Importación automática de facturas

Importación automática de facturas

Descubre la funcionalidad de importación automática de facturas de Contasimple: importa tus facturas emitidas, gastos y las facturas recibidas de tus proveedores de forma automatizada.

Importación de facturas a Contasimple

Si tienes que introducir muchas facturas a nuestro programa, puedes utilizar la función de importación para subir tus facturas emitidas, recibidas o gastos desde un fichero Excel o CSV.

Para ello, haz clic en la pestaña “Contabilidad” del menú superior de la pantalla de inicio. Una vez dentro del módulo, haz clic en “Importar” en el menú lateral izquierdo.

Importar facturas

Una vez en la pantalla de importación, elige el tipo de datos a importar: facturas emitidas, facturas recibidas o gastos.

Opciones de importación de facturas

Formato para la importación de facturas

Puedes importar la información de cada factura en una fila que incluya los datos de la cabecera de la factura (número de la factura, fecha, cliente…) y los datos de cada tipo impositivo (base imponible y cuota). También existe la posibilidad de subir un formato por conceptos que incluya más de una fila por cada factura.

Campos obligatorios que debe incluir el excel:

  • Número de factura/gasto.
  • Fecha de la factura/gasto.
  • Estado (si la factura/gasto está pagada, pendiente de pago…).
  • Tipo de ingreso/gasto.
  • Tipo de operación (nacional, intracomunitaria…).
  • Totales-Base imponible % IVA y Totales-Cuota % IVA (al menos debe incluir uno de los diferentes % de IVA).
  • NIF cliente/proveedor.

Excel de ejemplo para importar facturas

Puedes descargarte un excel de ejemplo con el formato recomendado o arrastrar y soltar tu fichero en el recuadro indicado para iniciar la importación y seguir las instrucciones que te aparecerán por pantalla.
 
Descargar excel de ejemplo para importar facturas
 
Una vez tengas listo tu Excel, selecciona o arrastra el documento en el recuadro y haz clic sobre «Continuar».
 
Importación automática de facturas

Una vez haya cargado el archivo, aparecerá toda la información del documento subido.

Revisa que todas las columnas corresponden con la información que detalla la cabecera. De no ser así, selecciona el tipo de información en el desplegable.

Revisar información de las columnas

Por último, indica la primera línea donde empieza la lista de tus facturas en el apartado “Iniciar importación en línea”. En nuestro caso, hemos puesto “2” porque la lista de nuestros productos empieza en la fila 2.

Revisar información de las columnas para la importación automática de facturas

Ten en cuenta que solo se importarán las facturas cuyos datos cuadren: la suma de los conceptos deben coincidir con lo totales, el IVA de cada concepto corresponder al aplicar el tipo a la base…

Si toda la información que aparece es correcta, haz clic en «Importar».

Importación automática de facturas: revisión de columnas del excel

Una vez finalizado el proceso, te aparecerá un aviso en tu perfil:

Revisar información de las columnas
 
Si durante el proceso de importación el archivo contiene algún error, te informará a través del aviso.
Para corregirlo, accede a tu disco virtual y descarga el archivo con los resultados de la importación.
 
Disco virtual facturas importadas

Dentro del archivo excel de resultados habrán varias pestañas.

Entre ellas está la pestaña de filas importadas correctamente, donde te aparecerán todas las facturas importadas.

Disco virtual facturas importadas
 

En la pestaña filas no importadas, en la última columna, te aparecerá la información sobre el error de forma detallada de por qué no se han importado. Podrás corregir esa fila y volver a subir el archivo para que se añadan.

El resto de facturas se habrán subido correctamente.
 
Disco virtual facturas importadas

Tutorial sobre importación de facturas a Contasimple

 
¿Te quedan dudas sobre cómo importar tus facturas y gastos a Contasimple? Contáctanos:
 
932 933 806
soporte@contasimple.com

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Publicado en Contabilidad, Contasimple, Facturación, Gestión Empresarial.

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