Cómo contabilizar facturas de proveedores

Contabilizar facturas de proveedores

En este post te explicamos cómo contabilizar facturas de proveedores en diferentes casos:

  • Las más habituales: solo con IVA.
  • Con retención de IRPF: Proveedor autónomo profesional o pago de alquiler de local.
  • Con recargo de equivalencia.
  • Facturas de proveedores intracomunitarios.
  • Gastos: Factura simplificada.
  • Bienes de inversión.

Registro de facturas recibidas de proveedores

Del mismo modo que necesitas un sistema para crear facturas a clientes, también es importante contabilizar las facturas recibidas de proveedores para llevar tus libros de registro obligatorios (contabilidad de autónomo obligatoria):

  • Libro registro de ventas e ingresos (facturas emitidas y otros ingresos)
  • Libro registro de compras y gastos (facturas recibidas y otros gastos)
  • Libro registro de bienes de inversión (amortizaciones de bienes con una vida útil superior a la de un ejercicio, es decir, un año).

Concepto de factura de proveedor

Desde el punto de vista de un autónomo o empresario, una factura de compra, factura recibida o factura de proveedor es un documento donde se detallan los productos que ha comprado o los servicios que le han prestado necesarios para desarrollar su actividad económica o profesional.

Como autónomo o empresario, siempre estarás obligado a incluir las facturas de proveedores en tu contabilidad y así poder deducirte los gastos que genera tu actividad económica o profesional.

Requisitos que debe cumplir una factura de proveedor para incluirla en tu contabilidad

Requisitos de la factura

a) Número y serie de facturación.

b) Fecha de expedición de la factura y fecha de vencimiento, en su caso.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de la factura.

d) Número de Identificación Fiscal (NIF) de quien expide la factura, y del destinatario.

e) Domicilios del obligado a expedir factura y del destinatario.

f) Conceptos detallados y desglosados de las operaciones, con su precio unitario sin IVA y sin el descuento en su caso (base imponible). Se hará constar la cantidad y el descuento a parte. Al final se hará constar el total de la factura, con todos los impuestos, cargos y descuentos aplicados.

g) Tipo impositivo del IVA y otros impuestos si los hay (retención de IRPFrecargo de equivalencia, etc.).

h) Cuota tributaria (total de IVA a pagar, que se consignará por separado).

Cómo contabilizar facturas de proveedores desde Contasimple

Si usas Contasimple para llevar tu facturación, para registrar la factura de tu proveedor haz clic en «Contabilizar fact. recibida» tal y como se muestra en esta imagen de la pantalla de inicio:

Contabilizar factura recibida de un proveedor

Llegarás a esta pantalla con tu plantilla para registrar la factura de tu proveedor.

Contabilizar facturas de proveedores

También puedes importar las facturas recibidas de tus proveedores automáticamente cuando la factura de tu proveedor esté en formato FacturaE o cuando tu proveedor también sea usuario de Contasimple.

Número

Escribe el número de factura de tu proveedor.

Fecha

Puedes cambiar la fecha de emisión manualmente o seleccionándola del calendario que te aparecerá. Por defecto, se rellenará con el día de hoy.

Fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento que te aparecerá por defecto será a 30 días. Puedes cambiarla haciendo clic en las opciones de 60 días, 90 días, escoger «sin fecha», o poner otra fecha manualmente o seleccionándola del calendario que te aparecerá.

Tipo de gasto

  • ¿Tu factura recibida es de compra de productos? No hace falta que cambies nada. 600. Compras de mercaderías (materiales).
  • ¿Te facturan un servicio? Escoge la opción «623. Servicios de profesionales independientes» en el desplegable.
  • Otras opciones: por ejemplo, si estás registrando una factura de pago de alquiler, escoge la opción «621. Arrendamientos y cánones. Coste de los alquileres».

Proveedor

Escoge tu proveedor utilizando la lista desplegable. Si aún no has creado tu base de proveedores, haz clic en «nuevo proveedor» y rellena la información. La próxima vez, sólo tendrás que seleccionarlo de la lista desplegable.

Retención de IRPF

En el caso de que tu factura recibida lleve retención de IRPF, puedes escoger el porcentaje en la lista desplegable. Más abajo dedicamos un apartado sobre cómo contabilizar facturas de proveedores con retención de IRPF.

Notas privadas

De forma opcional, puedes añadir notas privadas. No aparecerán en el pdf de tu factura.

Marcar factura como pagada

Si en el momento de registrar la factura de tu proveedor ya la has pagado, haz clic en la casilla «Marcar factura como pagada». Podrás añadir también la fecha de pago y método de pago pago. Más información sobre cómo marcar tus facturas como pagadas.

Factura recibida

Opciones avanzadas

En opciones avanzadas encontrarás otras funcionalidades relacionadas con el impuesto del IVA: si la factura está exenta o no sujeta a IVA, si es intracomunitaria o una exportación, entre otras. Más información sobre cómo contabilizar facturas intracomunitarias.

Una vez hayas introducido tu factura en el sistema, te aconsejamos que subas la factura recibida de tu proveedor en el registro que acabas de crear haciendo clic en el icono del clip. Así tendrás toda tu información contable completada con su justificante legal:

Adjuntar la factura del proveedor

En los apartados siguientes trataremos varios supuestos de facturas recibidas y te explicaremos cómo contabilizarlas.

Contabilizar facturas recibidas con IVA

Puedes escribir a mano los conceptos de la factura recibida de tu proveedor o, en el caso de que compres de forma recurrente los mismos productos o contrates las mismas prestaciones de servicios, también puedes introducirlos en tu catálogo de productos para así poder seleccionarlos de forma automática.

Factura de proveedor con IVA - conceptos

En este ejemplo hemos escrito los conceptos de la factura recibida a mano. En la casilla de la base imponible, hacemos constar el precio unitario del producto sin IVA. Luego añadimos la cantidad en la siguiente casilla. Si nos han aplicado un descuento, hacemos constar el porcentaje. En el caso de que el tipo de IVA del producto o servicio sea distinto a 21%, seleccionamos del desplegable el tipo impositivo que corresponda. El resto de importes los calcula el programa automáticamente. Asegúrate de que todos los importes coinciden con los de la factura de tu proveedor antes de insertar la factura.

Facturas de proveedores con retención de IRPF (autónomos profesionales que nos han prestado un servicio)

Si un autónomo profesional nos ha emitido una factura con retención de IRPF, haremos constar:

  • Tipo de gasto: «623. Servicios de profesionales independientes».
  • Retención: 15% – Profesionales (o 7% en los primeros dos años de actividad del autónomo profesional).

Facturas de proveedores profesionales independientes

El programa calculará automáticamente, además del IVA, la retención de IRPF a aplicar. Asegúrate de que todos los importes coinciden con los de la factura de tu proveedor antes de insertar la factura.

Servicios facturas de proveedores profesionales independientes

Recuerda que si recibes facturas con retención de IRPF de autónomos profesionales, tendrás que presentar el modelo 111 trimestral y modelo 190 anual de la Agencia Tributaria para la liquidación del pago de estas retenciones en factura.

Facturas de proveedores con retención de IRPF (pago de alquiler de inmueble dedicado a la actividad económica)

Si recibes facturas de pago de alquiler con retención del 19% de IRPF, regístrala así:

  • Tipo de gasto: «621. Arrendamientos y cánones. Coste de los alquileres».
  • Retención: «19% – Alquileres o Intereses (capital mobiliario)».

Facturas de proveedores pago de alquiler de inmuebles

El programa calculará automáticamente, además del IVA, la retención de IRPF a aplicar. Asegúrate de que todos los importes coinciden con los de la factura de tu proveedor antes de insertar la factura.

Concepto alquiler inmueble

Recuerda que si recibes facturas con retención de IRPF de alquiler de inmueble, tendrás que presentar el modelo 115 trimestral y modelo 180 anual de la Agencia Tributaria para la liquidación del pago de estas retenciones en factura. En el enlace que te lleva al post sobre estos modelos encontrarás más información.

Contabilizar facturas de proveedores con recargo de equivalencia

Si estás dado de alta en el régimen de recargo de equivalencia, tu proveedor tendrá que emitirte sus facturas con recargo de equivalencia.

Para registrar en Contasimple la factura con recargo de equivalencia emitida por tu proveedor, una vez estés en el apartado «Conceptos», haz clic en «mostrar edición avanzada»:

Cómo se factura el recargo de equivalencia

Al hacer clic sobre el enlace, se mostrará la casilla «R.E.» para introducir el porcentaje del Recargo de Equivalencia a aplicar a cada concepto. El importe se calculará automáticamente.

Ejemplo de factura con recargo de equivalencia

Contabilizar facturas de proveedores intracomunitarios

Cuando compras a otro país de la Unión Europea, estás realizando una adquisición intracomunitaria. Como eres autónomo o empresa y tu proveedor también, si está dado de alta en el VIES sus facturas no llevarán IVA (factura intracomunitaria sin IVA). Para poder recibir facturas sin IVA, tanto tu proveedor como tú tendréis que estar dados de alta en el VIES. Y tendrás que presentar el modelo 349.

Cuando registres la factura de tu proveedor intracomunitario dado de alta en el VIES en Contasimple, Haz clic en «Opciones avanzadas». Como «Tipo de operación» escoge «Intracomunitaria».

Acuérdate también de cambiar el tipo impositivo de IVA a 0%:

0% IVA

Más información sobre cómo contabilizar facturas intracomunitarias en este enlace.

Gastos: Factura simplificada

Si solo tienes una factura simplificada (antiguos tiques) para justificar tu gasto, haz clic en «Contabilizar un gasto» en la página de inicio de sesión:

Contabilizar gasto

Llegarás a esta pantalla con tu plantilla para registrar tu gasto:

Nuevo gasto

Más información sobre cómo contabilizar un gasto o factura simplificada en este enlace.

Bienes de inversión: amortización del inmovilizado

La compra de bienes para realizar la actividad de tu negocio con una vida útil superior a un año y de valor superior a los 300€ se contabiliza como un bien de inversión. Hacienda no te permite deducirte su gasto en su totalidad el mismo periodo de la compra. Tienes que deducirlo poco a poco a medida que el bien se «deprecia» y pierde valor.

Contasimple te ayuda a calcular la amortización del inmovilizado de forma fácil e intuitiva sin necesidad de que tengas conocimientos contables.

Para ello, en vez de registrar tu inmovilizado en «Facturas recibidas» o «gastos», tendrás que contabilizarlo en «bienes de inversión».

Crear nuevo bien de inversión

De esta manera, Contasimple se encargará de imputar la parte que toque a cada período impositivo sin que tengas que preocuparte de nada.

Encontrarás toda la información sobre cómo contabilizar tus bienes de inversión con Contasimple en este enlace.

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Publicado en Facturación, Proveedores.

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