Cómo hacer una factura

Actualizado a 23/10/2020.

Te explicamos cómo hacer una factura y qué requisitos legales debe cumplir.

Qué es una factura de venta

Una factura de venta es un documento donde detallas los productos que has vendido o los servicios que has prestado. Tu cliente puede ser un particular o un autónomo o sociedad. Como autónomo o empresario, siempre estarás obligado a emitir factura de todas tus ventas y a incluirlas en tu contabilidad. El número de serie de cada factura tiene que ser único y correlativo. Siempre que tu cliente te lo pida, estarás obligado a enviarle la factura, si es que ya no se la envías siempre por defecto. Para tu cliente, se trata de su factura de compra.

Requisitos que debe cumplir una factura

a) Número y serie de facturación.

b) Fecha de expedición de la factura.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de la factura.

d) Número de Identificación Fiscal (NIF) de quien expide la factura, y del destinatario si es empresario o profesional.

e) Domicilios del obligado a expedir factura y del destinatario.

f) Conceptos detallados y desglosados de las operaciones, con su precio unitario sin IVA y sin el descuento en su caso (base imponible). Se hará constar la cantidad y el descuento a parte. Al final se hará constar el total de la factura, con todos los impuestos, cargos y descuentos aplicados.

g) Tipo impositivo del IVA y otros impuestos si los hay (retención de IRPFrecargo de equivalencia, etc.).

h) Cuota tributaria (total de IVA a pagar, que se consignará por separado).

i) Fecha de las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si se producen en fecha distinta a la de expedición de la factura.

(Artículo 6 del Reglamento de Facturación).

Para acreditar la autenticidad y validez de tu factura, te aconsejamos que la firmes electrónicamente con tu certificado digital.

Qué es la fecha de operación de la factura

La fecha de operación de la factura corresponde con lo que se llama devengo del impuesto. En la mayoría de los casos, cuando hablamos del devengo del impuesto en una factura nos referiremos al IVA. La fecha de operación de la factura dependerá de si se trata de una entrega de bienes o de una prestación de servicios.

Fecha de operación en la entrega de bienes

Es la fecha de puesta a disposición del producto a nuestro cliente.

Fecha de operación en la prestación de servicios

Es la fecha en que finaliza el servicio. Si se trata de un servicio continuado, la fecha de operación o devengo se produce en el momento de la exigibilidad del pago.

Ejemplos: un alquiler o el contrato de la electricidad.

El caso del pago anticipado

La fecha de operación o devengo se produce en el momento en que se produce el pago anticipado.

Anticipo de clientes

Obligación de facturar

El artículo 1 del Reglamento de Facturación establece que los empresarios o profesionales (autónomos) están obligados a expedir y entregar factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. También están obligados a conservar copia de todas las facturas que han emitido y a conservar las facturas u otros justificantes que hayan recibido de sus proveedores.

Plazo para la emisión de las facturas

El artículo 11 del Reglamento de Facturación establece que, cuando el cliente es un particular, la factura debe ser expedida en el momento de realizarse la operación.

Si el destinatario de la factura es un empresario o profesional, la factura se ha de emitir antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se realice la operación.

El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Cómo hacer una factura desde Contasimple

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Haz clic en «Emitir una nueva factura»:

Cómo emitir una nueva factura

Cómo hacer una factura: Datos personales, de cobro y fiscales

Información de la factura

Número de factura

  • El número de factura se creará automáticamente. Se crea de forma correlativa y en orden cronológico. Puedes configurar tu número de serie como quieras haciendo clic en «Configuración».
  • Si utilizas varias series de facturas, selecciona o crea tu serie. Más información sobre series de facturas.

Fecha de emisión

Puedes cambiar la fecha de emisión. Por defecto, se rellenará con el día de hoy.

Fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento que te aparecerá por defecto será a 30 días. Puedes cambiarla haciendo clic en las opciones de 60 días, 90 días, escoger «sin fecha», o poner otra fecha manualmente.

Tipo de ingreso

  • ¿Tu factura es de venta de productos? No hace falta que cambies nada.
  • ¿Facturas un servicio? Escoge la opción «705. prestación de servicios» en el desplegable.
  • Otras opciones: por ejemplo, si estás emitiendo una factura de alquiler, escoge la opción «752. Ingresos por arrendamiento».

Cliente

Escoge tu cliente utilizando la lista desplegable. Si aún no has creado tu base de clientes, Haz clic en «nuevo cliente» para crear el cliente a facturar. La próxima vez, sólo tendrás que seleccionarlo en la lista desplegable. 

Notas privadas

De forma opcional, puedes añadir notas privadas. No aparecerán en el pdf de tu factura.

Retención de IRPF

En el caso de que tu factura deba llevar retención de IRPF, puedes escoger el porcentaje en la lista desplegable. Más información sobre facturas con retención de IRPF.

Retención IRPF 15% en factura

Notas en la factura

Si deseas añadir notas en la factura, puedes crear una nota nueva haciendo clic en «Gestionar información de la nota». Muy útil por ejemplo para añadir la cuenta corriente donde deseas que tu cliente realice el ingreso, o para añadir cualquier otra información que quieras que aparezca en tu factura. La próxima vez, sólo tendrás que seleccionarla en la lista desplegable.

Notas en la factura. Ejemplo cuenta para transferencia bancaria

Marcar factura como cobrada

Si en el momento de emitir la factura ésta ya ha sido cobrada, haz clic en la casilla «Marcar factura como cobrada». Podrás añadir también la fecha de cobro y método de cobroMás información sobre cómo marcar tus facturas como cobradas.

Marcar factura como cobrada al momento de emitirla

Servicios externos

Si lo deseas, puedes sincronizar tu cuenta de Google Drive o DropBox con Contasimple para que tu factura se suba automáticamente a tu nube externa.

Opciones avanzadas

En opciones avanzadas encontrarás otras funcionalidades relacionadas con el impuesto del IVA: si la factura está exenta o no sujeta a IVA, si es intracomunitaria o una exportación, entre otras. Más información sobre cómo emitir facturas intracomunitarias.

También puedes marcar la casilla «Factura emitida en criterio de caja»; aunque si estás sujeto a este régimen especial de IVA, es mejor que configures tu cuenta de Contasimple bajo este criterio desde el principio. Puedes modificarlo dirigiéndote a «Configuración».

Cómo hacer una factura: Concepto, precio, descuento y total

  1. Concepto: Puedes escribir el concepto del producto o servicio, o bien crear un producto o servicio nuevo en tu catálogo haciendo clic en el cursor de la izquierda. Así, la próxima vez sólo tendrás que seleccionarlo y se te rellenarán los demás campos automáticamente. Solo tendrás que modificar la cantidad y, en su caso, el descuento.
  2. Base imponible: Precio unitario del producto o servicio sin IVA.
  3. Cantidad: Número de unidades, horas… en tu catálogo de productos puedes configurar tu tipo de unidad.
  4. Descuento: Puedes configurar descuentos sobre un producto o cliente específico, o bien añadirlo manualmente. Más información sobre facturas con descuento.
  5. IVA: Puedes configurar el tipo de IVA a aplicar en tu producto o servicio desde tu catálogo. Si no lo configuras, el programa pondrá por defecto el IVA del 21%. También puedes cambiarlo manualmente. ¿Nos lees desde Canarias? Visita este enlace. ¿Nos lees desde Ceuta o Melilla? Visita este otro enlace.
  6. Mostrar edición avanzada: Hacer clic en «Mostrar edición avanzada» te permite añadir una descripción a tus conceptos y también añadir el recargo de equivalencia si lo necesitas. Más información sobre el recargo de equivalencia.
  7. Registra tu nueva factura haciendo clic en «Insertar factura».

Ejemplo de conceptos de una factura de venta de productos

Concepto de la factura. Venta de productos

Ejemplo de concepto de una factura de prestación de servicios

Concepto de la factura

Tu factura acaba de ser introducida en el sistema:

Registro de facturas emitidas

La factura rectificativa

Qué es una factura rectificativa y cómo se registra en Contasimple.

Factura simplificada: cómo se registra en Contasimple

En este enlace te explicamos qué es una factura simplificada y cómo se registra en Contasimple.

FacturaE

Contasimple dispone del formato FacturaE 3.2 para las empresas que emiten facturas a una Administración Pública. Más información sobre FacturaE.

Cómo registrar ingresos por caja en Contasimple

En este enlace te explicamos cómo registrar ingresos por caja en Contasimple. Es decir, cómo registrar los ingresos provenientes de clientes sin identificar, o de clientes para los que no tienes el NIF.

¿Puedo activar la creación automática de facturas si utilizo pagos recurrentes?

Sí. Consulta este enlace si tu negocio está basado en un modelo de suscripción o pago recurrente.

¿Puedo importar las facturas de mis proveedores?

Consulta este enlace para más información sobre importación de facturas recibidas.

Cómo hacer una factura según tu sector profesional o empresarial

Consulta nuestro post especial facturas autónomos por sectores. En él encontrarás distintos enlaces que te explican cómo hacer una factura según tu sector profesional. Te dejamos aquí unos cuantos enlaces específicos como muestra:

Cada una de estas páginas explica las particularidades legales con que se puede encontrar cada sector. Por ejemplo: ¿Debo hacer retención de IRPF en mi factura? ¿Qué tipo de IVA lleva mi producto o servicio? ¿Qué servicios sanitarios están exentos de IVA? ¿Cómo hago mis facturas si tengo un pequeño comercio? ¿Cómo le facturo un anticipo a mi cliente? ¿Facturo por horas, o por proyecto?

En cada uno de estos enlaces encontrarás, además, un ejemplo de factura especial para su sector.

También puedes visualizar más ejemplos de facturas aquí.

Crear tus facturas en Contasimple te permite rellenar tus impuestos automáticamente

¿Sabías que si registras en Contasimple tus facturas y demás gastos e ingresos, puedes luego rellenar todos tus impuestos automáticamente?

App para hacer facturas

Crear facturas en Contasimple sólo te llevará 10 segundos una vez hayas introducido los datos de tus clientes, proveedores, productos y servicios. Podrás emitir facturas desde tu ordenador, móvil o tablet. Más información sobre la app:

Contasimple app

Android

Iphone

Prueba gratis Contasimple durante 30 días. Precio desde 0€/mes Plan Básico

Si estás buscando un programa online que te permita facturar a tus clientes intracomunitarios, extranjeros y nacionales fácilmente; así como rellenar tus impuestos automáticamente: Regístrate en Contasimple con solo un mail y prueba nuestro Plan Ultimate, el más premium, durante un mes sin compromiso. No pedimos tarjeta al registrarte. Si te gusta, pásate después a alguno de nuestros planes de pago. Todos son muy económicos, ideales para autónomos y pequeñas empresas. Si no te pasas a pago, podrás disfrutar de nuestro Plan Básico para siempre (consulta las funcionalidades de cada plan aquí). También tenemos funcionalidad de CRM para gestión de clientes y proveedores, contabilidad y control de stock.

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