Vivimos en una era digital donde el almacenamiento en la nube es ya un fiel aliado para cualquier empresa. Hoy, la capacidad de guardar y acceder a archivos de forma instantánea y segura es casi imprescindible. Operar en cloud, el paradigma de resguardo tecnológico, ofrece un refugio para tus datos que se convierte en el promotor supremo de la eficiencia operativa.
Desde el acceso fluido a archivos cruciales hasta la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar, las ventajas de la nube redefinen la gestión documental. En este sentido, liberan a los emprendedores para centrarse en el crecimiento de sus negocios sin tener que preocuparse de la integridad y accesibilidad de su información. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso? ¿Es completamente seguro? En este post vas a encontrar todas las respuestas.
Importancia de la movilidad y accesibilidad en la gestión de documentos para autónomos
En la actualidad, la movilidad y accesibilidad determinan la eficacia empresarial. Para los autónomos, esto implica la habilidad de administrar documentos desde cualquier ubicación. Por ello, las plataformas de almacenamiento en la nube se convierten en herramientas esenciales, ya que permiten acceder a sus archivos en tiempo real desde la oficina, el hogar o incluso estando desplazados.
Esta versatilidad es crucial, especialmente para los trabajadores por cuenta propia. Dicho de otro modo, son los que suelen aprovechar oportunidades de negocio sobre la marcha. Para ellos la nube tiene una importancia crítica.
Imaginemos a un fotógrafo independiente, un autónomo, que captura momentos únicos en diferentes ubicaciones. Con estas plataformas, puede cargar, almacenar y organizar sus fotos instantáneamente y acceder a ellas desde su estudio o mientras está en plena sesión fotográfica. De esta forma, no solo optimiza la gestión de sus creaciones, sino que también le brinda la capacidad de compartir rápidamente su trabajo con clientes potenciales.
Por otro lado, la movilidad también impacta positivamente en la colaboración. Supongamos que un diseñador gráfico trabaja con clientes de diferentes regiones. Gracias a la nube, puede compartir borradores, obtener comentarios simultáneos y realizar modificaciones en tiempo real. Así se rompen las barreras geográficas y se mejora la operatividad en la gestión de proyectos.
Ventajas de almacenamiento en la nube
Definir las ventajas de la nube implica comprender cómo funciona tanto para archivar como para acceder a ella. El recorrido es realmente sencillo: tu dispositivo ► internet ► servidor ► internet ► tu dispositivo.
Cuatro son las virtudes principales del almacenamiento en la nube: accesibilidad, facilidad de uso, colaboración y coste. Cuando activas esta herramienta, la información que contiene es accesible desde cualquier dispositivo, un beneficio especialmente significativo para las personas que teletrabajan o que necesitan acceder a sus archivos fuera del negocio. Es más, el sistema hace una copia de seguridad y la almacena en una ubicación de terceros. Es el caso de un servidor en tu oficina, una zona controlada o un centro de datos.
Aunque todavía muchos no saben distinguir las ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube, su empleo es esencial. De hecho, la posibilidad de acceder a archivos desde diversos aparatos, independientemente de la ubicación física, representa una gran ventaja. La flexibilidad para trabajar en cualquier entorno impulsa la productividad y, en consecuencia, la rentabilidad laboral.
Exploración de beneficios como la accesibilidad remota, colaboración en línea y seguridad de datos
Las ventajas de la colaboración en la nube no solo se limitan a la accesibilidad. Esa es su principal característica, pero entre sus múltiples beneficios destaca la facilidad de uso. Únicamente necesitas una conexión online para acceder desde cualquier dispositivo, momento y lugar. Además, no requiere mantenimiento ni hace falta disponer de conocimientos técnicos avanzados para utilizar este sistema.
Por otra parte, otorga un notable ahorro económico y tus archivos tienen menor riesgo de desaparecer. Ten en cuenta que prácticamente todos los servicios disponen de réplicas. Así, en el hipotético caso de que perdieras o se estropearan archivos o registros (incluso si tu centro de procesamiento se destruyera) no pasaría nada. Todo está perfectamente guardado.
Estos son los principales beneficios de trabajar en la nube:
- Accesibilidad remota. La nube te facilita la gestión desde cualquier ubicación, optimizando así la operatividad profesional. Y lo que es mejor, en tiempo real.
- Colaboración en línea. Mejora la eficiencia al permitir la edición simultánea de documentos por parte de múltiples colaboradores. Es más, fomenta la sinergia entre equipos distribuidos geográficamente de manera efectiva.
- Seguridad en la nube. Opera con medidas de protección avanzadas, como cifrado de extremo a extremo y autentificación de dos factores. Con ello garantizas la integridad del contenido o la recuperación de datos, lo que reduce de forma considerable los riesgos asociados a las pérdidas de información.
Elección de plataformas de almacenamiento
Las métricas de medición estadística de almacenamiento en la nube son casi incontrolables. Es tal la magnitud de uso de este sistema que es difícil evaluarlo. En 2015 cada usuario de internet almacenaba de media en cloud computing 513 MB, mientras que en 2020 superaban los 1,7 gigas. Para 2025, se espera una cifra superior a los 100 zettabytes de datos (1 byte seguido de 21 ceros). Sobran las palabras.
Siendo así, conviene prestar atención a la elección de la plataforma. Aquí tienes varios consejos para hacerlo, incluyendo diferentes ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube:
- Elige el proveedor. Averigua la disponibilidad y el soporte que ofrece. ¿Podrá ayudarte a cumplir normativas de cumplimiento como GDPR o HIPAA?
- Evalúa tu información y tus aplicaciones. ¿Qué bases de datos y qué tipo de archivos vas a almacenar? Dependiendo de tu necesidad, elige la opción de alojamiento adecuada.
- Presupuesto. Con los servidores en la nube, igual que ocurre con la mayoría de las cosas, obtienes servicios por aquello que pagas.
- ¿Necesitas software adicional? Por ejemplo, para implementar CMS, controladores de dominio o las bases de datos.
- Determina la redundancia. Antes de tomar la decisión, comprueba también si puedes gestionar aspectos específicos de tu negocio, como las horas de actividad, los procesos de copia o la propia disponibilidad del servidor.
- Escalabilidad. Recuerda que un buen servidor debe adaptarse a los cambios en la demanda.
- Medidas de seguridad. Otro aspecto clave. Asegúrate de que disponga de capas de acceso remoto, autentificación de usuarios, cortafuegos, protección contra malware, DDOS y certificados SSL.
- La atención al cliente. Con servicio técnico 24/7.
- Estrategia de cambio. Si no estuvieras satisfecho, ¿podrías migrar tus datos a otro servidor?
Seguridad de datos en la nube
La seguridad en la nube es una de las mayores preocupaciones de los usuarios. Al popularizarse los servicios de las plataformas de almacenamiento en la nube, la mayoría accede desde smartphones, lo que implica un riesgo añadido. En todo caso, aunque el servicio está sujeto a la normativa de protección de datos, quien contrata es responsable de los archivos y ficheros. En cambio, el “encargado del tratamiento” es toda persona física o jurídica que pueda tener acceso a los datos y los gestiona.
Para realizar esa prestación, es obligatorio firmar un acuerdo en el que precisemos los términos. Además, no se puede comunicar a terceros y debe cumplir con las medidas de seguridad a las que obliga nuestra legislación.
Consejos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información almacenada en la nube
Al contratar el servicio, debes tener en cuenta lo siguiente:
- ¿Dónde se encuentran los datos? Al no saberlo, lo mejor es establecer contraseñas seguras. Eso o encriptar el contenido mediante un algoritmo que desordene componentes.
- Averigua si intervienen terceras empresas. Si es así, es obligatorio tu consentimiento expreso.
- Revisa las configuraciones por defecto. Así aseguras la confidencialidad de la información y una óptima colaboración en la nube.
- Comprueba si te ofrecen garantía de integridad. ¿Puedes borrar tus datos cuando lo solicites o cuando finalice la prestación del servicio contratado?
- Fíjate si se establecen los procedimientos adecuados para el ejercicio de seguridad en la nube basados en los derechos ARCO.
Integración con herramientas de trabajo
Más allá de las ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube, integrar este sistema con otras herramientas de trabajo es imprescindible. Para aquellas dedicadas a la facturación, ¿qué debe tener esta aplicación?
Entre otras funciones esenciales, ha de ofrecer gestión de tesorería e impuestos, integración con bancos y la digitalización de recibos, albaranes y facturas. Además, debe incorporar sistemas ERP, herramientas de gestión de proyectos y otras soluciones empresariales. Estas integraciones permiten a los usuarios centralizar la información; aquí es donde reside la verdadera importancia del cloud computing.
Pongamos el ejemplo de Cegid Contasimple, la mejor aplicación de contabilidad en la nube y la más completa incluso en su versión para móviles. Fácil, rápida y con un plan básico gratis y asesoramiento gratuito, ¿cómo integra las herramientas?
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Disco virtual. Accedes a todos los archivos y puedes descargarlos.
Registro de horario laboral. Calcular la rentabilidad del horario, sobre todo si eres autónomo, es realmente útil.
Catálogo de productos. Esta función marca la diferencia respecto al resto de plataformas de almacenamiento en la nube del mercado. Si tienes una tienda, un almacén o un comercio electrónico, al subir tus productos con sus precios y existencias, te facilita la gestión del inventario.
Cómo aprovechar la integración de servicios en la nube con otras herramientas de productividad
Hablemos por último de colaboración en la nube. En cloud, las herramientas de productividad redefinen la comunicación con los compañeros de trabajo, clientes, proveedores y, en mayor medida, con el entorno empresarial en su conjunto.
Hoy en día, todo tipo de empresas aprovechan las tecnologías móviles para aumentar la eficiencia. Más aún cuando convergen online, porque reducen costes y mejoran la colaboración, aunque tengan que acomodar distintos estilos de trabajo. Muchas de ellas autorizan a que sus empleados trabajen desde cualquier parte, proporcionándoles los instrumentos precisos para que puedan colaborar con mayor eficacia. Incluso animándoles a utilizar sus propios dispositivos para trabajar.
En 2014, aunque parezca lejano, el mundo alcanzó un nuevo hito: en el planeta desde aquel año hay más teléfonos móviles que personas. Una tecnología que se multiplica cinco veces más rápido que la población mundial, a un ritmo de diez dispositivos nuevos por segundo. Entonces, ¿quién puede negarse a la nube?
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