Gestión de Proveedores

Gestión de proveedores

La gestión de proveedores es muy importante para gestionar tu negocio, al igual que la gestión de clientes. En este post te presentamos las claves para una buena gestión de proveedores.

Claves para la gestión de proveedores

Cuando hablamos de gestión de proveedores, nos referimos a la negociación de precios y descuentos, fecha de pago de las facturas, registro de las facturas recibidas y a la posterior gestión de nuestros pagos mediante el control de las fechas de vencimiento de las facturas recibidas.

En nuestra estrategia de negocio, la clave para empezar a negociar se encontrará en conocer estos conceptos:

Lo cual nos llevará a saber cómo:

  • Negociar correctamente los precios con nuestro proveedor
    • Descuentos por pronto pago.
    • Descuentos por cantidad comprada.
  • Negociar la fecha de pago de la factura

Para tener unas finanzas sanas, es clave saber cuándo vamos a cobrar de nuestros clientes para saber que podremos pagar la factura de nuestro proveedor en la fecha que hemos pactado con él. Para ello, es clave el concepto de la tesorería (tener siempre el dinero disponible necesario para hacer frente a los pagos en la fecha pactada).

Una vez tengas claros tus números, busca varios proveedores alternativos que puedan ofrecerte el servicio que necesitas. Ya no solo a nivel financiero, sino que además cumplan con las necesidades de tu negocio a nivel de calidad y también de logística. Una vez vayas a elegir, revisa bien cada cláusula del contrato para no llevarte sorpresas. Es importante que te quede muy claro qué está incluido y qué no en el servicio que ofrecen los distintos proveedores analizados.

Registro de facturas recibidas de proveedores

Del mismo modo que necesitas un sistema para crear facturas a clientes, también es importante contabilizar las facturas recibidas de proveedores. Te permitirá llevar una gestión de proveedores óptima, como luego veremos: gestionar pagos, control y previsión de gastos e ingresos.

Si usas Contasimple para llevar tu facturación, para registrar la factura de tu proveedor haz clic en «Contabilizar fact. recibida» tal y como se muestra en esta imagen de la pantalla de inicio:

Contabilizar factura recibida

Para contabilizar la factura recibida de tu proveedor, simplemente debes seguir los mismos pasos que para crear una factura de clientes.

Contabilizar facturas de proveedores

También puedes importar las facturas recibidas de tus proveedores automáticamente cuando la factura de tu proveedor esté en formato FacturaE o cuando tu proveedor también sea usuario de Contasimple.

Gastos (factura simplificada)

Cuando solo tengas una factura simplificada (antiguo tique), regístralo como gasto:

Contabilizar gasto

Contabilización de bienes de inversión

La compra de bienes para realizar la actividad de tu negocio con una vida útil superior a un año y de valor superior a los 300€ se contabiliza como un bien de inversión.

Consulta este enlace sobre cómo contabilizar bienes de inversión (inmovilizado).

Gestión de pagos

Estar al día de nuestros pagos proyectará una imagen de profesionalidad dando mayor confianza a nuestros proveedores y acreedores. Lo que nos permitirá realizar negociaciones, por ejemplo en el plazo de pago de tus facturas a proveedores, con mayor facilidad. Más información sobre gestión de pagos y cobros.

Gráfico queso de facturas pagadas, pendientes y vencidas

Control de gastos e ingresos

Llevar al día el control de tus gastos e ingresos te permitirá saber en cada momento cuál es la situación económica de tu negocio.

control de tu negocio

La mejor manera para poder gestionar tu negocio de forma intuitiva es no solo tener un método para crear las facturas a tus clientes, sino también registrar las facturas recibidas de tus proveedores y marcar tus facturas como cobradas o pagadas para conseguir así una previsión de los cobros y pagos futuros:

Previsión de cobros y pagos

Gestión de proveedores: Conoce a tu proveedor

Es importante saber en todo momento cuáles son nuestros proveedores más importantes. Será con estos con quienes tendremos que vigilar más de cumplir siempre lo pactado y, a la vez, negociar mejor las condiciones y fechas de pago.

¿Cómo llevar la gestión de proveedores con Contasimple?

Desde tu inicio de sesión, encontrarás la pestaña de Proveedores desde el menú superior (Clientes / Prov.):

Inicio - Proveedores

Una vez dentro, encontrarás el listado con todos tus proveedores, así como la opción para crear uno nuevo y para configurar tus opciones:

Listado de Proveedores

Cuando selecciones un proveedor específico, dentro de «Información básica», encontrarás toda su información (dirección, cuenta bancaria, datos de contacto…). En la pestaña «Informes de facturación» encontrarás un resumen de todas las facturas recibidas de tu proveedor que has registrado, así como también el registro de otros gastos (aquellos para los que no tienes una factura ordinaria) y también de bienes de inversión:

Información del Proveedor

Además, puedes analizar esta misma información por periodo seleccionado. Puedes seleccionar el periodo que quieres analizar utilizando el desplegable de arriba a la izquierda que puedes ver en esta imagen:

Proveedor - periodo seleccionado

Responsabilidad patrimonial e insolvencia

Todo lo que te hemos ido explicando es clave para no llegar a una situación de insolvencia en la que no podamos pagar a nuestros proveedores.

Además, es importante que conozcas cuál es la responsabilidad patrimonial del autónomo (en el caso de que su negocio no está constituido en sociedad).

Para tener éxito en tu negocio, es igual de importante estar siempre al día de la situación financiera como de poder hacer una buena previsión de pagos y cobros futuros.

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