Conocer el procedimiento de la contabilidad para autónomos es uno de los puntos más importantes para tu negocio.

Tal como indica la Agencia Tributaria Española, los empresarios individuales o profesionales tienen obligaciones contables y registrales, dependiendo tanto del régimen de determinación del rendimiento como del tipo de actividad de que se trate.

 

¿Cuáles son mis principales obligaciones contables como autónomo?

• Si eres empresario mercantil en estimación directa normal, tu obligación es llevar una Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
• Si eres empresario no mercantil en estimación directa normal o empresario en estimación directa simplificada, deberás llevar obligatoriamente el registro de los siguientes libros:

• Libro registro de compras y gastos
• Libro registro de bienes de inversión

• Si eres profesional en estimación directa en cualquiera de sus modalidades, tendrás la obligación de presentar los siguientes libros:

• Libro registro de ingresos
• Libro registro de gastos
• Libro registro de bienes de inversión
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

• Si eres empresario o profesional en estimación objetiva, tus obligaciones están fijadas en la presentación de estos libros:

• Libro de registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones)
• Libros registro de ventas e ingresos (únicamente titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales)

El funcionamiento de los libros de registros se basa en recoger  las facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos. A continuación veremos con detalles la diferentes exigencias de cada libro.

Libro de registro de facturas emitidas o expedidas

En el libro de registro de facturas emitidas, el autónomo deberá incluir todas aquellas facturas emitidas por todas las operaciones sujetas al IVA.

Por lo tanto, el libro de ingresos no es más que un listado de todas las facturas emitidas por orden cronológico y constará de los siguientes datos:

• Número, y en su caso, la serie de la factura
• Fecha de expedición o emisión
• Fecha de realización de las operaciones
• Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y nº de identificación fiscal del destinatario
• Base imponible de las operaciones
• Tipo impositivo (tipo de IVA)
• Cuota tributaria (importe de la factura después del IVA)
• Retención IRPF, en el caso de ser necesario.

Libro de registro de facturas recibidas

Para conocer los gastos necesarios a los que ha recurrido un autónomo para el desarrollo de su actividad, la Agencia Tributaria exige en los casos que hemos visto anteriormente, la presentación de los siguientes libros:

Los autónomos deberán anotar en este libro las facturas correspondientes a los bienes adquiridos y a los servicios recibidos en el  desarrollo de su actividad empresarial o profesional.

De esta forma, la confección de este libros consta de:

• Número de recepción de la factura
• Fecha de expedición
• Fecha de realización de las operaciones
• Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y nº  de identificación fiscal del obligado a su expedición
• Base Imponible
• Tipo impositivo (% de IVA)
• Cuota tributaria (importe total con IVA)

Libro de registro de Bienes de inversión

La Agencia Tributaria considera como bien de inversión una herramienta que se utiliza de manera cotidiana para la producción o como un instrumento de trabajo durante más de un año. Si por ejemplo eres autónomo y te dedicas al mundo del desarrollo web, un bien de inversión sería la compra de un ordenador.

Por lo tanto, en este libro se deberán registrar los bienes de inversión debidamente individualizados, junto con los datos precisos para identificar las facturas y asimismo, por cada bien se registrará:

• Fecha de comienzo de su utilización
• Prorrata anual
• Regularización anual de las deducciones (si procede)

Es importante saber que sólo se deben contabilizar aquellos bienes adquiridos cuyo importe supere los 300 euros. Aunque el tema de las amortizaciones es un tema complejo, Contasimple lo simplifica, permitiéndote llevar un registro de tus bienes de inversión de forma rápida, sencilla y segura

Para más información, consulta nuestro post sobre bienes de inversión

Libro de registro de ingresos y gastos (para el impuesto de IRPF)

En este libro de registros deberán incluirse todos los ingresos y gastos derivados del desarrollo de la actividad del autónomo. El libro de registro de ingresos y gastos servirá para el impuestos de IRPF, a diferencia de los anteriores libros nombrados que corresponden a los impuestos de IVA.

Esto es, todas las facturas emitidas, facturas recibidas, otros ingresos, tales como subvenciones, y otros gastos como por ejemplo el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social o la compra de material de oficina en una papelería.

La Contabilidad de los Autónomos, no es tan difícil como parecía…

Seguramente el tema de llevar la contabilidad de tu negocio era una de tus principales preocupaciones al establecerte como autónomo. Sin embargo, ésto que en un principio puede parecer complicado, no lo es tanto.

Contasimple es la solución para que tu facturación, contabilidad e incluso impuestos resulten aún más fácil para ti . La sencillez de nuestro programa en la nube tiene como objetivo ayudar a todos los autónomos que como tú, necesitan una herramienta para llevar gestiones sin necesidad de tener conocimientos previos de contabilidad.

Conoce el estado de tu negocio con un simple vistazo a tu dashboard ¡sin más complicaciones!

Cada trimestre la mayoría de los autónomos están obligados a liquidar sus impuestos con Hacienda. El modelo 303 de IVA y el modelo 130 de IRPF son los modelos tributarios más sonados e importantes para los autónomos.  

Por ello, si eres autónomos y tienes la obligación de presentar estos modelos te convendrá  tener claro cuáles son las deducciones de los gastos afectos a tu actividad antes de confeccionar tus impuestos.

Gastos deducibles en IRPF

El modelo 130 representa la liquidación del pago fraccionado del IRPF para todos aquellos autónomos que tienen una actividad económica.

Requisitos para que un gasto sea deducible en la declaración del IRPF

La Agencia Tributaria considera que un gasto puede ser deducible cuando:

• Esté recogido en la normativa contable.
• Sea un gasto devengado y contabilizado.
• Se disponga de justificación adecuada (generalmente factura completa).

Es imprescindible que el autónomo demuestre que los gastos corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Para ello, se recomienda que en la descripción de las facturas se incluyan los detalles de la compra o contratación, así como llevar un libro de gastos.

Lista de gastos deducibles en el IRPF más habituales

Consulta en la lista de los gastos más habituales de los autónomos que puedes deducirte en tu declaración de IRPF:

• Gastos por dietas de manutención

Asimismo, como autónomo podrás deducirte las dietas siendo la cantidad 26,67 € al día o 48,08€ al día en caso de estar en el extranjero. Cuando un autónomo come fuera de casa 120 días al año, se puede llegar a deducir 4.800 euros.

En el caso de tener que alojarse y comer en el extranjero, la cantidad será 97,6€ día.

Para ello, es necesario justificarlo documentalmente a través de facturas, además tendrá que llevarse a cabo por medios electrónicos como por ejemplo el pago con tarjeta de crédito o débito y que siempre tenga lugar en establecimientos de restauración y hostelería.

• Gastos de alquiler

Recoge los gastos de alquiler de bienes muebles o inmuebles, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento (leasing) y los gastos asociados al uso de patentes, marcas y demás elementos de la propiedad industrial.

Y si trabajas desde casa, ¿qué gastos puedes deducirte? En este caso deberás empezar por notificar a Hacienda el porcentaje de la vivienda que dedicas a tu actividad profesional.

Si eres propietario de una vivienda, podrás deducirte de la renta todos los gastos derivados de la titularidad de la vivienda: IBI, el seguro, gastos de comunidad de propietarios,etc. Por otro lado, si vives en una vivienda de alquiler, puedes deducirte la renta del alquiler.

Todos estos gastos serán deducibles en proporción a la parte de la vivienda que utilices para llevar a cabo tu actividad profesional. Es decir, si has notificado a Hacienda que un 10% de tu vivienda (m2) se ve afectada por la actividad que desarrollas, podrás deducirte un 10% de estos gastos (un 10% del alquiler de la vivienda, un 10% del IBI,etc.)

• Gastos de suministros

Existe la posibilidad de deducirse los gastos relacionado con el ejercicio de la actividad en el caso de que afecten parcialmente tu vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica:  agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, se aplicará una deducción del 30%.

Esta deducción se aplica sobre el % de la vivienda destinada al desarrollo de la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.

Si por ejemplo un autónomo destina el 20% de su casa a su labor profesional, el porcentaje a deducir será el 30% de ese 20% de la vivienda habitual que se destina la trabajo, es decir, el 6%. En 1 año, las facturas de suministros asciende a 4.000€, el 6% de 4.000€ (240€) será la cantidad que el autónomo podría desgravarse en lo relativo a suministros.

 

 

• Gastos por seguro de enfermedad

Si el autónomo ha contratado un seguro de enfermedad para él mismo, y también para su cónyuge o hijos menores de 25 años, el tope de 500€ al año por persona, y en

• Mercaderías, materias primas y otros bienes

Todas aquellas compras de mercaderías, materia primas y otros bienes necesarios para desarrollar tu actividad: material de oficina, envases, combustibles, embalajes,etc.

• Sueldos y salarios de tus trabajadores

Si tienes trabajadores a tu cargo, podrás deducirte los sueldos y salarios abonados a los empleados. Recoge las retribuciones a los empleados por sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones por gastos de viaje, retribuciones en especie,etc.

• Seguridad social a cargo de la empresa

Se incluyen las cuotas de Seguridad Social de los trabajadores a cargo de la empresa, así como las cotizaciones correspondientes del titular de la explotación, es decir, del autónomo principal.

• Formaciones, indemnizaciones y otros gastos del personal

Además es posible la deducción de otros gastos tales como formación del personal, indemnizaciones, seguros de accidente del personal y cualquier otro gastos relacionado con el personal de la empresa.

• Reparaciones y conservación

Gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen gastos asociados a una ampliación o mejora.

• Gastos por servicios de profesionales independientes

Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios,etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.

• Otros servicios exteriores

Transportes, primas de seguro, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas,etc.

• Tributos fiscalmente deducibles

Son tributos fiscalmente deducibles, por ejemplo, el Impuesto Sobre Actividades Económicas (IAE), los Impuestos sobre Bienes Inmuebles (IBI) sobre elementos afectos a la actividad, y el IVA, que únicamente se podrá desgravar cuando tu actividad profesional te exima de presentar trimestralmente declaraciones.

• Otros conceptos fiscalmente deducibles

Siempre que exista una adecuada correlación con los ingresos de la actividad:

• Adquisición de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables.
• Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc.
• Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.

Gastos fiscalmente no deducibles

• Multas  y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
• IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.

Gastos deducibles en IVA

La Agencia Tributaria Española permite a los autónomos desgravarse el IVA que pagan por la adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad profesional o empresarial.

Sin embargo, hay que conocer cuales son los requisitos para que el IVA soportado se “convierta” en IVA deducible.

Requisitos para que un gasto sea deducible en la declaración del IVA

• Estén vinculado a la actividad económica, es decir, los gastos podrán ser deducibles sólo si son necesarios para la obtención de ingresos del autónomo.
• Disponga de justificación. Se entiende como justificación una factura desglosada de los bienes adquiridos o servicios contratados. Importante: no es posible deducir el IVA de un ticket.
• Estén registrados en la contabilidad. Este requisito hace referencia a que las facturas recibidas estén debidamente contabilizadas e incluidas en el libros de registro con el fin de garantizar que el IVA contabilizado en un período concreto cuadre con el que se declara en el impuesto de ese mismo período.

Asimismo, existen otros puntos importantes a tener en cuenta:

• Para que el IVA pueda ser deducido, se debe realizar antes de 4 años contando desde el primer día de la emisión de la factura. En caso contrario, se perderá el derecho a dicha deducción.
• El porcentaje deducible será en la proporción que el gasto esté afecto a la actividad. Si por ejemplo, un gasto está imputado al 30% a la actividad, el IVA correspondiente sólo podrá ser deducible en un 30%.
• En caso de que realices 2 actividades económicas aplicando distintos tipos de IVA y una de estas actividades esté exenta, deberás aplicar la prorrata del IVA.

Lista de gastos deducibles en el IVA más habituales

• Materiales y materias primas para el desarrollo de la actividad

El IVA que se soporta en la compra de estos materiales, materias primas y otros bienes para el desarrollo de la actividad económica del autónomo, podrán ser plenamente deducibles.

• Alquileres

Los alquileres de locales donde el autónomo ejerza su actividad económica (despachos, oficinas, talleres…), se podrá deducir el IVA soportado en su totalidad.

Recordamos que los alquileres de viviendas habituales están exentos de IVA, por lo tanto no existe deducción para estos casos.

• Servicios de profesionales independientes

Si se contratan los servicios de economistas, abogados, auditores o notarios, se podrá deducir el IVA indicado en la factura.

• Otros servicios exteriores

Los suministros (agua, internet, luz…), publicidad y propaganda, teléfono.

• Tributos fiscalmente deducibles

Precios públicos (tasa de residuos, saneamiento…)

• Bienes de inversión

Se consideran bienes de inversión los bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período superior a 1 año como instrumentos de trabajo o medios de explotación.

En el caso de la adquisición de elementos de transporte afectos a la actividad, es importante conocer que la Agencia Tributaria permite deducir el 50% del IVA que el autónomo soporte en dicha adquisición y mantenimiento del vehículo, sin requerir justificante.

Asimismo, es posible la deducción del 100% del vehículo siempre y cuando se considere fundamental para el desarrollo de la actividad. Es el caso de taxistas, autoescuelas o transporte de mercancías.

#Semanadelnternet y #diadeinternet son los hashtags que revolucionan las redes sociales durante esta jornada dedicada al Día Mundial de Internet.

Se celebra en España desde el año 2005, y debido a su éxito la ONU acordó fijar en 2006 el 17 de mayo, día dedicado a las Telecomunicaciones, añadiendo el Día Mundial de la Sociedad de la Información para promover la importancia de las TIC y los diversos asuntos relacionados con la Sociedad de la Información planteados en la CMSI.

El objetivo principal de este día es sensibilizar sobre las posibilidades que el uso de Internet y otras tecnologías de la información y la comunicación (TIC) pueden ofrecer a las sociedades y a la economía, así como fomentar la necesidad de reducir la actual brecha digital.

Como todos los años la UIT, el organismo especializado de las Naciones Unidas para las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC, nos deja este mensaje aludiendo a este día especial (visualizar vídeo)

La Inteligencia Artificial como principal protagonista

El tema de este año 2018 apunta a los avances tecnológicos de la inteligencia artificial en los últimos años, gracias a los grandes adelantos en los campos afines, como los macrodatos, el aprendizaje automático, la potencia de los ordenadores, la capacidad de almacenamiento informático y la tecnología informática en la nube, entre otros.

Tal como indica la ONU, “las tecnologías basadas en la Inteligencia Artificial ya se están revelando como un componente clave de herramientas y aplicaciones proactivas que se utilizan para ayudar a las personas a llevar una vida mejor”.

Hoy en día se aplican para la mejora de la atención sanitaria, la educación, las finanzas, la agricultura, el transporte y una amplia gama de otros servicios.

Contasimple, la tecnología informática en la nube

Tener un acceso rápido y sencillo a la gestión interna de tu negocio, es lo que ha conseguido Contasimple gracias a la implementación de estos avances tecnológicos.

Crear y enviar facturas online, generar libros contables y rellenar impuestos automáticamente son algunas de las funcionalidades que ofrece Contasimple que permiten mejorar la calidad de vida de todos aquellos autónomos, emprendedores y pymes que disponen de un presupuesto y un tiempo limitado para las gestiones diarias.

Las ventajas de utilizar un programa de facturación y contabilidad online se resumen en reducir el papeleo, el tiempo dedicado a gestiones tediosas y la facilidad de acceso a tus datos desde cualquier lugar.

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El apoyo a los autónomos y a la iniciativa emprendedora, así como a la creación de empleo, viene promovida por una serie de ayudas, subvenciones y bonificaciones que pretenden facilitar e impulsar la actividad de estos agentes emprendedores.

 

El Ministerio de Empleo y Seguridad Social presenta los siguiente incentivos y ayudas para el año 2018:

Prestación por cese de actividad

Se trata de una prestación económica mensual por cese de actividad y la cotización a la Seguridad Social por contingencias comunes.

Esto es, cuando el autónomo se acoja a la baja por cese de actividad, puede acceder a una prestación por desempleo, siempre y cuando se derive de una situación involuntaria debidamente acreditada.

Consulta nuestro post sobre los Requisitos para que un autónomo pueda cobrar el paro en 2018

Tarifa plana de autónomos

La cuota reducida conocida como la tarifa plana para los autónomos supone un pago reducido de una cuantía fija de 50 euros durante los 12 meses siguientes a la fecha de alta del autónomos.

Tras este período, el autónomo podrá aplicarse una serie de reducciones y bonificaciones sobre la cuota por contingencias comunes hasta completar un período máximo de 24 meses.

Consulta más información sobre la tarifa plana de autónomos.

Capitalización o compatibilizar el paro

Si actualmente recibes prestaciones por desempleo y decides iniciar una actividad como autónomos, existen dos opciones vigentes.

Por un lado, puedes optar por compatibilizar la prestación mensual con el trabajo por cuenta propia durante un máximo de 9 meses o por el tiempo pendiente de percibir.

No obstante, existe otra opción que consiste en beneficiarte de un pago único para montar tu empresa, lo que se conoce como capitalizar la prestación.

Consulta más información sobre cuáles son los requisitos para beneficiarte de estas subvenciones y cómo solicitarlo

Ayudas de las Comunidades Autónomas

Consulta todas las ayudas e incentivos que ofrece tu Comunidad Autónoma:

1. • Andalucía
   • Aragón
   • Principado de Asturias
   • Illes Balears
   • Canarias
   • Cantabria
   • Cataluña
   • Castilla – La Mancha
   • Castilla y León
   • Extremadura
   • Galicia
   • La Rioja
   • Comunidad de Madrid
   • Región de Murcia
   • Comunidad Foral de Navarra
   • País Vasco
   • Comunitat Valenciana

 

Otras subvenciones, bonificación y ayudas para los autónomos

Todas las personas inscritas como demandantes de empleo en los Servicios Públicos de Empleo, y que se establezcan como trabajadores autónomos, pueden optar por unas subvenciones especiales. Descubre cuáles son estas subvenciones y consulta las condiciones.

Especial para autónomos que se encuentren de baja por maternidad

Las mujeres autónomas tienen el derecho de acceder a las prestaciones por maternidad, adopción, acoger a un menor o por tutela familiar.

Los requisitos consisten en:

1. • Estar  al día en el pago de las cuotas de la Seguridad Social,
   • Solicitarlo con 15 días de antelación al día que se quiera dar de baja
   • Dependiendo de la edad, demostrar un mínimo de cotización. Mayores de 26 años,al menos 180 días cotizados en los últimos 7 años o 360 días cotizados a lo largo de su vida laboral. Mujeres entre 21 y 26 años, al menos 90 días en los últimos 7 años o 180 días a lo largo de su vida laboral. Y mujeres menores de 21 años. no existe un mínimo de días establecido.

La duración de esta prestación es de 16 semanas ininterrumpidas desde que comienza el período de descanso. Las 6 primeras semanas han de ser disfrutadas por la madre mientras que a partir de la semana 10 se pueden ser transferidas al otro progenitor.

Más información sobre las deducciones por maternidad .

En ocasiones el término “contabilidad” puede llegar a ser la principal pesadilla de todo autónomo que empiece con su actividad económica o profesional. Facturas, tickets de gastos, impuestos a presentar en Hacienda… todo ello hacen que la gestión de tu negocio consuma mucho de tu tiempo y energías.

 

Llevar una buena organización puede reducir todos estos temores y disminuir las horas extras dedicadas a estas tareas de ordenar papeleo a última hora. Para alcanzar un nivel óptimo de organización de tu contabilidad y facturación, te recomendamos 5 sencillos pasos:

Consejo 1. Regístrate en Contasimple, tu herramienta online de trabajo

Los programas online de facturación y contabilidad son los mejores aliados para acabar con tanto papeleo y desorden. Contasimple integra todas las funcionalidades necesarias para que puedas crear y enviar tus facturas, así como albaranes y presupuestos, registrar tus facturas recibidas y gastos, calcular tus impuestos automáticamente… todo ello desde una misma plataforma.

Por ello, nuestro primer consejo es que te registres gratis en Contasimple y disfrutes de los 30 días gratis del Plan Ultimate que te regalamos.

Consejo 2. Lleva un registro de tus ingresos

Tu actividad empieza dar a frutos y tus clientes comenzarán a pagarte mediante efectivo o ingresos a tu cuenta. Organiza todos estos ingresos por meses y por clientes, de esta forma tendrás un mayor control de tus ingresos.

En Contasimple, puedes registrar tus facturas emitidas y consultar todas tus facturas en la lista de “Registro de facturas emitidas”, de forma ordenada y filtrando por cliente o fecha. Cuando hayas cobrado tu factura, solo tendrás que marcarla como cobrada.

Consejo 3. Lleva un registro de tus gastos

Todo negocio también conlleva unos gastos, en ocasiones fijos y en otros variables. Pero lo importante es que lleves un registro de todos tus gastos organizados por categorías.

Cuando registras un nuevo gasto en Contasimple, puedes añadir el “Tipo de gastos” como por ejemplo: compras de mercaderías, transportes, suministros, publicidad, material de oficina, sueldos y salarios,etc. De esta manera, cuando exportes tu libro de ingresos y gastos, tendrás tus gastos organizados por fecha y por tipo de gasto.

Consejo 4. Lleva un registro de tus impuestos

Como bien sabrás, las obligaciones fiscales de los autónomos implican presentar todos los modelos tributarios a los que el autónomo esté obligado a rellenar, dentro de un calendario prefijado. Dejarlo todo para último momento puede crearte serios problemas, por eso es importante tener todas tus facturas, tanto emitidas como recibidas y tus gastos debidamente ordenados.

Una de las ventajas de Contasimple es que sólo tendrás que preocuparte de registrar estos documentos. En un solo clic, rellenarás automáticamente todos los modelos de impuestos, sin perder demasiado tiempo. ¡Fácil y cómodo!

Consejo 5. Siéntate y planifica tu futuro

Si sigues estos 4 consejos, tendrás tiempo para el último. Es importante así como gestionar tus tareas, planificar cuáles serán tus objetivos, cómo los conseguirás y planificar nuevas ideas que te permitan crecer.

No pierdas demasiado tiempo en estas tareas tediosas, y presta más atención en llevar orden y consultar tu cuenta de Contasimple para ver el estado de tu negocio.

 

Make it easy! 🙂