El cumplimento normativo para los autónomos es fundamental si se quieren evitar inspecciones y sanciones de la Agencia Tributaria. Con el paso de los años, ha ido incrementándose la legislación en España y los trabajadores por cuenta propia han tenido que adaptarse a estos cambios. Sin embargo, en 2025 la ley obligará a utilizar la factura electrónica. En este artículo, vamos a explicarte en qué consiste este nuevo sistema de facturación y te mostraremos las principales ventajas de aplicarlo cuanto antes en tu negocio
Algunos profesionales tendrán que realizar estos trámites a partir de 2025, pero todos se pueden beneficiar de adelantar la digitalización, en lugar de esperar al último momento. La optimización de los procesos empresariales se dejará notar en numerosos ámbitos a fin de garantizar la seguridad en la transmisión de los datos.
La facturación electrónica para autónomos
La factura electrónica es obligatoria desde el año 2015 en las relaciones con las Administraciones Públicas. El objetivo del Gobierno siempre ha sido implantar este sistema a nivel global para actualizar la organización de las corporaciones y, sobre todo, para reducir la economía sumergida entre los profesionales.
La Ley Crece y Crea, Ley 18/2022, busca lograr esa meta y será obligatoria para todas las empresas en muy poco tiempo. Su llegada definitiva en los próximos meses va a cambiar por completo la forma en la que los autónomos facturan a otros profesionales. Y es que ya no será posible emitir facturas en papel, o incluso escritas a mano.
Todos los documentos se transferirán a través de plataformas digitales, que previamente tendrán que cumplir con unos requisitos. Además, la introducción de la facturación electrónica para autónomos pretende conseguir una mayor sostenibilidad del sistema. El papel ya no será el método principal de estos documentos, y tan solo se imprimirán duplicados si cada cliente así lo solicita. La disminución de la huella de carbono más importante de su implantación está relacionada con los envíos postales, que ya no serán necesarios.
Los principales beneficios de la facturación electrónica
La introducción de la factura electrónica no solo supone una obligación para los profesionales. Estos también pueden aprovechar todas las ventajas de la optimización de los recursos empresariales asociadas al nuevo sistema, como te mostraremos a continuación.
Importante ahorro de tiempo y costes
La facturación manual tradicional es un proceso que quita mucho tiempo a las compañías al emitir el documento y en los procedimientos posteriores. Archivar estos ficheros requiere de un almacén, que en negocios grandes puede abarcar bastante. Y no solo eso, sino que es preciso disponer de empleados que se encarguen de ese trabajo.
Si hay que buscar entre esa cantidad de archivos, seguramente se perderá mucho tiempo. Todo esto hace que el sistema sea sumamente ineficaz y costoso. La mayoría de las empresas más grandes ya han hecho esta transición en los últimos años, pero las pymes todavía no han terminado de actualizarse. Puesto que el cumplimiento normativo para autónomos es una obligación, lo mejor es hacerlo cuanto antes.
Asimismo, el proceso es muy beneficioso en términos de ahorro de tiempo y, sobre todo, de recursos económicos. La automatización de estas tareas disminuye en gran medida la carga administrativa. Aquellos que no cuentan con trabajadores a su cargo serán los más beneficiados. Hasta ahora, debían pasar bastante tiempo alejados de sus funciones para gestionar el papeleo, pero la optimización de los procesos empresariales empleando este nuevo sistema les será de gran utilidad.
Al actualizar su sistema, podrán centrarse en lo verdaderamente relevante: el desarrollo de su actividad profesional. Como ves, la eficiencia administrativa es muy superior. Por último, aunque suponga un gasto inferior, el ahorro de papel y de los envíos postales a los clientes también supondrá un alivio en las cuentas de los profesionales.
Mejoras en la gestión
Ya te hemos mostrado que el sistema es la principal diferencia a la hora de gestionar estos ficheros. Otro de los aspectos que hacen que la eficiencia administrativa sea mayor es que la factura electrónica tan solo requiere de un programa informático en el que integrar todas las transacciones. Allí aparecen reflejadas tanto las ventas como las facturas de los proveedores.
La optimización de los procesos empresariales facilita una gestión más precisa y supone un importante beneficio en la organización. Si es necesario encontrar una factura determinada, estos programas permiten llevar a cabo búsquedas basándose en distintos parámetros: fecha, número de identificación fiscal del cliente o proveedor, concepto, etc.
Esto ahorra mucho tiempo y convierte un trabajo de varias horas en uno que puede hacerse en un par de clics. No obstante, no es la única ventaja de la digitalización y del cumplimiento normativo para autónomos.
Reducción de los errores
Este es uno de los principales beneficios de la facturación electrónica. Los errores humanos en las facturas son una de las causas más habituales para iniciar inspecciones de Hacienda y para sancionar a las compañías. Duplicar un mismo número de factura, o simplemente cometer una errata en uno de los números del CIF puede tener consecuencias desastrosas para el emisor.
La posibilidad de cometer estos fallos es mucho más pequeña si se dispone de una herramienta digital. Estos sistemas pueden cargar de forma automática los datos del cliente y reflejan fielmente la fecha de emisión de la factura. De igual modo, llevan la cuenta de la serie y siempre continúan tras el número anterior, por lo que desaparece el riesgo de que haya incoherencias en ese aspecto. Por consiguiente, la reducción de los errores de este tipo resulta considerable.
Sin embargo, hay muchas más ventajas que afectan asimismo a la eficiencia administrativa. Si se dispone de un conjunto de productos o servicios a la venta, estos quedan memorizados en el sistema para que, siempre que los introduzcas, su concepto y su precio sean idénticos. Además, el programa hace automáticamente los cálculos de los impuestos indirectos y calcula el IRPF correspondiente en el caso de que el cliente deba realizar una retención por esa factura.
Cuando llega el momento de presentar la documentación trimestral a Hacienda, contar con estos programas disminuye igualmente la necesidad de recopilar todos los datos. Los modelos se generan automáticamente e incluyen información detallada de las transacciones. Tan solo es preciso enviarlos a la Agencia Tributaria para completar la autoliquidación. Por tanto, la reducción de errores evita auditorías innecesarias a los trabajadores por cuenta propia.
Seguridad en la transmisión de datos
La protección de los datos de los clientes y de los proveedores debe convertirse en una prioridad para cualquier profesional. De hecho, el cumplimiento normativo para los autónomos en este sentido se ha endurecido hace unos años. La entrada en vigor del Reglamento 2016/679, más conocido como RGPD o Reglamento General de Protección de Datos, hace hincapié en este sentido.
De hecho, las multas máximas fijadas por la Ley Orgánica de Protección de Datos en España quedaban fijadas en un máximo de 400 000 euros. Pese a ello, el nuevo reglamento las establece en un límite de hasta 20 millones de euros. Estas cifras son muy elevadas y deben convencer a los profesionales de la importancia de conservar a salvo todos los ficheros con los que trabajan en su día a día.
La seguridad en la transmisión de datos de las facturas electrónicas es muy superior a la que podían proporcionar los anteriores documentos en papel. Todas las transacciones ejecutadas por las plataformas digitales deben encontrarse cifradas y solo mediante una autenticación digital en dos pasos se puede acceder a ellas. Esto pone muy difícil a los ciberdelincuentes el robo de información a los negocios.
De igual manera, los servidores en los que se aloja esta información se encuentran en una ubicación remota, por lo que ni siquiera robando en la dirección física de la compañía será posible vulnerar su privacidad. Esto es fundamental para garantizar una confidencialidad absoluta y para proteger la información sensible a cualquier acceso no autorizado.
Almacenamiento durante el periodo legal
Otro de los beneficios de la facturación electrónica relacionados con el almacenamiento de toda la información en servidores en la nube tiene que ver con la obligación de conservar las facturas durante cuatro ejercicios, tal y como dicta la Ley 58/2003. Aunque hasta ahora los autónomos ya se encargaban de cumplir con esta normativa, no siempre era posible. Problemas con ficheros traspapelados o con documentos que se habían dañado imposibilitaban una inspección y, en consecuencia, eran sancionados.
Los servidores en la nube siempre deben incorporar copias de seguridad de toda la información. Así, incluso aunque se dañen o se produzcan averías que dejen los datos inaccesibles, siempre se podrán recuperar. Y de todo ello ni siquiera tendrán que ser conscientes los clientes de la plataforma, dado que se mantendrá la seguridad en la transmisión de los datos en todo momento.
Cumplimiento de las obligaciones legales
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, las facturas electrónicas se convertirán en el único estándar entre los profesionales y las empresas. Implementar esta tecnología de manera anticipada ofrece la posibilidad de adaptarse a la nueva normativa. Así, en el futuro, será más difícil que quienes ya cuenten con facturas digitales se tengan que enfrentar a multas por errores en su cumplimentación.
Además, a largo plazo es probable que tener estas facturas no solo sirva para cumplir con la normativa vigente en España. El hecho de que los datos lleguen a la Agencia Tributaria de modo automático también reducirá las inspecciones a todas las compañías que cumplen con lo establecido. Y es que Hacienda ya dispondrá de antemano de muchos de los datos que suelen solicitar al visitar una empresa.
Emisión de facturas desde cualquier lugar
La portabilidad es otra de las claves por las que esta tecnología merece ser implantada cuanto antes. Muchos autónomos dejaban las tareas administrativas relegadas hasta el momento de su llegada a la oficina. En otros casos, tenía que ser su asesor fiscal quien llevara a cabo estos trabajos. Todo ello repercutía negativamente en los clientes, ya que en ocasiones pasaban semanas hasta que el documento llegaba a sus casas u oficinas por correo postal.
La inmediatez de la factura digital, y las capacidades en la nube de los programas autorizados para emitirlas hacen mucho más fácil esta tarea. Asimismo, proporcionan una importante optimización de los procesos empresariales. Ahora tan solo hace falta acceso a Internet y desde cualquier dispositivo móvil se puede tramitar un nuevo documento en tan solo unos segundos. Esto mejora la eficiencia administrativa de los profesionales.
Así, el cumplimiento normativo para autónomos relacionado con la factura electrónica será uno de los grandes temas de los próximos meses. Las nuevas modificaciones en la legislación relativas a la introducción de la facturación electrónica para autónomos van a suponer un cambio de paradigma a la hora de emitir estos documentos legales.
Muchas grandes corporaciones han dado ya el salto, y otros profesionales lo harán en 2024. Los beneficios de la facturación electrónica son numerosos y supondrán un importante ahorro y una considerable reducción de errores.
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