Anticipo de clientes

Anticipo de clientes: Cómo declarar el IVA

Actualizado a 05/11/2020.

Un error habitual entre los autónomos y pymes es el de no ingresar el IVA del anticipo de clientes cuando toca. Para evitar este error, te explicamos la diferencia entre el anticipo de clientes y la provisión de fondos, cómo emitir la factura de anticipo de clientes y cómo emitir también la factura definitiva correctamente.

¿Qué es el anticipo de clientes?

El anticipo de clientes es una cantidad de dinero entregada por adelantado, a cuenta de entregas o servicios futuros.

¿Qué es una provisión de fondos o suplido?

La provisión de fondos es una cantidad de dinero entregada por el cliente para que el prestador de los servicios pueda realizar una serie de gastos por cuenta y en nombre del cliente (con mandato expreso).

Es decir, quien recibe la cantidad de dinero la gasta en representación de su cliente.

En este caso, como señala el artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA, no forma parte de la base imponible del IVA ni del IRPF.

Para que la provisión de fondos o suplido se considere como tal, no puede utilizarse para el pago de honorarios.

Requisitos para que la provisión de fondos o suplido no forme parte de la base imponible

  • Ha de tratarse de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. Se acredita mediante la factura expedida a cargo del cliente.
  • Pago efectuado en virtud de un mandato expreso, verbal o escrito, del cliente por cuya cuenta actúe.
  • La cantidad percibida por el mediador debe coincidir exactamente con el importe del gasto en que ha incurrido el cliente.
  • El empresario o profesional mediador no podrá deducir el impuesto que hubiera gravado los gastos pagados en nombre y por cuenta de su cliente.

La provisión de fondos o suplido es muy común en el mundo de la abogacía, en que el abogado debe realizar una serie de gestiones en nombre de su representado para poder realizar sus servicios.

Cómo emitir la factura de anticipo de clientes

Ahora ya tenemos clara la diferencia entre el anticipo de clientes y la provisión de fondos. En el caso del anticipo de clientes, debes emitir factura. Esta factura debe desglosar la base imponible del IVA y, en su caso, la retención del IRPF.

Tendrás que declarar el IVA trimestral de la factura de anticipo en el periodo fiscal en que la emites; independientemente del periodo fiscal en que emitas la factura definitiva.

Ejemplo sobre cómo facturar el anticipo de clientes

1. Factura de anticipo

Nuestro cliente nos hace un pedido de un importe total de 4000€ (sin IVA incluido). Le solicitamos un anticipo del 25%. Para ello, el 1 de septiembre emitimos la factura de anticipo.

La factura de anticipo será de 1000€ de base imponible más el IVA del 21% (210€):

Factura de anticipo

2. Factura definitiva

Una vez realizada la entrega o la prestación del servicio, emitimos la factura definitiva por el total del pedido. En nuestro caso, el 1 de octubre. Hacemos constar el anticipo que ya hemos facturado antes y el número de la factura de anticipo:

Hacer constar el anticipo de clientes en la factura definitiva

Como puedes ver, en la factura definitiva solo acaba constando el IVA de la parte de la base imponible (3000€) que nos faltaba por facturar (630€), puesto que el IVA del anticipo ya lo hemos facturado en la factura de anticipo.

Cuidado con la declaración del IVA

Siguiendo el anterior ejemplo, la factura del anticipo (de septiembre) se contabiliza en el periodo 3T (tercer trimestre), mientras que la factura definitiva por el importe total del servicio (octubre) se contabiliza en el periodo 4T (cuarto trimestre).

Por lo tanto, el IVA repercutido por el anticipo (210€) se debe incluir en la declaración del IVA trimestral del 3T.

Anticipo de clientes y declaración del IVA

En cambio, el IVA repercutido en la factura definitiva que hemos emitido en octubre (630€), se debe incluir en la declaración del IVA trimestral del 4T.

Declaración del IVA en el anticipo de clientes

Resumiendo, es importante que sepas que el IVA del anticipo (y en su caso, la retención del IRPF) tienes que declararlo en el trimestre en que hayas cobrado ese adelanto. No puedes retrasarlo al momento de emitir la factura definitiva.

Anticipo de clientes con retención de IRPF

Si facturas con retención de IRPF, en el caso del anticipo de clientes, además de incluir el IVA en el anticipo, también tendrás que incluir la retención.

Ejemplo de un autónomo profesional que factura un anticipo con retención a una empresa

Al emitir tu factura de anticipo, lo primero será marcar la retención de IRPF que corresponda. Vamos a poner el 15% en nuestro supuesto para que se entiendan las cifras que se explican a continuación.

Factura de anticipo - cómo hacer constar la retención de IRPF

La factura de anticipo con una base imponible de 1000€ incluiría, además de los 210€ de IVA, 150€ de retención de IRPF:

Factura de anticipo con IVA y retención de IRPF

Y la factura definitiva, con un importe total de 4000€ siguiendo el ejemplo anterior, quedaría con un IVA (630€) y retención de IRPF (450€) por la base imponible que nos quedaba por facturar (3000€). Haríamos constar también el importe en negativo del anticipo de clientes de 1000€ facturado anteriormente y el número de la factura de anticipo:

Factura definitiva con IVA y retención de IRPF

El anticipo de  clientes y el modelo 347 de Operaciones con Terceros

El modelo 347 de Operaciones con Terceras Personas es un modelo anual en el que se declaran las operaciones con clientes y proveedores con desglose por trimestre. Ello conlleva que, si no declaras el IVA de un anticipo en el trimestre que toca, se pueden producir discrepancias con lo declarado por tu cliente. Debes tener en cuenta que la Agencia Tributaria utiliza este modelo para contrastar información. De manera que, no declarar el IVA en el trimestre que toca puede conllevar sanciones tanto por ingresar el IVA fuera de plazo como por presentar el modelo 347 de forma incorrecta.

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Publicado en Autónomos, Contabilidad, Facturación, IVA, Pymes.

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