La digitalización de las empresas puede convertirse en una gran ayuda para los trabajadores autónomos. Hoy en día, el uso de aplicaciones como calendarios compartidos permiten trabajar de manera conjunta de forma sencilla. Las herramientas de trabajo en equipo pueden convertirse en el mejor aliado de todos los colaboradores. En este artículo, vamos a mostrarte las diferentes situaciones en las que los profesionales necesitan emplear este tipo de software colaborativo para autónomos.
Además, te ofreceremos algunas aplicaciones que pueden resultar muy útiles para distintos tipos de proyecto. Por último, te explicaremos por qué la colaboración en línea resulta beneficiosa para los negocios y los trabajadores por cuenta propia.
El reto y la importancia de la colaboración para los autónomos
La independencia que proporciona trabajar para uno mismo no está reñida con colaborar con otros profesionales. Aun así, muchos trabajadores por cuenta propia tienen importantes reticencias a la hora de llevar a cabo este tipo de prácticas. No obstante, por el camino pueden aparecer numerosos desafíos que compliquen mucho esta tarea.
Uno de los mayores problemas suele ser la coordinación de los horarios. Cada profesional puede estar acostumbrado a turnos de diferente duración y sus jornadas no tienen por qué coincidir. Algo similar ocurre cuando dos o más empresarios se dan cuenta de que sus estilos de trabajo no son los mismos. Esto puede afectar a la relación entre ellos y pone en serio peligro el proyecto común.
Por tanto, uno de los primeros pasos antes de comenzar a trabajar juntos es que se establezcan unas líneas rojas de lo que es asumible para cada uno. No se puede pretender que uno se amolde a las necesidades de los demás, sino que todos tendrán que ceder en determinadas situaciones.
Otro de los desafíos que surgen en estas situaciones es el distinto nivel de compromiso que cada trabajador demuestra. Aquí es muy importante dejar claro desde el inicio que la implicación de todos los involucrados debe ser máxima, ya que de lo contrario podrían producirse retrasos o malentendidos que no beneficiarán al proyecto.
Por último, en el trabajo a distancia, la comunicación entre todos los trabajadores se vuelve crucial. Es esencial establecer métodos efectivos para entenderse con los demás compañeros. Algo todavía más relevante cuando los participantes en el proyecto no comparten el mismo idioma.
Qué entendemos por colaboración entre autónomos
Colaborar con otros profesionales no solo se basa en la simple cooperación. Cuando un proyecto obliga a trabajar juntos, es fundamental compartir todas las tareas. Es decir, las decisiones se deben tomar de forma conjunta, pero también hay que ofrecer apoyo aportando los recursos, conocimientos o experiencia con la que cuenta cada uno de ellos. Para todo esto puede ser muy práctico utilizar herramientas de trabajo en equipo.
La comunicación virtual no debe ser muy diferente de la presencial. El objetivo común es el mismo, puesto que la finalización del trabajo proporcionará un beneficio económico a todas las partes.
Situaciones laborales en las que resulta fundamental la colaboración
A continuación, vamos a mostrarte diversos momentos en los que trabajar codo con codo con otros profesionales, aunque se trate de una colaboración en línea, es vital.
Proyectos a gran escala
Las pequeñas empresas muchas veces no pueden hacer frente por sí mismas a trabajos de gran envergadura, pero esto no quiere decir que no deban aceptar el reto de sacar adelante el proyecto. Sin embargo, se hace necesario buscar la colaboración en tiempo real de otros profesionales del sector para conseguirlo. Para evitar problemas, resulta fundamental disponer de una buena sincronización de los archivos.
En el entorno digital también puede haber situaciones que requieran de estas sinergias. El desarrollo de aplicaciones demasiado ambiciosas, o incluso el de proyectos urbanísticos puede precisar el trabajo conjunto de varias empresas. El uso de herramientas de trabajo en equipo puede ser imprescindible si se da una de estas situaciones.
Deslocalización de servicios
Uno de los aspectos más destacados cuando se desarrolla una actividad profesional tiene que ver con el control de los costes. Hay trabajos que resultan demasiado caros y restarían una gran cantidad de recursos económicos al empresario. Aquí hay una solución muy habitual que tiene que ver con buscar al profesional adecuado en otro país, generalmente por el precio. Para ello, hay plataformas de colaboración para autónomos para contratar servicios como diseñadores gráficos, por ejemplo.
Esto multiplica los retos, puesto que, además de la barrera lingüística, es posible que haya que afrontar un huso horario distinto al de los demás colaboradores. Pese a ello, cuando no queda otro remedio, hay que adaptarse a este tipo de situaciones para conseguir el éxito del trabajo. Sin las plataformas de colaboración para autónomos, muchas veces sería imposible encontrar compañeros para estas labores.
Sinergia de habilidades
En ocasiones, aunque la tarea sea perfectamente alcanzable por su magnitud, el empresario no cuenta con los conocimientos necesarios para sacarla adelante. Aquí se vuelve preciso complementar los conocimientos con los de otro trabajador especializado en ese tipo de proyecto. Asimismo, gracias a la sincronización de archivos, los tiempos de espera para resolver problemas son más cortos, pues los cambios en cada fichero se pueden llevar a cabo en un instante.
Esto puede convertirse en una gran oportunidad, no solo para alcanzar la meta final, que es terminar el proyecto y dejar al cliente satisfecho. También puede ayudar al profesional a mejorar su experiencia en un área que hasta ese momento no se había atrevido a integrar en su compañía.
Compensar las debilidades propias con las habilidades de otros más expertos favorece una mejor ejecución y contribuye a finalizar los trabajos con una mayor eficiencia.
Herramientas para el trabajo a distancia
En el mundo digital, hay numerosas aplicaciones en línea que permiten la colaboración en tiempo real a distancia entre varios profesionales. Vamos a mostrarte algunas de las más habituales.
Plataformas para reuniones en línea
Las videoconferencias son un pilar muy importante para garantizar la comunicación virtual efectiva entre diversos colaboradores. Actualmente, hay muchas herramientas que cumplen esta valiosa función, todas de uso gratuito. Durante la pandemia de COVID-19, se vivió una gran evolución en estas aplicaciones con una calidad de imagen que se volvió muy buena y con la incorporación de recursos adicionales, como es el caso de los fondos difuminados.
Zoom fue una de las más populares, y hoy en día continúa presente como líder de su sector. Otra app muy empleada entre los profesionales es Google Meet. Por último, Microsoft Teams también resulta muy práctica, ya que integra interesantes funciones de almacenamiento en la nube gracias a OneDrive. Todas ellas son herramientas de trabajo en equipo excelentes.
Almacenamiento en la nube
Existen plataformas que cuentan con funciones muy interesantes para los profesionales. Google Drive es una de las más usadas, porque, además de compartir los ficheros en tiempo real con el resto de los trabajadores, posibilita crear calendarios compartidos con estos para organizar mejor la jornada y distribuir las obligaciones de cada uno. La sincronización de los archivos es total, y eso asegura que no aparezcan silos de datos.
Dentro de este mismo grupo también se puede incluir a plataformas que incorporaron el almacenamiento en la nube en el sector laboral y que ofrezcan una versión gratuita más que suficiente para la mayoría de trabajos.
El almacenamiento en la nube puede, igualmente, ser una de las mejores plataformas de colaboración para los autónomos. Y es que desde un mismo sitio tienen disponibles todos los datos necesarios para realizar los trabajos.
Herramientas de seguimiento de proyectos
A la hora de facilitar la colaboración en línea, hay algunas aplicaciones que resultan muy útiles. Una de ellas es Asana. Se trata de una de las mejores herramientas de seguimiento de proyectos, ya que permite asignar diferentes tareas a cada trabajador y da la posibilidad de crear listas de labores pendientes. Otra similar es Trello. En este caso, su funcionamiento es mucho más visual, porque se basa en tarjetas y tableros para fomentar una colaboración en tiempo real que sea ágil y flexible para todos los involucrados.
Para finalizar, Jira es otra app muy utilizada, aunque se centra en el desarrollo de aplicaciones. Es muy intuitiva y proporciona un modelo de gestión detallado de los proyectos. De la misma forma, permite llevar a cabo el seguimiento de los diversos problemas que vayan surgiendo durante el desarrollo.
Trabajos de ingeniería y construcción
Aquí destaca por encima de las demás metodologías de trabajo BIM (building information modeling). Estas aplicaciones se usan para realizar el modelado 3D detallado de todo tipo de proyectos y para fomentar la colaboración, pues posibilita trabajar en tiempo real a diferentes usuarios. Además, si se emplea Open BIM, un sistema abierto, se obtiene compatibilidad con numerosos programas, por lo que no es necesario que todos utilicen el mismo.
Las aplicaciones BIM pueden usarse desde el momento de la planificación hasta la finalización de la obra y su posterior mantenimiento. Por consiguiente, también son unas excelentes herramientas de seguimiento de proyectos.
Beneficios para el negocio
En este apartado, vamos a mostrarte algunas de las ventajas que brinda a tu negocio contar con la colaboración de otros empresarios en algunos trabajos.
Flexibilidad y eficiencia
La capacidad de llevar a cabo el trabajo a distancia permite a los profesionales moverse a cualquier ciudad, puesto que la ubicación no supone un impedimento para trabajar.
Además, disponer de la ayuda de otros trabajadores resulta muy práctico para incrementar la eficiencia de los proyectos, porque complementa a la perfección aquellas áreas en las que no se destaca con las virtudes de los otros profesionales. Si se conjuga el uso de las aplicaciones de videoconferencias con las herramientas de seguimiento de proyectos, no hay diferencia con el trabajo presencial.
Eliminación de las barreras físicas
El trabajo en línea da acceso al talento global. Es decir, tendrás la oportunidad de colaborar con empresarios que se encuentren muy lejos de tu propia empresa, pero, gracias al software colaborativo para autónomos, no supondrá ningún problema. Esto permite localizar trabajadores con una mayor cualificación que estarán preparados para afrontar la tarea conjunta.
Incremento de la productividad
Las herramientas de trabajo en equipo disponibles para ejercer la actividad de manera remota posibilitan optimizar la coordinación entre todos los profesionales. Algo que potencia todavía más el empleo de calendarios compartidos. Igualmente, hacen la comunicación virtual más fluida y reducen el tiempo perdido en tareas como responder correos electrónicos o revisar documentación enviada por otros compañeros.
Todo ello tiene una repercusión importante en la productividad, dado que cada segundo de la jornada se puede aprovechar al completo. Esto es algo mucho más evidente cuando se integra también una de las herramientas de seguimiento de proyectos que te hemos mostrado en el artículo.
Los calendarios compartidos y el software colaborativo para autónomos resultan fundamentales a la hora de trabajar en equipo de forma remota. Unir esfuerzos y conocimientos con otros autónomos puede convertirse en la mejor solución para afrontar proyectos difíciles o de gran envergadura. De la misma manera, fomenta el trabajo en equipo y permite a cada uno de los participantes desarrollar todo su potencial.
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