La facturación electrónica se ha convertido en una de las novedades más importantes para los autónomos. Además, con la introducción de la ley Crea y Crece, será obligatoria para las relaciones comerciales entre empresas. Por ello, es esencial que todos los documentos emitidos estén libres de errores, algo todavía bastante común. En este artículo, vamos a mostrarte cuáles son los fallos más comunes y sus consecuencias en la facturación para autónomos.
Igualmente, te daremos algunos consejos sobre cómo evitar los errores en la facturación y cómo deben corregirse en caso de que ya se hayan cometido. La legislación en España es muy estricta en ese sentido, y contar con un sistema de facturación para autónomos propenso a las equivocaciones humanas puede acarrear sanciones. Un fallo de documentación, que puede parecer inofensivo, puede tener graves consecuencias. Asimismo, te explicaremos los beneficios de utilizar un programa de facturación electrónica para autónomos.
Qué suponen los errores en la facturación de un autónomo
Emitir estos documentos con fallos puede tener diferentes consecuencias, algunas de ellas de poca relevancia. Sin embargo, otras pueden suponer una multa importante para la empresa.
Equivocaciones sin consecuencias graves
Cuando se hacen las facturas de forma manual, es habitual escribir mal algún número. Anotar cada concepto y su precio puede parecer rutinario, aunque es una de las causas comunes de errores humanos. Aquí el principal problema tiene que ver con la pérdida de dinero para el empresario.
Y es que, si no se da cuenta, su cliente le abonará un importe que no es el que corresponde. Además, cuando se producen estas situaciones, siempre suele salir beneficiado el cliente, ya que en caso contrario se quejará y se resolverá el fallo. Esto, no obstante, sí repercute en la reputación de la compañía y en su imagen de marca.
Problemas con la Agencia Tributaria
Las implicaciones de un pequeño problema también pueden afectar de manera más grave al empresario. Sobre todo, si con él se incumple alguno de los requisitos que Hacienda establece para la emisión de estos documentos. En el próximo apartado, vamos a mostrarte los más frecuentes, pero ahora nos centraremos en las sanciones.
Las consideradas como muy graves pueden suponer hasta el 175 % del importe total de la factura emitida. Aquí, no obstante, no entra la buena fe, puesto que la Ley General Tributaria establece que han de tratarse de documentos falseados o que no se hayan llegado a presentar. Lo más habitual es sufrir una sanción grave.
En esta categoría, entra cualquier equivocación que no siga los requisitos fijados por Hacienda y su importe es de hasta un 1 % del montante de la venta con un mínimo de 300 euros. Por último, si la sanción es leve, el importe que cobrará Hacienda será de 150 euros. En esta ocasión, se catalogan la mayoría de fallos humanos o la mala praxis en la documentación.
Errores en la facturación más habituales
Error en la fecha de emisión
La fecha reflejada en una factura tiene que coincidir con el día del mes en el que se ha emitido. Es bastante común que algún número no sea correcto, y en ese caso habrá que solucionarlo. Como no es posible volver a hacer el documento de nuevo para no duplicar la facturación, habrá que realizar primero una factura rectificativa que anule la operación. De igual modo, tanto la errónea como la nueva tienen que ser entregadas al cliente para que las pueda contabilizar en su sistema.
Fallo de la documentación
Por desgracia, es común omitir algún dato obligatorio en la factura, sobre todo si se hace a mano. Estos errores en la facturación son muy variados. Puede tratarse del nombre o el número de identificación fiscal ya sea de emisor o receptor, o de la descripción correcta de los servicios o productos que se han vendido. Asimismo, entra en este apartado cualquier fallo de documentación en los elementos que tienen que aparecer en facturas rectificativas.
Numeración incorrecta
Hacienda explica de una forma clara cómo deben numerarse estos documentos legales. Siempre han de seguir números consecutivos y no puede reiniciarse la numeración salvo al final del ejercicio. En este último caso, además, tendrá que hacerse con una serie nueva. Sin embargo, esto no siempre se cumple. A veces, por desconocimiento, se reinicia la serie al concluir cada trimestre o con otros plazos elegidos por los autónomos, algo completamente ilegal.
Los programas de facturación para autónomos sí tienen en cuenta los supuestos que te mostramos arriba, pero al introducir los datos a mano es más fácil cometer pequeños errores. Por consiguiente, es común encontrar dos con un mismo número o una con número superior de una fecha anterior.
Es importante tener presente una cosa. Cuando la Agencia Tributaria envía una inspección, casi siempre se solicitan los libros de facturas a los autónomos y en ellos deben aparecer todas las que se han tramitado en el periodo solicitado. Si el inspector encuentra una falta de correlación en los números de los documentos, va a hacerse muchas preguntas. Este es uno de los fallos que resultan más evidentes en estos casos, por lo que no será necesario que el funcionario indague demasiado sobre el tema.
Hacienda no tiene forma de saber si las equivocaciones se deben a simples fallos, o si, por el contrario, el profesional ha decidido eliminar por su cuenta algunas facturas para no tener que pagar los impuestos correspondientes. Por tanto, puede recibir una sanción, salvo que pueda demostrarse que existen otras rectificativas para cada uno de los problemas.
Datos incorrectos o mal desglosados
La identificación de los clientes también juega un papel crucial en estos documentos. Ya hemos mostrado que, en ocasiones, faltaba alguna información. Pese a ello, aquí el problema es otro, y es que, si bien los datos están completos, todos o parte de ellos no pertenecen al cliente. Es decir, se puede cometer un fallo en uno de los números del CIF o simplemente introducir mal la razón social o el nombre.
De la misma forma, es grave el hecho de que algunos de los conceptos aparezcan mal desglosados. Esto puede causar malentendidos con los clientes, así como con la Agencia Tributaria si lleva a cabo una inspección.
Además, si el cliente tampoco nota la errata, el problema puede ser mayor, sobre todo en el caso del número de identificación fiscal. Y es que, cuando Hacienda cruce los datos de ambos en su sistema, aparecerán facturas que a ellos no les saldrán en el registro. Esto forzará una inspección a ambos para tres empresas distintas: a la del CIF equivocado, a la del cliente y al emisor.
Cómo hay que corregir los errores en las facturas
Los fallos de una factura no se pueden corregir en el propio documento con tachones, típex, etc. Tampoco es posible emitir una nueva y eliminar la anterior, ya que esto provocaría una incoherencia en la continuidad de la serie, al faltar un número. En consecuencia, tal y como explica Hacienda, la única opción posible consiste en hacer una factura rectificativa. Ya las hemos mencionado en el artículo, pero ahora vamos a mostrarte el proceso para emitirlas.
Cómo hacer una factura rectificativa
Lo primero que debes tener en cuenta antes de emitir un documento de este tipo es el plazo máximo permitido por la Agencia Tributaria. Si han pasado más de cuatro años desde la fecha original, ya no habrá posibilidad de subsanarlo. Si ese no es el caso, se puede proceder a su tramitación con normalidad.
Si todavía no existe ninguna factura de esta clase en la empresa, es vital crear una nueva serie exclusiva para estas situaciones. Puede comenzar por la letra R, FR, o como mejor convenga al empresario. Lo más relevante es que no continúe la serie numérica general. Al igual que sucede con el resto de series, los números siempre tienen que ser consecutivos.
A continuación, será preciso identificar el número de documento que se está rectificando y explicar el motivo por el cual se emite la factura: fallos en la facturación, cambio de las cantidades, devolución de un pedido, etc. El resto de requisitos de fecha, datos identificativos, etc., son idénticos a los de cualquier otra factura.
Cómo evitar cometer errores
Los fallos humanos siempre pueden estar presentes a la hora de facturar. No obstante, con algunas precauciones, su número puede disminuir drásticamente. En esta ocasión, vamos a darte algunos consejos para que reduzcas los fallos y para que estos no se vean reflejados en la factura una vez que la hayas emitido.
Conoce la normativa tributaria
La legislación de la Agencia Tributaria cambia de manera constante con la introducción de nuevas órdenes o pequeñas modificaciones que afectan a cómo deben emitirse estos ficheros. Por consiguiente, para cumplir con todos los requisitos legales de las facturas, es muy importante estar al día de estos cambios.
Crea series de numeración claras
Si bien la Agencia Tributaria ofrece a las empresas una gran libertad a la hora de establecer sus series de facturación, disponer de un sistema que resulte claro y que sea fácilmente comprensible por todos los miembros de la empresa es lo mejor. De este modo, se evitará cometer fallos relacionados con la numeración.
Así, aunque no sea obligatorio, es buena idea reiniciar la serie cada año añadiendo al comienzo de esta los números del ejercicio en curso. Por ejemplo, 23/001 para la primera del 2023 y 24/001 para la primera del 2024. Igualmente, otra ventaja del sistema es que resulta más sencillo hacer una búsqueda entre diferentes años fiscales.
Utiliza programas especializados en facturación para autónomos
Las herramientas digitales son una gran solución que previene posibles errores en las facturas. El motivo es que permiten almacenar los datos fiscales de todos los clientes y volcarlos en cada documento de forma automática. Esto garantiza que no queden espacios en blanco y evita que se introduzcan datos equivocados. Cometer un fallo de documentación cuando se emplea un programa de facturación electrónica para autónomos, no es común.
Además, muchos de los procesos se llevan a cabo de manera automática, como, por ejemplo, el cálculo de los impuestos. El IRPF y el IVA siempre deben reflejar el importe exacto que les corresponde y hacer esa operación de modo manual es algo demasiado arriesgado. Aun así, esta no es la única función de estos programas. De hecho, desde el próximo 2025 será obligatorio contar con uno de ellos, dado que solo los proveedores digitales homologados podrán emitir facturas digitales para los autónomos.
Revisa con detenimiento cada factura
A pesar de cumplir escrupulosamente con todo lo anterior, siempre existe la posibilidad de que un pequeño fallo deje sin valor la factura que se ha hecho. Por ello, antes de completar su emisión, merece la pena perder un poco de tiempo para comprobar cada uno de los datos introducidos.
Si el cliente está presente, también es buena idea mostrarle el documento para que confirme toda la información, en especial la relativa a su empresa. Este último vistazo posibilita localizar pequeños errores que pueden pasarse por alto y que obligarían a realizar una factura rectificativa.
La facturación para autónomos electrónica es un paso necesario para la digitalización de los negocios y permitirá reducir las equivocaciones tan habituales en papel. No obstante, todavía hay muchos fallos que pueden producirse, incluso usando la tecnología. Llevar a cabo estas buenas prácticas mantendrá tu empresa libre de sanciones y no tendrás por qué asustarte si recibes una visita de la inspección.
Cegid Contasimple es la mejor solución para llevar la contabilidad de tu negocio. Podrás emitir estos documentos de un modo sencillo y también tendrás la posibilidad de crear facturas rectificativas si cometes un fallo. No esperes al último momento para adaptarte a la facturación electrónica y ponte en contacto con nosotros para comenzar a utilizar esta herramienta en tu negocio.