En este post te explicamos cuál es el formato tipo de libros registros AEAT (de la Agencia Tributaria Española). Este es el formato en que se tiene que presentar la información de tu actividad económica si alguna vez recibes un requerimiento de Hacienda para presentar tu contabilidad de autónomo.
3 únicas opciones de formato para presentar los libros registros del IVA e IRPF a la AEAT:
Estas son las 3 únicas opciones que a partir de ahora Hacienda te da para presentar tus libros registros, en caso de que no estés obligado a presentar únicamente en formato SII.
- CSV: Con los datos separados por punto y coma.
- XLSX: Formato Excel.
- Formato SII: (Suministro Inmediato de Información del IVA). Este formato debe cumplir con los detalles técnicos de SII.
Por lo tanto, los afectados por esta limitación de formatos son los autónomos y pequeñas empresas (con facturación anual inferior a 6 millones de euros). Es decir, las empresas que no están obligadas a presentar en formato SII.
Cada libro registro se tiene que presentar en un fichero o pestaña diferente.
¿Cuáles son los libros registros que se tienen que presentar?
Todos los empresarios, autónomos y demás sujetos pasivos del IVA en estimación directa tienen que presentar los siguientes libros registros, con carácter general:
- Ventas e ingresos (facturas expedidas).
- Compras y gastos (facturas recibidas).
- Bienes de inversión (amortizaciones del inmovilizado).
¿Qué nombre se tiene que dar a los libros registros para la AEAT?
El nombre de cada archivo debe estar compuesto de los siguientes campos por este orden:
1) Ejercicio
2) NIF
3) Tipo de Libro Registro que contiene el fichero, mediante uno de los siguientes valores:
- I: Ventas e Ingresos (IRPF)
- G: Compras y Gastos (IRPF)
- B: Bienes de Inversión (IRPF)
- E: Facturas Expedidas (IVA)
- R: Facturas Recibidas (IVA)
- S: Bienes de Inversión (IVA)
- U: Unificado de Facturas Expedidas (IVA) y de Ventas e Ingresos (IRPF).
- V: Unificado de Facturas Recibidas (IVA) y de Compras y Gastos (IRPF).
- W: Unificado de Bienes de Inversión del IVA y del IRPF.
- C: Todos los Libros Registro del IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
- las facturas expedidas en una pestaña denominada
EXPEDIDAS, - las facturas recibidas en otra pestaña denominada RECIBIDAS
- y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
- las facturas expedidas en una pestaña denominada
- D: Todos los Libros Registro del IRPF requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
- las ventas e ingresos en una pestaña denominada INGRESOS,
- las compras y gastos en otra pestaña denominada GASTOS
- y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
- T: Todos los Libros Registro Unificados del IRPF e IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
- Las facturas expedidas y ventas e ingresos en una pestaña denominada EXPEDIDAS_INGRESOS,
- las facturas recibidas y compras y gastos en otra pestaña denominada RECIBIDAS_GASTOS,
- y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
4) Nombre o Razón social
Ejemplo práctico
Queremos presentar a Hacienda los datos de nuestro negocio para el ejercicio 2020. Nuestro NIF es el B00000001. Hemos optado por presentar un solo fichero excel con los Libros Registro Unificados del IRPF e IVA (por lo tanto, tipo de libro = T). Nuestro negocio se llama Servicios Informáticos SL. ¿Cómo debemos nombrar este fichero excel?
Contasimple te ofrece la exportación automática de tus Libros Registros del IVA e IRPF al llevar tu facturación y amortizaciones de bienes de inversión con nuestro programa:
Encontrarás la opción dentro de la pestaña Contabilidad. Luego, en el menú lateral izquierdo, haz clic en Exportar. Te aparecerá la opción de Exportación de Libros de Registro (IVA e IRPF), junto con la opción de Exportación avanzada. Haz clic en Libros de Registro.
Una vez en la pantalla de Exportación de Libros de Registro, escoge el ejercicio fiscal (año) para el que deseas exportar tus Libros Registro con el desplegable del menú superior derecho (Mostrar datos del período o ejercicio).
Podrás descargar tu Libro Registro en tu ordenador o guardarlo en tu disco virtual.
Columnas que debe contener el formato tipo de libros registros AEAT
Puedes encontrar ejemplos de formato tipo de libros registros AEAT en excel con las columnas que corresponden para cada tipo de fichero excel en la página de la Agencia Tributaria.
Te mostramos a modo de ejemplo el formato de fichero T, con todos los Libros Registro unificados del IRPF e IVA.
Pestañas
Estas son las 3 pestañas que contendrá nuestro fichero excel (Tipo de Libro Registro: T).
Columnas
Te mostramos las columnas que conforman cada pestaña del formato tipo de libros registros AEAT (Tipo T). Aunque estas son las columnas que deben constar, ello no quiere decir que todas las columnas tengan que contener información.
EXPEDIDAS_INGRESOS
¿Qué poner en la columna «Tipo de Factura»?
F1: Factura en la que se identifica el destinatario.
F2: Factura sin identificación del destinatario. (Factura simplificada)
F3: Factura sustitutiva sin una anotación negativa que anule las facturas simplificadas a las que sustituye.
F4: Asiento de resumen de facturas.
SF: Asiento sin obligación de emitir factura.
¿Qué poner en concepto de ingreso?
I01: Ingresos de explotación.
IX1: Otros ingresos (incluidas subvenciones y otras transferencias).
I08: Autoconsumo de bienes y servicios.
I09: Transmisión de elementos patrimoniales que hayan gozado de libertad de amortización.
¿Qué poner en la columna «Tipo» del NIF del destinatario?
Solo se rellena cuando se trata de un destinatario extranjero.
02: NIF-IVA intracomunitario. (Facturas intracomunitarias)
03: Pasaporte.
04: Documento nacional de identificación expedido por el país o territorio de residencia.
05: Certificado de residencia.
06: Otro documento probatorio.
¿Qué poner en la columna «Clave de Operación»?
Solo se rellena si se está en el régimen especial de criterio de caja. En ese caso, se pone 07.
El total de la factura debe incluir la base imponible y los impuestos. El tipo de IVA (y en su caso el tipo de recargo de equivalencia) se hace constar en números decimales. Por ejemplo, el IVA del 21% se hace constar como 21,00
Criterio de caja
Las columnas X a AA solo se rellenan si se está en el régimen especial del criterio de caja con la información correspondiente al cobro. En «Identificación Medio Utilizado» se pondrá el método de cobro utilizando estas claves:
01: Transferencia
02: Cheque
03: No se cobra
04: Otros medios de cobro
05: Domiciliación bancaria
RECIBIDAS_GASTOS
¿Qué poner en la columna «Tipo de Factura»?
Se utilizan las mismas claves que para las facturas expedidas. Existe otra más:
LC: Aduanas – Liquidación complementaria.
¿Qué poner en concepto de gasto?
GX1: Consumos de explotación.
G04: Sueldos y salarios.
GX2: Seguridad Social a cargo de la empresa (incluida tu cuota de autónomo).
GX3: Otros gastos de personal.
G11: Gastos de manutención del contribuyente.
G12: Arrendamientos y cánones.
G13: Reparaciones y conservación.
GX4: Suministros.
G19: Servicios de profesionales independientes.
GX5: Otros servicios exteriores.
GX6: Gastos financieros.
GX7: Tributos fiscalmente deducibles.
GX8: Amortizaciones: dotaciones del ejercicio fiscalmente deducibles.
G34: Pérdidas por insolvencias de deudores.
G35: Incentivos al mecenazgo. Convenios de colaboración en actividades de interés general.
G36: Incentivos al mecenazgo. Gastos en actividades de interés general.
G37: Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones).
La columna «Tipo» del NIF Expedidor y «Clave de Operación» funciona igual que en la pestaña de facturas expedidas.
En «Cuota Deducible» se consignará el importe de la cuota del IVA Soportado que sea deducible para cada tipo de IVA. Si toda la cuota es deducible, consigna el mismo importe que en la columna Cuota IVA Soportado.
Funciona igual que la pestaña de Facturas Expedidas.
BIENES-INVERSIÓN
La compra de bienes para realizar la actividad de tu negocio con una vida útil superior a un año y de valor superior a los 300€ se contabiliza como un bien de inversión. Más información sobre la amortización de bienes de inversión.
¿Qué poner en la columna «Tipo de Bien»?
¿Qué poner en la columna «Identificador»?
En el caso de tratarse de un inmueble o vehículo, introducir la referencia catastral o matrícula.
¿Qué poner en la columna «Literal»?
Para el resto de tipo de bienes, hay que identificarlos de forma unívoca mediante atributos como la marca, modelo, versión, número de serie o cualquier otro que ayude a su identificación.
¿Qué poner en la columna «Método de Amortización»?
¿Qué poner en la columna «Número Recepción»?
Número de documento asignado al recibir la factura para su clasificación. Si la operación se ha registrado como un asiento resumen de varias facturas, indicar el primer número de documento.
¿Qué poner en la columna «Número Recepción Final»?
Si la operación se ha registrado como un asiento resumen de múltiples facturas, en esta casilla se indica el último número de documento o último número de recepción de los utilizados en el registro de esta operación.
En las columnas correspondientes a «Año de Inicio Utilización» se introducen los datos del ejercicio fiscal consignado en la columna H «Fecha Inicio Utilización».
En las columnas de «Regularización Anual», se introducen los datos que corresponden al ejercicio del Libro Registro.
¿Qué poner en la columna «Causa» de la baja del bien?
01: Amortización total.
02: Venta o transmisión. En este caso, se rellenarán las columnas de «Identificación de la Factura de Transmisión del Bien».
03: Deterioro o destrucción.
04: Retirada del bien por obsolescencia.
05: Pérdida.
06: Robo.
99: Otras causas.
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