En este post te explicamos cómo hacer un presupuesto que sea fácilmente convertible en factura una vez tu cliente lo acepte.
Qué es un presupesto
Un presupuesto es un documento que ofrece a nuestro cliente una propuesta. Esta propuesta incluye los productos o servicios que le ofrecemos con su descripción detallada, y el precio. El precio detalla el precio unitario, el descuento si aplica, la parte correspondiente a IVA y retención de IRPF, si corresponde, y el importe total. Lo ideal es que el presupuesto cumpla todos los requisitos de una factura para así poder crear la factura automáticamente una vez nuestro cliente acepte el presupuesto. A continuación te explicamos cómo hacer un presupuesto.
Ejemplos de presupuestos
Para ver ejemplos de presupuestos, consulta este enlace donde te mostramos distintos modelos de presupuestos.
Cómo hacer un presupuesto paso a paso en Contasimple
Paso 1. Haz clic en «crear un presupuesto»
Inicia sesión en Contasimple y enseguida verás a la izquierda, dentro del apartado de Contabilidad, la opción «Crear un presupuesto»:
Paso 2. Nuevo presupuesto
Haz clic en «Obtener número» para crear el número de serie de cada presupuesto de forma correlativa automáticamente. La fecha de emisión del presupuesto saldrá a día de hoy automáticamente. Si quieres cambiarla, escoge el día en el calendario que te aparecerá. Selecciona el cliente a quien va dirigido tu presupuesto. O crea un nuevo cliente si aún no lo tienes registrado en tu listado de clientes. Si lo deseas, puedes añadir notas privadas y más información en el pie del presupuesto.
Paso 3. Introducir concepto
Introduce tu concepto a mano, o bien escógelo de tu catálogo de productos haciendo clic en la flecha de la izquierda del concepto. Introduce el precio sin IVA, la cantidad y el porcentaje de descuento, si aplica. El programa calculará el total automáticamente. Si quieres añadir una descripción más detallada, haz clic en «Mostrar edición avanzada». Si entregas varios productos en la misma entrega, haz clic en «Añadir otro concepto» y se te creará una nueva línea de concepto. Cuando hayas terminado, haz clic en «Insertar».
Otras opciones adicionales
Notas en el presupuesto
En este campo puedes añadir información adicional que se añadirá al pie de tu presupuesto. Por ejemplo, la información para el pago una vez aceptado el presupuesto. O cualquier otra información que quieras hacer llegar a tu cliente. Puedes escribir directamente en el campo si es información que sólo quieres usar una vez. Si prefieres poder escoger tu nota preestablecida, añade tus notas a través del botón «Gestionar información de la nota». Así crearás tu desplegable personalizado con todas las opciones que quieras utilizar. Este desplegable es compartido para tus presupuestos, facturas y albaranes.
Pie de presupuesto fijo
Si lo que deseas es que determinada información salga siempre en todos tus presupuestos, como por ejemplo la información en el Registro Mercantil de tu empresa, ve a «Configurar presupuesto».
En la nueva página que se te abrirá, verás todas las opciones de personalización. Ve hasta el final, escribe tu nota de pie de página y dale a guardar. Ahora todos tus presupuestos incluirán esta nota fija.
Mensaje del mail
En este campo puedes personalizar el mensaje de correo electrónico que le llegará a tu cliente junto con el presupuesto adjunto en formato pdf.
Puedes llegar fácilmente a esta pantalla cuando al insertar tu nuevo presupuesto, le des a la flecha pequeña que de saldrá a la derecha:
Facturas
Puedes convertir tu presupuesto en factura automáticamente una vez tu cliente lo haya aceptado. En el momento de la conversión podrás editar los detalles, por ejemplo, cambiar la cantidad o el descuento.
Consulta este enlace para saber cómo hacer una factura.
Albaranes
Puedes convertir tu presupuesto en albarán automáticamente si vas a enviar los productos presupuestados a tu cliente. Si el envío no se corresponde exactamente con los mismos productos, cantidades o precios presupuestados; podrás editar el albarán en este momento.
Consulta este enlace para saber cómo hacer un albarán.
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