Como hacer presupuesto para un proyecto

Cómo hacer un presupuesto para un proyecto

En este artículo vamos a ver cómo hacer un presupuesto para un proyecto desde el punto de vista del autónomo o la pyme que tiene que presentar su presupuesto a un cliente potencial. El presupuesto de un proyecto siempre incluye una prestación de servicios que, muchas veces, también va acompañada de materiales y equipamiento que necesitaremos para realizar nuestro proyecto.

Clasificación de productos y servicios por categorías o partidas

Incluso antes de empezar a hacer tu presupuesto, ya puedes empezar a crear y organizar por categorías los diferentes conceptos que forman un presupuesto en tu catálogo. Para ello, puedes crear categorías y subcategorías que engloben los conceptos que pertenecen a una misma partida. De esta forma, al crear tus presupuestos ya tendrás toda la información disponible en tu base de datos personalizada.

Partidas de un presupuesto

Es conveniente desglosar los trabajos a realizar en partidas pequeñas o desglosado en varios conceptos para que seamos más conscientes del trabajo y materiales que necesitamos para llevar a cabo cada paso del proyecto.

  • Prestación de servicios o mano de obra

El coste de la prestación de servicios o mano de obra se mide en horas cuando se requiere utilizar una unidad en el presupuesto. Suele ser común hacer presupuestos por horas en el ámbito de la consultoría. Sin embargo, los presupuestos por proyecto muchas veces no definen el coste por horas; sino por trabajo realizado. Por ejemplo, es el caso de los proyectos de arquitectura o ingeniería. En el caso de obras y reformas, muchas veces se presupuesta por metro cuadrado incluyendo material y trabajo en el mismo concepto. En estos casos, es conveniente desglosar los trabajos a realizar en partidas más pequeñas que detallen en su descripción cada trabajo de la forma más detallada posible para que  nosotros mismos seamos más conscientes del tiempo necesario. En cambio, en el caso de un taller mecánico, hay que desglosar por separado la mano de obra del material.

Además, dentro de la mano de obra también tenemos que tener en cuenta estos otros costes indirectos, si es el caso:

    • Desplazamientos, kilometraje
    • Dietas
    • Alojamiento
  • Materiales

Lo primero será establecer la unidad de medición de cada concepto (metros, kilos, litros, unidades…) para calcular con precisión la cantidad de material que necesitamos. Como ya avanzábamos al hablar de la mano de obra, cuanto más desglosemos más fácil será para nosotros mismos caer en la cuenta de todo el material que necesitamos.

Además, también puede que tengamos que hacer una provisión para:

    • materiales accesorios que pueden ser necesarios en algún momento de dificultad de montaje.
    • Almacén y transporte
    • Pérdida por roturas

Identificación de cliente y proveedor y fechas

Te recomendamos que cumplas con los mismos requisitos que para una factura: Tu nombre y apellidos, razón o denominación social completa, Número de Identificación Fiscal (NIF) y domicilio fiscal. En el presupuesto, no es obligatorio añadir los datos de tu cliente. Puedes hacerlos constar o no, como más te convenga. Añade la fecha de emisión del presupuesto así como su fecha de validez (fecha en que tu cliente tiene que aceptar el presupuesto para que los precios que le has pasado sean válidos).

Precios

Es igual de importante saber calcular el coste que tiene para nosotros realizar el proyecto como saber establecer un precio final que nos suponga un margen de beneficio óptimo. Recuerda también de tener en cuenta tus costes fijos y de tener siempre bien calculado tu umbral de rentabilidad.

IVA y retención de IRPF en su caso

Cuando sea posible, indicaremos el precio unitario de cada hora, unidad, metro u otra unidad de medida que utilicemos, así como la cantidad. Añadiremos luego el tipo de IVA que corresponda. Al final de la factura saldrá el total de la base imponible (sin IVA), el importe correspondiente al IVA y el total final. Haz constar también la retención de IRPF en el caso de que tu factura tuviera que llevarla si tu cliente acepta el presupuesto.

La garantía al cliente

Si ofrecemos garantías al cliente durante X tiempo, tendremos que tener en cuenta también este factor para asegurarnos de que, en caso de tener que hacer algún tipo de mantenimiento o reparación posterior, no nos vamos a pérdidas. Por lo tanto, ten en cuenta también este potencial gasto a la hora de calcular tus precios.

Anticipos

En el presupuesto podemos informar del anticipo que necesitamos para poder empezar a realizar compras de material o trabajos; pero es importante saber que el presupuesto NO sirve como documento para poder recibir el anticipo de nuestro cliente. Para poder recibir un anticipo de cliente, deberemos emitir una factura de anticipo.

Descuentos

Puede ser interesante ofrecer descuentos a nuestro cliente, por ejemplo, en el supuesto de que nos dé un anticipo, o contrate un volumen mínimo de prestaciones o partidas, o también por ejemplo si acepta el presupuesto antes de determinada fecha. Infórmate en este enlace sobre cómo emitir facturas con descuento.

Cómo hacer un presupuesto para un proyecto con Contasimple

Puedes probar el plan Ultimate de Contasimple gratuitamente durante un mes registrándote con un mail. También tenemos plan Básico gratuito para siempre. Una vez inicies sesión estarás en la pantalla de inicio. Haz clic en «Crear un presupuesto»:

Crear un presupuesto

Ahora estás en esta pantalla, con tu plantilla de presupuesto ya preparada. Solo tienes que añadir la información:

Número: Tu número de presupuesto se crea de forma automática y correlativa. Puedes modificarlo o cambiar también la configuración de tu serie. Más información sobre series de numeración.

Fecha del presupuestoFecha: Por defecto, aparecerá el día de hoy. Puedes cambiarlo seleccionando el día en el calendario.

Fecha de Validez: Tienes 4 fechas automáticas: a 30 días, a 60 días, a 90 días y «sin fecha». Si la fecha de validez de tu presupuesto no coincide con ninguna de estas, puedes seleccionarla del calendario.

Cliente: Selecciona automáticamente tu cliente de la lista desplegable o crea tu nuevo cliente si aún no existe en tu base de datos. También puedes dejar este apartado en blanco si prefieres no identificar a tu cliente potencial.

Cliente del presupuesto

Notas privadas: Si lo deseas, puedes registrar anotaciones privadas que no aparecerán en el presupuesto.

Retención: Si tu factura llevará retención de IRPF, escoge el porcentaje a retener para hacerla constar ya también en tu presupuesto.

Notas en el presupuesto: Selecciona alguna de las notas que habrás creado a través de la lista deplegable para que aparezca en el pie de tu presupuesto. Por ejemplo, puedes crear una nota para que conste el modo de pago en caso de que el cliente aceptara el presupuesto.

Notas en el presupuesto

Importa los conceptos de tu presupuesto directamente de tu catálogo

Haz clic en la flecha que aparece a la izquierda de la línea destinada a la introducción del concepto y se abrirá tu catálogo de productos y servicios. Escoge los productos y servicios de que se trate y, además de escribirse el concepto, también se importará automáticamente el precio, porcentaje de descuento si lo hay, y el tipo de IVA a aplicar.

Los totales del presupuesto se calcularán automáticamente. Podrás añadir además la descripción detallada de cada concepto haciendo clic en «Mostrar edición avanzada»:

Conceptos del presupuesto con descripción

Ejemplo de presupuesto de proyecto elaborado con Contasimple

Ejemplo de presupuesto para un proyecto

Más información sobre cómo configurar la plantilla de tus facturas, presupuestos y albaranes con Contasimple.

Cómo facturar tu presupuesto

¿Tu cliente ha aceptado tu presupuesto o parte de este? Dentro de la pestaña «Contabilidad» del menú superior, entra en «Presupuestos». Abre el desplegable del presupuesto a facturar (triángulo invertido de la derecha). Haz clic en «Facturar presupuesto»:

Facturar presupuesto

Se te abrirá una nueva factura con el número de factura correlativo a la última que creaste dentro de la misma serie. Esta nueva factura tendrá los  mismos datos que tu presupuesto. Solo tendrás que hacer las modificaciones pertinentes antes de hacer clic en «Insertar factura».

Contasimple: Facturación, Contabilidad e Impuestos

Publicado en Presupuestos, Proyectos.

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