Tener claro qué es estabilidad financiera en una empresa es fundamental para ser viable y hacer frente a momentos en que la situación macroeconómica sea más complicada. Por estabilidad financiera nos referimos a la capacidad de un autónomo o una pyme de mantener un flujo constante de ingresos para cumplir con sus obligaciones financieras y operativas. En este post vamos a ver qué es la estabilidad financiera, causas de la inestabilidad financiera y cómo afrontarla.
Hoy en día, la guerra de Ucrania, las consecuencias de la covid y la inflación actual están provocando una gran inestabilidad financiera en el mercado mundial.
Para no perder la estabilidad financiera, es recomendable prepararse con antelación, contar con una buena planificación financiera y no perder de vista algunos conceptos financieros fundamentales como los que vamos a ver en este artículo.
Primeros pasos para afrontar la inestabilidad financiera
Es normal que, durante la vida de una empresa, ésta viva lo que es estabilidad financiera. Dado que el mercado crece y cambia constantemente, resulta lógico tener que superar obstáculos para avanzar. De hecho, una crisis financiera puede suponer una oportunidad para crecer si se gestiona bien y con las herramientas adecuadas. Por ello, es tener claro qué es una crisis financiera para poder poner soluciones.
Identificar el origen del problema
Para los autónomos y las micropymes, identificar qué es una crisis financiera y qué les ha llevado a esa situación no debería resultar muy difícil. En las estructuras empresariales pequeñas, los errores y la mala praxis son fácilmente detectables. Pero, una vez identificado, no es buena idea dejarse llevar por las emociones.
Antes de tomar decisiones basadas en el miedo, lo recomendable es que reunirse en equipo y analizar con detenimiento la situación. El primer paso es identificar si la causa tiene un origen interno, externo o ambos.
Si nos encontramos ante el primer supuesto, se abre todo un abanico de opciones, desde malas decisiones por parte del equipo hasta falta de competitividad o una estrategia comercial errónea. Sea cual sea, es necesario llegar al fondo del asunto e identificar bien el problema.
En el caso de los factores externos, como los que hemos expuesto al comienzo del artículo, todo es más complicado. Sin embargo, pensad que no sois los únicos que estáis pasando por esta crisis, gran parte del tejido empresarial del país sufre lo mismo. Por lo que desde las instituciones públicas, tanto nacionales como europeas, se ofrecen soluciones y ayudas.
Pero aunque desde la Administración puedan existir planes y subvenciones que os ayuden a salir de la situación, sigue siendo necesario realizar ajustes para volver a tener claro qué es la estabilidad. Es imprescindible revisar las finanzas: conocer los gastos mensuales, los ingresos y los ahorros disponibles.
Controlar el flujo de caja
En ocasiones, especialmente en el caso de autónomos, se comienza un negocio sin llevar un control estricto de las finanzas. Para lograr una estabilidad financiera el primer paso deberá ser controlar el flujo de caja.
Esta gestión os hará conscientes de los ingresos y gastos de vuestro negocio, es decir, cuánto ganáis y cuánto perdéis realmente y no solo de manera estimada. También os ayudará a identificar qué factores pueden haber contribuido a una situación de inestabilidad financiera.
Como administradores de la empresa, tenéis acceso a una información crucial para saber en qué momento comenzaron los problemas. Llegado el caso, también podéis compartir las conclusiones con acreedores o inversionistas. Además, esta información es clave para conocer vuestras posibilidades en temas cruciales en un momento así, como, por ejemplo, el acceso a crédito.
Una de las claves sobre qué es la estabilidad financiera es la necesidad de buscar financiación externa. En este sentido, es importante recordar que gran parte de las empresas acaban cerrando por la falta de financiación, por el aumento de acreedores o por las malas inversiones. Este apoyo financiero para hacer frente a la falta de ingresos, puede implicar solicitar un préstamo o una línea de crédito, buscar subvenciones o ayudas estatales, entre otras opciones.
Control de gastos y priorización de pagos
A grandes rasgos, se trata de describir lo que es la estabilidad financiera ajustando los gastos. Sin duda, el control de estos es una medida urgente tras las primeras señales de que la estabilidad financiera está comprometida.
¿En qué estáis gastando vuestro presupuesto? Empezad haciendo un listado de todos los consumos. Es bastante probable que os sorprendáis con algunos de ellos y comprobéis que son prescindibles.
Este ejercicio debería ser una gestión mensual; solo hay que dedicar algo de tiempo a estos análisis y contar con un mapa detallado de las salidas de dinero. Esto os servirá para comprobar avances, mejorar la gestión y tener una óptima organización del presupuesto.
Con respecto a los pagos, también es necesario una clasificación y control exhaustivos. Si analizáis al detalle vuestras finanzas, os encontraréis que hay algunas facturas prioritarias y otras que no. Todo ello partiendo de la base de mantener la estabilidad financiera personal de la plantilla. Es decir, las nóminas deberían ser siempre la última parte afectada.
Se hace por tanto, inevitable reducir los gastos: identificar qué gastos se pueden reducir o eliminar. Como puede ser cancelar suscripciones innecesarias, renegociar contratos, buscar proveedores más económicos, entre otras medidas. En este sentido es necesario, priorizar qué pagos son más inmediatos como aquellos que vencen y los que generan intereses (créditos, subvenciones, impuestos…).
Otro aspecto fundamental a revisar son los proveedores. La normativa que regula el pago de facturas establece un plazo máximo de 30 días. Si es posible, se puede aprovechar al máximo este tiempo para tener algo de oxígeno y hacer frente a las obligaciones.
La inestimable ayuda de la tecnología
La crisis mundial que sufrimos en 2008 fue una llamada de atención para las empresas que también afectó a la estabilidad financiera personal. Muchos directivos se dieron cuenta de la necesidad de contar con las herramientas tecnológicas necesarias para hacer frente a cualquier inestabilidad financiera global.
Es evidente que la digitalización no puede circunscribirse solo al área de finanzas, sino que ha de alcanzar a todos los departamentos. Sin embargo, los más pequeños no cuentan con presupuesto para todo y tienen que priorizar también con algo tan básico como esto. ¿Por dónde empezar?
Big data
El big data nació como una tecnología solo al alcance de las grandes empresas. Con el tiempo, se han desarrollado multitud de herramientas que la han abaratado y popularizado para hacerla más accesible a las más pequeñas. Tener datos críticos sobre vuestro negocio y clientes, analizados y accesibles, es una de las maneras más eficaces de tomar decisiones.
La tecnología se encarga de hacer, en segundos, lo que para una persona sería inabarcable. Es decir, almacenar y analizar cientos de miles de datos que os den un panorama claro de cómo va el negocio. A través de gráficos, tablas, diagramas y cualquier esquema que os ayude, el big data es el punto de partida sobre el cual poner soluciones.
Y es que, a veces, conocer la raíz del problema no es tan fácil como sentarse a hablar. Si es un problema antiguo o la empresa tiene varios agujeros financieros, resulta fundamental mirar los números. En los pequeños negocios, no siempre hay profesionales de esta área, por lo que es necesario optar por soluciones como estas.
Usar un software para la gestión financiera
Si hay una herramienta imprescindible para organizar cualquier negocio, ese es el software de gestión. Los programas contables ayudan a los autónomos y negocios pequeños a lograr una estabilidad financiera de la empresa, ya que se encargan de llevar la contabilidad y los clientes y de hacer facturas. Existen plataformas muy potentes, con diferentes funcionalidades que se van activando y usando según las necesidades de cada uno.
También hay herramientas especializadas inteligentes, visuales y ágiles, pensadas para hacer tareas muy concretas y personalizadas. Todas ellas cuentan con tecnología de big data, por lo que añaden algo de inteligencia predictiva a la gestión empresarial. Por ejemplo, podéis hacer una foto a las facturas y el sistema se encarga de extraer y ordenar los datos. Otra funcionalidad muy útil de este software es el CRM, encargado de la gestión de clientes.
Es importante perder el miedo a invertir en momentos de inestabilidad financiera, ya que invertir en programas contabilidad pymes puede ayudar a superar las causas de la crisis financiera que esté viviendo una empresa . Es fundamental pensar en los beneficios a medio plazo. No solamente podréis dedicaros a tareas más útiles para el negocio, sino que contaréis con la información precisa para corregir errores.
Hardware ligero y potente
Cuando una empresa o autónomo se resiste a actualizar sus sistemas de hardware (ordenadores, impresoras, móviles…), está perdiendo competitividad. Hoy en día, hasta el sector más manual requiere de un mínimo de digitalización, y esta suele empezar por los dispositivos móviles. En realidad, no sabréis lo que es la eficacia hasta que no os arméis bien en este sentido.
Un buen ordenador puede durar muchos años y brindar un gran servicio. Estos sistemas os ayudan a llevar las cuentas al día, contactar en cualquier sitio con los clientes y trabajar en todas partes. Por no hablar de que, para utilizar todo el software que hemos mencionado antes, vais a necesitar unos equipos ligeros, pero potentes, para toda la plantilla.
Aunque conozcáis los beneficios de estos dispositivos, pero la situación financiera sea tan grave que no podáis permitiros la inversión, hay soluciones. Por una parte, están los sistemas reacondicionados, que son los clásicos aparatos de segunda mano (teléfonos móviles, tablets y ordenadores que están en perfectas condiciones, pero no son nuevos). Aparte de ahorrar un dinero importante, esta acción está muy relacionada con la reducción del impacto medioambiental.
Por otro lado, existe el sistema de renting o alquiler tecnológico. Además, es una fórmula que permite desgravar parte de la factura si es para uso profesional.
Una buena estrategia financiera
Una vez hayáis definido el motivo que os ha llevado a detectar qué es una crisis financiera y por qué se produce en vuestro negocio, llega el momento de solucionarlo. Teniendo en cuenta que no hay que dejarse llevar por una actitud derrotista y que no toda inversión es un despilfarro, sí habrá que ajustarse el cinturón. A continuación, os vamos a dar algunas ideas, pero la mejor decisión será la que toméis vosotros conociendo a fondo vuestras necesidades.
Buscar fórmulas para aumentar los ingresos
¿Sois un negocio demasiado de nicho?, ¿creéis que no sabéis hacer las cosas de otra manera? Todo el mundo puede reinventarse si la situación lo requiere. Aumentar los ingresos no es nada fácil, pero tampoco es imposible. Además, os lo podéis tomar como algo temporal hasta que la cosa mejore y plantearos algunas de estas actividades:
- Aumentar el número de clientes gracias al lanzamiento de promociones.
- Incrementar vuestra presencia en redes sociales.
- Hacer marketing tradicional. En este caso, se trata de alentar a vuestros actuales clientes a que os presenten a sus conocidos a cambio de una contraprestación.
- Si no queréis alquilar una oficina, podéis optar por el teletrabajo.
Ahorros
Si hay que ser realistas, cuando las cosas van mal en la empresa también peligra la estabilidad financiera personal. Al fin y al cabo, muchas personas dependen del negocio y de cómo lo gestionáis, en momentos buenos y malos. En una época de inestabilidad, cuando encima no hay ingresos fijos, saber mantener unos ahorros os va a proporcionar mucha tranquilidad.
Para lograr mantener la estabilidad financiera personal es necesario tener un buen control de las finanzas de esta manera:
- Hacer un listado con los gastos fijos e inalterables de cada mes.
- Reservar una parte para los gastos extraordinarios (impuestos, etc.).
- Guardar otra cantidad para gastos inesperados.
- El resto, ahorro.
Mantener la calidad
Por último, es vital no escatimar en la calidad de vuestros servicios o productos por el hecho de no lograr una estabilidad financiera personal y empresarial. Todo lo contrario, ya que uno de los objetivos es aumentar la base de clientes. Si el consumidor percibe que estáis reduciendo las prestaciones, no va a tener piedad.
En definitiva, todo lo qué es estabilidad financiera beneficia a vuestro negocio, pero si en algún momento la perdéis y teméis lo peor, lo mejor es afrontarlo. En este artículo os hemos dejado algunos pasos para identificar las causas de una crisis financiera y qué solucilones seguir para solucionarla, tanto si la crisis es interna como externa. El primero de ellos es averiguar la causa y analizar los números, que os dirán mucho sobre la situación del negocio. Además, necesitáis establecer una buena estrategia, austera y realista. No os olvidéis de la tecnología, puede ser vuestra mejor aliada. ¡Nosotros os ayudamos en este punto!