Viajar por motivos laborales es algo cada vez más habitual en un entorno tan globalizado como el actual. Sin embargo, no siempre resulta fácil adaptarse a esta circunstancia. Mantener una comunicación efectiva cuando se está lejos requiere de una importante disciplina y de las herramientas para la productividad adecuadas. En este artículo, vamos a ofrecerte algunos consejos para que puedas desarrollar estrategias de productividad cuando estés fuera de casa y te explicaremos por qué resulta tan relevante hacerlo.
Además, te vamos a mostrar las herramientas para la productividad más útiles para que la tuya no se resienta por encontrarte lejos de tu equipo. Por último, te daremos las claves para que lideres las reuniones que mantengas por videoconferencia, incluso aunque no estés cara a cara con el resto de compañeros. Todo ello te será de gran utilidad durante el trabajo remoto.
Comunicación efectiva en movimiento: herramientas digitales que facilitan la colaboración remota y la conectividad
Cuando se viaja por razones laborales, es esencial desarrollar estrategias para gestionar el tiempo, ya que las tareas se acumulan y el tiempo no siempre se puede aprovechar al máximo, puesto que las reuniones y el transporte limitan el margen disponible. Por suerte, hoy en día, muchos medios de transporte posibilitan trabajar con conexión a Internet y está disponible en la mayoría de los establecimientos públicos.
Aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o Zoom son ideales para el desarrollo de redes profesionales, también para seguir al día, porque te permiten realizar videollamadas y organizarte con tu equipo. Esto garantiza que todos los compañeros permanezcan conectados sin importar dónde se encuentra cada uno de ellos. Asimismo, estas herramientas brindan una gran libertad al profesional, pues cuentan con múltiples funciones adicionales como chat, envío de documentos, etc.
Estrategias de productividad en viajes laborales
A continuación, vamos a ofrecerte algunos consejos para que mantengas tu productividad cuando estés en una salida de negocios.
Definir las metas de forma clara
Establecer los objetivos que se deben alcanzar durante el tiempo que dura el viaje es clave para lograrlos. Es fundamental que las metas marcadas sean alcanzables y realistas, pero también se debe ser en cierta medida ambicioso, ya que lo ideal es maximizar la eficiencia. Si se trabaja junto a otros compañeros, puede ser una buena idea crear calendarios compartidos para que todos sigan el mismo ritmo a fin de alcanzar los objetivos.
Priorización de tareas
Una vez que se conoce el objetivo final es imprescindible dar prioridad a las tareas que resulten más relevantes. Seguir una estructura jerárquica que vaya de más a menos evitará que queden cosas importantes pendientes de hacer. Esto es algo que debe aplicarse en el día a día, pero cuando se realiza trabajo remoto lejos de casa es todavía más necesario.
Al crear estrategias para gestionar el tiempo, es igualmente relevante saber cuántas horas va a demandar cada encargo, al menos de forma aproximada. Así no quedará ninguna tarea a medias, porque después será más difícil concentrarse para retomarla. No obstante, si no queda otro remedio, se deben hacer anotaciones que permitan recordar los aspectos más destacados de cada trabajo cuando llegue el momento de volver a él.
Encontrar un espacio de trabajo que resulte eficiente
Esta es una de las estrategias de productividad vitales. Y es que no siempre se puede encontrar un despacho cómodo en el que trabajar mientras se viaja. En el mejor de los casos, si la habitación de hotel cuenta con un escritorio, este será el lugar más indicado para llevar a cabo tu actividad. Pese a ello, cuando esto no es posible, hay que aprovechar la imaginación.
Una cafetería, o cualquier otro sitio público con conexión a Internet y un enchufe para cargar el ordenador portátil puede ser suficiente. Sin embargo, aquí es posible que el ruido llegue a ser demasiado intenso. En esos casos, será preciso tener unos auriculares que dispongan de cancelación del ruido ambiente. De esa forma, tan solo escucharás a tu equipo cuando te comuniques con tus compañeros. Además, en la gestión de redes profesionales, hacer videollamadas sin ruido de fondo te ayudará a captar mejor la atención de los oyentes.
Lo que no puede faltar es una superficie de trabajo ordenada. Tan solo debe contar con lo justo para realizar la tarea pendiente. Tener demasiados documentos, bolígrafos, cuadernos o cualquier otro complemento es el primer paso para caer en el caos, y eso es justo lo que se pretende evitar si se quiere ser productivo.
Gestión del tiempo en la ruta: consejos prácticos
Ahora que ha quedado claro cómo organizar el lugar de trabajo, vamos a darte algunas estrategias para gestionar el tiempo durante los viajes laborales.
Planificación y posibles imprevistos
Las cosas no siempre salen como uno espera, y por eso resulta imprescindible adaptarse a los cambios. Retrasos en el transporte, problemas en el check in del hotel o cancelaciones de reuniones de última hora pueden convertirse en realidad. Si no se va preparado desde casa para este tipo de incidencias, lo más probable es que no se sepa reaccionar. Entre el enfado por lo sucedido y el nerviosismo que pueden producir ese tipo de situaciones, al final el tiempo pasa y no se puede aprovechar para nada útil.
Igualmente, merece la pena planificar las situaciones que sí se esperan. Si entre una reunión y otra hay un rato muerto de, por ejemplo, dos horas, se puede buscar con antelación dónde quedarse para atender las responsabilidades durante el máximo tiempo posible. Gracias a la tecnología y a aplicaciones como Google Maps, crear estas estrategias para gestionar el tiempo resulta muy sencillo, y tan solo tendrás que apuntarlo todo para no cometer errores cuando llegue el momento.
Aprovechar los tiempos de espera
Los transbordos y el tiempo que transcurre antes de la salida de un medio de transporte son ocasiones idóneas para llevar a cabo pequeñas tareas, como, por ejemplo, la respuesta de correos electrónicos o llamadas de teléfono con clientes o compañeros de equipo. Esas gestiones rápidas son suficientes para que, una vez que se tenga más tiempo, no haya que perderlo con distracciones.
Estos ratos también resultan ideales para el mantenimiento de tus redes profesionales y para hacer networking con otros compañeros del sector.
Horarios flexibles
La rutina diaria no tiene cabida mientras se está de viaje laboral. Por consiguiente, tratar de mantener una jornada de ocho horas puede convertirse en una odisea. No obstante, eso no significa que no se deba destinar 40 horas por semana. Y es que unos días exigirán un mayor compromiso que otros, pero flexibilizando los horarios se puede mantener una buena dinámica de trabajo.
Lo único importante es tener disciplina y saber que no será posible conservar los mismos tiempos que se disfrutan mientras se está en la oficina. Aprovechando los momentos que te hemos mostrado en los apartados previos, será más fácil alcanzar los niveles de productividad habituales.
Herramientas para la productividad en la carretera: el software que facilita la productividad durante los viajes
Por fortuna, gracias a la tecnología, todas las estrategias de productividad no recaen sobre los propios profesionales. Hay herramientas muy útiles que facilitan una correcta gestión del tiempo y otras que hacen que los viajes de negocios sean como trabajar desde casa.
Aplicaciones de gestión de tareas
Ya hemos hablado de lo relevante que es segmentar todas las tareas pendientes para encargarse de aquellas más importantes. Sin embargo, para hacerlo no hay por qué recurrir al bolígrafo y al papel. Actualmente, herramientas para la productividad facilitan esa labor. De igual forma, se complementan a la perfección con las diferentes estrategias para gestionar el tiempo.
Y es que resultan estupendas para organizar todas las tareas pendientes mientras se está fuera de casa. Asimismo, se trata de aplicaciones portátiles que son capaces de funcionar tanto en ordenadores como en dispositivos iOS o Android. En consecuencia, solo necesitas una conexión a Internet para trabajar con ellas.
Almacenamiento en la nube
Guardar todos los datos confidenciales de un negocio en un dispositivo físico es muy peligroso, y puede considerarse incluso negligente. Y durante los viajes de negocios, esto es todavía más arriesgado, pues la exposición a sufrir un robo o a perder una maleta con archivos de valor es algo con lo que se debe contar. Por ello, es crucial hacer uso de herramientas para la productividad que utilicen el almacenamiento en la nube.
De esa manera, todos los ficheros estarán guardados en un servidor externo y protegido que mantendrá a salvo los datos, incluso si cualquier imprevisto termina dejándote sin portátil. Además, esto resulta todavía más relevante si debes compartir los archivos con terceras personas.
Reuniones virtuales: la clave del trabajo remoto exitoso
Uno de los retos a la hora de desarrollar estrategias de productividad durante los viajes de negocios es mantener la comunicación efectiva tanto con compañeros como con otros clientes. Aquí, las videoconferencias juegan un papel crucial. Ya hemos mencionado previamente algunas aplicaciones que resultan útiles para llevar a cabo las reuniones virtuales. Ahora, veremos cómo participar y liderarlas desde cualquier lugar.
Consejos para liderar y participar en reuniones virtuales efectivas desde cualquier ubicación
Hay algunos aspectos que pueden marcar el devenir de las reuniones, y uno de ellos tiene que ver con crear un orden del día o una agenda. Esta información se puede enviar por correo electrónico a todos los participantes, o se puede comentar al iniciar la videollamada.
Resulta realmente importante emplear esta estrategia, puesto que es muy habitual comenzar a dar vueltas sobre un mismo asunto o que se produzcan circunloquios innecesarios. En otras ocasiones, si no se establece una prioridad sobre los temas a tratar, la reunión va por unos derroteros que son totalmente improductivos. Todo esto tiene un impacto directo sobre la eficiencia de los presentes en la conversación, y cada minuto es oro, sobre todo cuando se está de viaje.
Para hacer todavía más completo el orden de la reunión, se puede asignar una cantidad determinada de tiempo a cada tema. Una vez se esté llegando al final de cada apartado, se pueden dejar unos minutos para darlo por cerrado y, a continuación, cambiar al siguiente o dejar unos minutos para preguntas.
Durante la reunión, es esencial que se mantenga siempre una participación activa. De este modo, será más fácil liderarla. Aun así, esto también requiere de una buena capacidad de escucha. Y es que todos los comentarios que se realicen deben ir orientados a solucionar cualquier duda o a explicar de forma sencilla, pero eficaz, cualquier punto que se esté tratando.
Por último, se puede utilizar la tecnología para hacer más fácil de seguir la videoconferencia. Aplicaciones como Google Meet permiten compartir la pantalla de todos los participantes para mostrar de una forma más clara toda la información. En otros casos, se pueden llevar a cabo encuestas entre los distintos miembros de la reunión para tomar alguna decisión.
La comunicación efectiva es solo una de las claves para ser productivo mientras se viaja por negocios. Como has visto, además de emplear diversas aplicaciones, resulta muy importante exprimir al máximo todo el tiempo disponible durante los transbordos o al llegar al hotel. Además, debe organizarse un área de trabajo que resulte cómoda y que facilite que se mantenga la productividad. Todo ello sin horarios fijos y con imprevistos que pueden alterar la agenda en cualquier momento.
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