcar una gran diferencia

10. La meta: vender y facturarLa meta es vender y facturar

Vender y facturar para generar beneficios es, obviamente, la meta de cualquier empresa. Para ello, deberás poner en marcha las estrategias comerciales y de marketing más adecuadas a tu producto y a tu contexto, pensando siempre a qué tipo de clientes quieres llegar.

 

¿Cómo contabilizar un préstamo?

Un  porcentaje elevado de pymes y autónomos  necesita financiación para iniciar su actividad, para dar un nuevo impulso a su empresa o por falta de liquidez.

Una vez  empezamosID-100178586 a pagar cuotas de los préstamos, nos surge la duda “ Cómo contabilizo el recibo mensual de mi cuota de préstamo?”.

En un préstamo, los gastos fiscalmente deducibles son los intereses que se  generan por el dinero que el banco nos ha prestado, también son deducibles todos los gastos relacionados con las comisiones de apertura del préstamo.

Los intereses se contabilizan en la cuenta 662-Intereses de deudas a corto plazo, y en la cuenta 663-Intereses de deudas a largo plazo.

Y muchas veces nos preguntamos  porque no podemos deducirnos todo el recibo, si es un pago para la empresa, pues muy sencillo:

Los intereses son  “la carga financiera” y se deducen  porque sí son un gasto para la empresa, y el resto de la cuota, que en el recibo suele poner ”capital amortizado”, no es un gasto. Es  un dinero que nos  han prestado y vamos a invertir en  nuestro negocio.

Hay que tener en cuenta que pedir financiación externa  no es necesariamente algo malo para un autónomo o una pyme. La financiación interna que puede provenir de los socios ,de los  beneficios de la empresa, etc…,  supone un esfuerzo para el empresario y puede limitar los objetivos que queremos conseguir.

Imaginaros que queremos pedir un préstamo para comprar un bien de inversión, pensad que el bien sirve para llevar a cabo la actividad diaria (vehículos, ordenadores, maquinaria…), por lo tanto mejorará  nuestro rendimiento. El pago de las cuotas supone  un esfuerzo mes a mes, pero nos reportará un beneficio en productividad.

Hay que tener muy claro de cuánto dinero queremos disponer para comprar el bien. Todos los bienes tienen una vida útil determinada, por lo que sería conveniente que el tiempo que tendremos para devolver el préstamo, sea igual o inferior a la vida útil del bien.

Contablemente, la compra de  un bien de inversión  también nos ayuda a poder deducirnos gastos, porque los bienes se han de amortizar y las cuotas de amortización también son deducibles para autónomos y pymes. El tema de amortizaciones lo trataremos en un artículo próximamente.

Foto: http://www.freedigitalphotos.net/

¿Qué es un albarán?

Una de las nuevas funcionalidades que hemos incorporado a principios de año es la posibilidad de crear albaranes, funcionalidad muy demandada por nuestros usuarios.
Por ello, esta semana os vamos a explicar los conceptos básicos que debemos saber si vamos a emitir albaranes.

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¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido o la prestación de un servicio entre ambas partes.
Este documento es elaborado por el emisor o persona que envía la mercancía. Una vez recibida la mercancía o servicio, debe ser firmado y sellado por el receptor y sirve como  comprobante de haber entregado la mercadería de manera conforme.

Requisitos del albarán

– Fecha de albarán
– Número de albarán
– Datos identificativos del vendedor y comprador
– Descripción y cantidad del producto
– Firma y sello del receptor de la mercancía

Desde la herramienta Contasimple se pueden elaborar albaranes de forma rápida y sencilla. Además, una de las grandes ventajas que ofrece la herramienta es que con tan sólo un clic podrás adjuntar los albaranes y crear la factura.