Series de numeración de facturas, presupuestos y albaranes

Serie de una factura

La serie de una factura es la parte del número de la factura que se utiliza para diferenciar distintas líneas de negocio. Si utilizas distintos epígrafes del IAE, también puedes crear una serie para cada uno de ellos. La serie de una factura también sirve para diferenciar la factura rectificativa (antiguo abono) de la original.

Diferencia entre serie y número de factura

Serie en una factura

La serie de una factura puede ser alfanumérica (creada con letras y números). La serie de una factura se utiliza para:

  • Distinguir actividades económicas o líneas de negocio diferentes dentro de una misma empresa.
  • Cuando se comercializan distintas gamas de productos.
  • También en el caso en que se expidan facturas desde varios establecimientos.
  • Es obligatorio que las facturas rectificativas tengan una serie diferente que la distinga de la factura original.

El número de factura

La numeración de las facturas dentro de cada serie tiene que ser correlativa sin dejar saltos  y en orden cronológico. El número de la factura es la parte formada exclusivamente por números, que han de ser correlativos dentro de su serie.

Cómo crear una serie de facturas

Las series de facturación son personalizables, a diferencia de los números de factura; que han de ser siempre correlativos y ordenados por fecha. Además, pueden ser alfanuméricos. Es decir, cada serie puede tener un nombre (en letras). Por lo que los números puedes utilizarlos solamente para crear la secuencia numérica correlativa.

Te presentamos un ejemplo usando el programa de facturación de Contasimple que podrás aplicar también aunque crees tus series, por ejemplo, en Excel.

NUEVA FACTURA EMITIDA

Por defecto, al lado de tu nueva factura te saldría la serie «Facturas normales». Después podrías crear y configurar de forma personalizada tus series de facturas, establecer la que quieres usar por defecto, y crear tantas otras series de facturas como quisieras. Pero empecemos desde cero.

Configurar series de facturas

Cuando empiezas, solo tienes una serie por defecto, llamada «Facturas normales», y otra serie obligatoria que se llama «Facturas rectificativas».

Cómo crear la serie de facturas rectificativas manualmente

Obligatoriedad de la serie de facturas rectificativas

Es importante que sepas cómo crear la serie de facturas rectificativas, porque esta serie de facturas es obligatoria. Te contamos cómo se crea en Contasimple para que puedas hacerlo igual si creas tus facturas manualmente o, en caso de que uses nuestro programa de facturación, entiendas bien cómo funciona.

La serie de facturas rectificativas de Contasimple consiste, por defecto, en crear una nueva serie que empieza por «R» de «Rectificativa». Después viene un guión, y enseguida el número de la factura rectificativa.

Cómo se debe configurar la numeración de la serie de facturas rectificativas

La serie de facturas rectificativas empezará desde 1. Es decir, el número de la factura rectificativa inicia una nueva secuencia que nada tiene que ver con la numeración en la que te has quedado para tu serie de facturas normales.

Esto es así por imperativo legal. Cada vez que se crea o empieza una serie nueva, la numeración vuelve a iniciarse. Esta numeración siempre tiene que ser correlativa y guardar un orden cronológico (coherente con la fecha de las facturas anteriores y posteriores en el tiempo).

Indicar cuál es la factura rectificada

Además, la factura rectificativa debe indicar siempre cuál es la factura que rectifica. Esta información debe ir a parte, sin que pueda tener nada que ver con la numeración propia de la factura rectificativa. Haz clic en la flecha para rellenar esta información:

Selecciona la factura rectificada

En nuestro ejemplo, vamos a rectificar la factura número 37 de nuestra serie «Facturas normales». Encuentra la factura a rectificar en tu listado de facturas y haz clic en la flecha verde para seleccionarla:

Seleccionar factura rectificada

Una vez seleccionada, el programa te va a preguntar si quieres importar la información de la factura a rectificar para que te sea más fácil rellenarla, ya que así solo tendrás que cambiar los datos a modificar:

Rellenar la factura con la información de la factura a rectificar

Una vez has hecho clic en «Aceptar», tu factura a rectificar ha quedado enlazada con la nueva factura rectificativa que estamos creando. En esta imagen puedes ver bien que la factura a rectificar de la serie «Facturas normales» tiene un número de factura que nada tiene que ver con el número de nuestra serie «Facturas rectificativas». Como aún no habíamos creado ninguna, nuestra factura rectificativa lleva el número 1:

Rectifica factura

Más información sobre las facturas rectificativas en este enlace.

Cómo crear una serie de facturas nueva

Una vez visto el caso de la serie de una factura rectificativa, vamos a ver cómo crear una serie de facturas nueva para otro supuesto distinto.

Crear nueva serie

Ejemplo sobre cómo crear una nueva serie de facturas

Una vez has hecho clic en «Crear nueva serie», te aparecerá este cuadro donde podrás darle un nombre a tu nueva serie, y configurar su numeración fácilmente:

Crear nueva serie de facturas normales.

Ejemplo: como en nuestro negocio tenemos varios establecimientos, hemos decidido que crearemos una serie de facturas para cada uno de ellos. En el ejemplo, hemos creado una serie de facturación a la que le hemos puesto como nombre «Madrid», porque tenemos un establecimiento en esta ciudad.

En la casilla «Máscara», hemos configurado la numeración de nuestra nueva serie para que las facturas creadas en nuestro establecimiento de Madrid empiecen siempre por «MA», seguido del año, y cuatro cifras que se van a rellenar automáticamente con los números correlativos, empezando por 0001. Así es como se verá el número de la primera factura de esta nueva serie:

La nueva serie de facturas

Cómo configurar la serie de una factura

Si haces clic en «Configurar series», se te abrirá este cuadro con el listado de todas las series de facturas que has creado tú mismo y las dos que ya vienen por defecto en Contasimple. Como ves, la nueva serie de facturas «Madrid» ya se encuentra dentro del listado. Si haces clic en la estrella, esta serie pasará a ser la que te saldrá siempre por defecto cuando vayas a emitir una nueva factura. También puedes editarla para modificar su numeración, desactivarla y eliminarla. Desde aquí también podrás crear nuevas series de facturas:

Configurar series facturación

Casos en que la serie de una factura es obligatoria

Si bien hemos dicho que se pueden crear series de facturas cuando ello se pueda justificar para separar distintos tipos de operaciones dentro de un mismo negocio; también hay algunos supuestos en que la creación de series de facturas es obligatoria.

Estos son los supuestos en que las series de facturas son obligatorias:

1. En el caso de las facturas rectificativas (este es el supuesto más común).

2. Cuando quien expide la factura es su destinatario o un tercero distinto al obligado a facturar. (Artículo 5 del Reglamento de Facturación). Debe existir una serie de facturación distinta para cada uno de ellos.

3. Las que expidan los adjudicatarios empresarios o profesionales en los procedimientos de ejecución forzosa. (Disposición adicional quinta del Reglamento del IVA).

4. Cuando se facture a un empresario o profesional la reventa o se le facture más de 10.000€ de plata, platino o paladio; teléfonos móviles; consolas de videojuegos, ordenadores portátiles o tabletas digitales. (Artículo 84.UNO.2º, letra g) de la Ley del IVA).

5. Operaciones intragrupo que se realicen entre grupo de entidades. (Artículo 61 quinquies, apartado 2 del Reglamento del IVA).

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