A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento, muchos de los cuales podrían conservarse en formato electrónico, utilizando el módulo de Disco Virtual de Contasimple. Sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.
Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas deben conservarse durante toda la vida del negocio. Pero aquellos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.
Normativa mercantil
Según el Código de Comercio, es preciso conservar la documentación, justificantes, libros y documentación relacionada con el comercio "durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros". Es preciso que se adapten a esta normativa tanto los autónomos como las entidades mercantiles que continúan en funcionamiento y las que se disuelvan.
Normativa fiscal
Además de lo que dice la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede tener efectos fiscales y no sólo mercantiles o laborales. Debe tenerse en cuenta, como hemos señalado anteriormente, que la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero existen otros plazos que no debe olvidar:
- Interrupciones.- Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.
- Activos.- No se podrán destruir cuando se estén amortizando (más cuatro años).
- Pérdidas.- Si un ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
- Activos e IVA.- Cuando una empresa adquiere bienes de inversión por encima de los 3.005,06 €, es preciso que guarde las facturas durante al menos nueve años en el caso de que sean bienes muebles. Este plazo se elevará hasta los catorce años cuando son bienes inmuebles. Es posible que esta compañía tenga que devolver parte del IVA deducido en la compra, por lo que en cualquier momento la Agencia Tributaria puede reclamar dicha factura.
IVA. Obligación de conservar las facturas
La Ley General Tributaria (LGT) establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo, al igual que los documentos que indicamos a continuación:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.
Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.
Para la conservación de facturas por medios electrónicos en países fuera de tu Región Fiscal, con los que no exista acuerdo legal de asistencia mutua, deberá comunicarse previamente a la Agencia Tributaria.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.
Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
Prevención de blanqueo de capitales
En el caso de que usted sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales (ver art.2) le recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.
