Te explicamos qué es una factura enfocando el tema para autónomos y pymes que tienen que gestionar su negocio. Veremos quién está obligado a emitirla, qué requisitos debe cumplir y cómo emitirla fácilmente. También te explicamos qué tipos de facturas existen.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o de prestación de servicios. Al ser un documento con validez legal y fiscal, tiene que cumplir con una serie de requisitos y contener una serie de datos de la operación que registra.
¿Para qué sirve la factura?
La factura sirve al cliente como prueba de la adquisición de la propiedad de los productos que ha comprado o del servicio que se le ha prestado. A la vez, sirve al proveedor para exigir el pago de los bienes vendidos o de los servicios prestados. Una vez la factura consta como pagada, también servirá al cliente para demostrar tanto la propiedad de los bienes como el pago de los mismos.
Obligación legal de emitir facturas
Además, la factura sirve para cumplir con la obligación legal de emitir factura cuando se venden bienes o prestan servicios. Es decir, su emisión es obligatoria y nos sirve también para cumplir con la obligación legal de pagar impuestos como el IVA (Impuesto del Valor Añadido) y llevar la contabilidad obligatoria de los autónomos y empresas.
Hay excepciones en las que no es obligatorio emitir factura, por ejemplo cuando el empresario desarrolla actividades en las que se aplica el régimen especial del recargo de equivalencia. Puedes consultar las demás excepciones en el artículo 3 del Reglamento de Facturación.
Obligación legal de conservar las facturas
Los empresarios o profesionales están obligados a conservar copia de todas las facturas que han emitido y a conservar las facturas u otros justificantes que hayan recibido de sus proveedores.
La factura electrónica
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico a través de medios informáticos y que puede ser enviada a través de internet. Las facturas electrónicas pueden tener formato estructurado o formato no estructurado.
- Con formato estructurado: Permite ser generada y tramitada de forma automática. Un ejemplo de este formato sería FacturaE o cualquier otra en lenguaje XML o EDIFACT, entre otros.
- Con formato no estructurado: Consiste en una imagen que solo puede ser introducida por el receptor de forma manual, o bien con un proceso costoso como OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Un ejemplo de este formato serían las facturas en papel escaneadas o los ficheros PDF.
Cabe señalar que dentro de poco la factura electrónica será obligatoria tanto para autónomos como para empresas. La factura electrónica para empresas ya es obligatoria a día de hoy en su formato FacturaE para todas aquellas empresas que son proveedores de empresas públicas.
Requisitos que ha de cumplir una factura
Estos son los requisitos para emitir facturas:
- Legibilidad: En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la garantiza el programa informático que la crea o recibe.
- Autenticidad: Debe garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
- Integridad: Garantizar que su contenido no ha sido modificado.
La autenticidad y la integridad, en el caso de la factura electrónica, se pueden garantizar mediante firma electrónica con certificado digital, mediante el intercambio electrónico de datos EDI, u otros controles de gestión que permitan realizar una auditoría para establecer la conexión entre la factura y la entrega de bienes o servicios.
Contenido obligatorio de las facturas
a) Número y serie de facturación.
b) Fecha de expedición.
c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de la factura.
d) Número de Identificación Fiscal (NIF) de quien la expide, y del destinatario si es empresario o profesional.
e) Domicilios del obligado a expedirla y del destinatario.
f) Conceptos detallados y desglosados de las operaciones, con su precio unitario sin IVA y sin el descuento en su caso (base imponible). Se hará constar la cantidad y el descuento a parte. Al final se hará constar el total, con todos los impuestos, cargos y descuentos aplicados.
g) Tipo impositivo del IVA y otros impuestos si los hay (retención de IRPF, recargo de equivalencia, etc.).
h) Cuota tributaria (total de IVA a pagar, que se consignará por separado).
i) Fecha de las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si se producen en fecha distinta a la de expedición de la factura.
(Artículo 6 del Reglamento de Facturación).
Para acreditar la autenticidad y validez de tu factura, te aconsejamos que la firmes electrónicamente con tu certificado digital.
Plazo para emitir factura
El artículo 11 del Reglamento de Facturación establece que:
- Si el receptor es un particular, la factura se ha de emitir cuando se realiza la operación.
- Si el receptor es un empresario o profesional, se ha de emitir antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se realice la operación.
El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.
En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura se ha de emitir antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
Se pueden incluir en una misma sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes natural.
Tipos de facturas
Factura ordinaria
Es la que cumple con todo el contenido obligatorio que hemos mencionado en el apartado anterior.
Factura simplificada
En la factura simplificada no es necesario hacer constar el receptor de ésta. Es decir, solo es necesario que consten los datos del emisor. Además, el IVA puede ir incluido en el precio o desglosado. Sí será necesario hacer constar el número y fecha de la factura. Estos son los casos en que se puede emitir:
- Cuando el importe no excede los 400€ (IVA incluido).
- Si se trata de una factura rectificativa.
- En determinados supuestos, cuando el importe no excede los 3000€. Por ejemplo, en las ventas al por menor. En este artículo te detallamos todos los supuestos.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa es la que modifica algún dato o cálculo de otra que se ha emitido con anterioridad. Debe informar del número de la factura que rectifica y llevar una serie de numeración diferente. Hay un caso especial de facturas rectificativas por impago que te explicamos en este otro artículo.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa agrupa varias operaciones con un mismo cliente durante el mismo mes natural.
Factura de anticipo de clientes y provisión de fondos o suplido
El anticipo de clientes es una cantidad de dinero entregada por adelantado, a cuenta de entregas o servicios futuros.
La provisión de fondos o suplido es una cantidad de dinero entregada por el cliente para que el prestador de los servicios pueda realizar una serie de gastos por cuenta y en nombre del cliente (con mandato expreso). Es decir, quien recibe la cantidad de dinero la gasta en representación de su cliente.
Factura proforma
Una factura proforma oscila entre el presupuesto y la factura. Como el presupuesto, es un documento informativo donde el vendedor concreta los productos o servicios, los precios y las condiciones de la oferta. Tampoco tiene validez como justificante de pago ni compromete al emisor. No tiene efectos a nivel contable ni fiscal. Solo obliga a respetar las condiciones que contiene durante el tiempo de validez que se haya indicado en ella.
Debe indicar en el encabezado que se trata de una factura proforma y tener una numeración distinta a las facturas ordinarias.
Cómo emitir facturas fácilmente
En este otro artículo te explicamos cómo emitir una factura fácilmente con un programa de facturación electrónica como Contasimple, que te permite facturar de forma rápida y llevar tus libros registro obligatorios de forma automática, así como calcular tus impuestos automáticamente. Con nuestro programa, podrás crear y enviar facturas, presupuestos y albaranes fácilmente desde nuestra web y también desde nuestra app gratuita Android e iOS.
Plantillas de facturas profesionales
Personaliza tus facturas con tu logo, fuente y colores corporativos.
Contasimple, digitalización al alcance de todos
¿Necesitas gestionar fácilmente tu negocio con una herramienta intuitiva y económica que te permita crear facturas electrónicas en segundos y calcular tus impuestos de forma automática? Regístrate gratis con solo un mail y disfruta de 1 mes de Plan Ultimate gratis. Plan Básico gratis para siempre. Te ofrecemos facturación rápida, contabilidad fácil y presentación de impuestos automática entre otras funcionalidades. Descúbrenos, somos el software online líder en España para autónomos y micropymes.
