trazabilidad de facturas

Trazabilidad de facturas

La trazabilidad de facturas es un requisito indispensable que deben cumplir todos los programas de facturación de acuerdo con la Ley Antifraude 11/2021. Te explicamos en qué consiste.

La trazabilidad de facturas y otros registros contables

La Ley Antifraude 11/2021 establece que todos los programas informáticos utilizados por quienes desarrollen actividades económicas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, no se permiten interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede anotación en los sistemas.

Es decir, que si el usuario del programa crea una factura y, pasado un tiempo, modifica o elimina alguno de los datos, el programa debe guardar el historial de todos los cambios.

Por lo tanto, queda prohibido el software contable de doble uso que permita manipular la contabilidad en las empresas y autónomos y llevar una caja B con la que evadir impuestos.

El Proyecto de Real Decreto que desarrollará el Reglamento de la ley (aún no está aprobado, y por lo tanto podría verse modificado) establece los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación para poder estar certificados y por lo tanto ser válidos para ser usados por empresas y autónomos.

¿Cómo deberá funcionar la trazabilidad de datos de facturación según el Proyecto de Real Decreto aún no aprobado?

Para permitir la trazabilidad de los registros de facturación, los registros deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. Para ello, el sistema informático debe permitir el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.

1. Generación de un registro de facturación de alta

Por cada entrega de bienes o prestación de servicios, el sistema de facturación deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.

Contenido del registro de facturación de alta

a) Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura. Indicación de si la factura ha sido emitida por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinarios o por terceros.
b) Cuando sea obligatorio, el número de identificación fiscal, nombre y apellidos, razón o denominación social completa de la persona o entidad destinataria de las operaciones.
d) Número y, en su caso, serie de la factura.
e) Fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura.
f) Tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida.
g) Si es una factura rectificativa, indicación de su tipo, características y, en particular, la identificación de las facturas rectificadas.
h) Si la factura corresponde a una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, identificación de las facturas simplificadas sustituidas. En el caso de que no se rectifiquen las facturas sustituidas, deberá indicarse que se trata de una factura recapitulativa.
i) Descripción general de las operaciones.
j) Importe total de la factura y, en su caso, el importe de la retención.
k) Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
l) Si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA conforme a lo previsto en los números 2.º y 3.º del apartado Uno del artículo 84 Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
m) Base imponible de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicados, la cuota del IVA, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia. Si la operación que se documenta está exenta de IVA, el importe de la base imponible exenta e indicación de que está exenta o de la causa de exención.
n) Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
ñ) Número y, en su caso, la serie de la factura anterior, la fecha de expedición y parte de la huella o «hash» del registro de facturación de alta correspondiente a la factura anterior, cuando no se trate de la primera factura expedida.
o) Código de identificación del sistema informático utilizado.
p) Código identificativo de carácter alfanumérico correspondiente al registro de facturación de alta generado.
q) Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.

2. Datos accesibles por la Administración tributaria

Además, el sistema informático deberá permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de todos o parte de los datos registrados.

El sistema informático deberá tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente de todos los registros de facturación generados.

3. Prohibición de la alteración y ocultación

Cualquier funcionalidad o mecanismo que permita alterar u ocultar el rastro de las operaciones supone un incumplimiento de este requisito.

De manera que el sistema informático deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.

4. Rectificación y anulación de datos de facturación

Cualquier necesidad de rectificación o anulación de los datos registrados deberá realizarse  mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.

5. Cierre de cada periodo impositivo y del año

El sistema informático contendrá, al menos, una función de cierre de cada periodo impositivo y del año.

6. Trazabilidad de las descargas, volcado y almacenamiento de los registros

El sistema informático deberá permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.

7. Utilización del mismo sistema informático por varios obligados tributarios

Podrá utilizarse un mismo sistema informático por varios obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan para cada uno de dichos obligados tributarios los requisitos exigidos en este Reglamento.

Así, por ejemplo, Contasimple te permite tener varias empresas en tu cuenta para que puedas tener bien diferenciadas tus distintas actividades económicas en el caso de que ejerzas más de una.

8. Registro de eventos

El sistema informático debe contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como:

  • Arranque y parada del sistema informático.
  • Entrada y salida de usuarios.
  • Errores producidos.
  • Instalación inicial y actualizaciones realizadas.

Además, deberá guardar el tipo, nombre y descripción del evento; el usuario que lo ha realizado o bajo el cual se ha producido; el momento en el que se ha dado y los datos propios representativos de cada evento.

Este registro de eventos podrá ser consultado desde el propio sistema informático y los datos grabados automáticamente en él no podrán ser alterados de ninguna forma con posterioridad, ni desde el propio sistema informático ni desde fuera del mismo.

El registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias que se produzcan durante el funcionamiento del sistema informático y, mediante el empleo de cualquier proceso técnico fiable, podrá ser exportado a un almacenamiento externo de forma segura que garantice la integridad e inalterabilidad de sus datos, que tendrán una estructura y formato estándares legibles.

9. Manual de funcionalidades

Todas las funcionalidades del sistema informático figurarán en los manuales de utilización en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.

10. Separación de la información tributaria y la información confidencial

Los sistemas de facturación deberán disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

Desde Contasimple cumplimos con la normativa vigente

Contasimple cumple con los requisitos de la Ley Antifraude 11/2021 y trabajamos para cumplir con todos los requisitos una vez el nuevo reglamento se apruebe, así como para obtener la certificación correspondiente una vez esta entre en vigor. Más información en nuestro artículo sobre la Ley Antifraude 11/2021.

El proyecto de reglamento puede verse modificado hasta su aprobación final, pero en cualquier caso desde Contasimple nos adaptaremos a cualquier cambio que se pueda producir en el transcurso de la aprobación del mismo.

Si te queda alguna duda respecto a Contasimple, no dudes en contactarnos.

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Publicado en Agencia Tributaria, Facturación.

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