Gestión y control de clientes

En este post te presentamos las claves para una buena gestión y control de clientes.

La cartera de clientes de un negocio

La cartera de clientes es el conjunto de clientes potenciales y clientes que ya te han comprado.

Clientes potenciales

¿Cómo saber quién puede ser tu cliente potencial y cómo identificarlo? Para ello es importante definir bien tu nicho de mercado y definir tu buyer persona para saber cómo llegar hasta él y a través de qué canales.

Una vez tienes identificado a tu cliente potencial y has establecido un primer contacto con él, es el momento de empezar a crear tu base de datos de clientes.

Clientes que ya te han comprado

La fidelización y retención de clientes es igual o más importante que conseguir nuevos clientes potenciales. Requiere resolver todos los problemas con que nuestro cliente pueda encontrarse en el momento de comprarnos, o de querer realizar una devolución (servicios postventa).

Datos básicos de tu cartera de clientes

Para poder llevar la gestión y control de tus clientes, tu base de datos debe poder contener estos datos, aunque no siempre será necesario que los tengas todos hasta el momento en que tengas que emitir una factura a tu cliente:

• Nombre y apellidos o apodo con que se identifica tu cliente.
• Dirección de contacto y entrega o de prestación del servicio.
• Teléfono, correo electrónico.
• Productos o servicios comprados con anterioridad.
• Datos de facturación y presupuestos.
• Otros datos de interés para tu negocio: intereses, posibilidades de compra, o, por ejemplo, perfil de buyer persona en el caso de que tu negocio tenga varios.

Gestión y control de clientes: El presupuesto

En muchos negocios el primer documento que emites a un cliente potencial es un presupuesto en el que le ofreces una prestación de servicios o entrega de productos, o ambas cosas. En este primer paso no es necesario identificar a tu cliente en el documento que le presentas.

Precios y descuentos

A la hora de elaborar el presupuesto es cuando determinamos los precios de nuestros productos o servicios y cuando solemos decidir si aplicaremos algún tipo de descuento. La identificación del cliente repercute incluso en los impuestos que deberemos aplicar ya en el presupuesto, como por ejemplo la retención de IRPF (si nuestro cliente fuera un particular, nunca la aplicaremos).

Garantías y demás prestaciones incluidas

Además, también se informa al cliente sobre las garantías y demás prestaciones incluidas, como por ejemplo el coste del transporte o información sobre devoluciones.

Anticipo de clientes

En el caso de que vayamos a solicitar un anticipo a nuestro cliente, también lo hacemos constar, sin que el presupuesto sirva nunca para poder recibirlo (deberemos en su caso emitir una factura de anticipo).

Una de las claves a la hora de solicitar un anticipo a un cliente o determinar la fecha de pago de la factura es tener clara la solvencia del cliente.

Gestión y control de clientes: el albarán de entrega

Si entregas productos, puedes emitir un albarán a tu cliente cuando realices la entrega para tener así un documento que acredite que has cumplido con tu parte.

Gestión y control de clientes: La factura

Una vez tu cliente potencial acepta total o parcialmente tu presupuesto, llega el momento de facturar. En este siguiente documento sí será necesario hacer constar todos los datos fiscales de tu cliente. Si has realizado un presupuesto previamente, la factura será muy fácil de emitir. Solo tienes que realizar las modificaciones que hayas acabado negociando con tu cliente.

Más información sobre cómo emitir tu factura de clientes (desde ordenador o web).

Cómo emitir una factura desde la app de Contasimple para Android e iOS.

Gestión y control de clientes: El cobro

Si vas marcando tus facturas como cobradas (o pagadas en el caso de tus proveedores), podrás llevar un control de cobros muy visual que te permitirá llevar tu previsión de gastos e ingresos y saber cuándo tienes que reclamar el cobro de tu factura a tus clientes cuando llegue la fecha de vencimiento.

Más información sobre cómo marcar las facturas como cobradas o pagadas.

Gestión y control de clientes desde Contasimple

Crea tu base de datos de clientes con Contasimple para crear tus presupuestos, albaranes y facturas en 10 segundos y llevar al día tu gestión de los cobros.

Datos de facturación

En la ficha de cada cliente, introduce sus datos de facturación para que queden automáticamente introducidos en tus facturas al seleccionar tu cliente del desplegable.

Descuentos

Si lo deseas, puedes establecer descuentos personalizados para un determinado cliente.

Datos bancarios

Contasimple te ofrece la posibilidad de crear remesas bancarias y recibos SEPA para poder gestionar domiciliaciones bancarias sin necesidad de contratar una plataforma de pago. Muy útil para negocios basados en la suscripción. Puedes introducir los datos bancarios de tu cliente en su ficha para gestionarlo más fácilmente.

Datos de contacto

Introduce los datos de contacto de tu cliente. También aparecerán en la factura.

Campos personalizados

Puedes personalizar otros campos para registrar la información de tus clientes que desees  de forma estandarizada para todos. Para configurar tus campos, haz clic en el icono de la rueda:

Ejemplo de personalización:

Gestión y control de clientes: El control de tu negocio

Como has podido ver en los gráficos que hemos ido adjuntado a los distintos apartados, llevar la gestión y control de clientes te permite, al fin, el control de tu negocio:

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